Финансовый отдел: структура, функции, задачи и зоны ответственности

Компания может быть прибыльной на бумаге и одновременно испытывать нехватку денег. Может выполнять план продаж, но терять маржинальность. Может активно расти, не замечая, что рост требует все больше заемных средств.

Задача финансового отдела - сделать такие процессы видимыми до того, как они превратятся в проблему.

При этом финансовый отдел не стоит путать с бухгалтерией. Оба подразделения работают с денежными данными, но отвечают на разные вопросы. Бухгалтерия прежде всего обеспечивает бухгалтерский и налоговый учет и обязательную отчетность. Финансовый отдел помогает руководству планировать, контролировать и анализировать экономику компании.

Федеральный закон № 402-ФЗ устанавливает обязанность организовать ведение бухгалтерского учета, но не требует создавать в компании отдельный финансовый отдел. Поэтому его структура определяется самим бизнесом исходя из размера, сложности операций и задач управления. 

Что такое финансовый отдел

Финансовый отдел - подразделение, которое отвечает за финансовое планирование, управление денежными потоками, управленческую отчетность, анализ результатов и финансовый контроль. Если сформулировать его задачу проще, финансовая служба должна помогать руководству отвечать на пять вопросов:

1. Сколько компания зарабатывает на самом деле?
2. Хватит ли денег на обязательные платежи?
3. Почему финансовый результат отличается от плана?
4. Какие продукты, проекты и направления приносят прибыль, а какие потребляют ресурсы?
5. Что произойдет с финансами компании при изменении продаж, затрат, цен или объема инвестиций?

Финансовый отдел полезен не количеством отчетов, его результат - информация, на основании которой руководитель может принять решение.

Финансовый отдел и бухгалтерия: в чем разница

Одна из распространенных ошибок растущего бизнеса - передать все, что связано с деньгами, бухгалтеру. В небольшой компании это кажется естественным: бухгалтер уже видит счета, платежи, выручку и расходы. Но бухгалтерский учет и финансовое управление решают разные задачи.

Бухгалтерия отвечает прежде всего за:

• бухгалтерский учет;
• налоговый учет;
• обязательную отчетность;
• оформление и контроль первичных документов;
• расчеты с государственными органами;
• соблюдение требований законодательства в своей зоне ответственности.

Финансовый отдел отвечает за:

• бюджетирование;
• прогнозирование;
• управленческий учет;
• движение денежных средств;
• платежный календарь;
• анализ доходов и расходов;
• контроль финансовых отклонений;
• анализ рентабельности;
• подготовку финансовой информации для руководства.

Данные у этих функций могут быть общими, поэтому бухгалтерия и финансовый отдел тесно взаимодействуют, но цель работы различается.

Бухгалтерия в основном фиксирует уже совершившиеся хозяйственные операции в соответствии с правилами учета. Финансовая служба использует фактические данные вместе с планами и прогнозами, чтобы помочь управлять будущим результатом.

В кейсах Платрум разделение бухгалтерского и финансового направлений позволяло увидеть, какие управленческие финансовые функции фактически выполняет собственник и какие задачи вообще остаются без ответственного. 

Пример разделения бухгалтерского и финансового направлений в кейсе Платрум

Основные функции финансового отдела

Конкретный набор функций зависит от бизнеса. Производственной компании нужен глубокий анализ себестоимости и запасов, проектной - экономика отдельных проектов, торговой - контроль товарных остатков, закупок и оборотного капитала.

Но базовых направлений обычно несколько.

1. Финансовое планирование и бюджетирование

Финансовый отдел собирает планы подразделений в общую финансовую модель компании. Он помогает определить:

• план выручки;
• допустимый уровень расходов;
• бюджет подразделений;
• инвестиционные расходы;
• ожидаемую прибыль;
• потребность в денежных средствах.

Здесь важно не просто составить бюджет в начале года. Финансисты должны отслеживать отклонения и объяснять их причины.

Например, расходы отдела выросли на 12%. Само по себе это еще не означает перерасход. Возможно, продажи увеличились на 30%, поэтому выросли переменные затраты.

Именно поэтому хороший финансовый анализ отвечает не только на вопрос "сколько потратили?", но и "почему сумма изменилась?".

Подробнее этот механизм разобран в статье о гибком бюджетировании: как пересчитывать бюджет при изменении объема бизнеса.

2. Управление денежными средствами

Прибыль и деньги на счетах - не одно и то же. Компания может отгрузить товар и показать прибыль, но получить оплату от клиента только через два месяца. При этом зарплату, аренду и поставщиков придется оплачивать сейчас.

Поэтому одна из ключевых задач финансового отдела - прогнозировать поступления и выплаты. Для этого используются:

• платежный календарь;
• план движения денежных средств;
• контроль остатков;
• прогноз поступлений;
• график обязательных платежей;
• контроль дебиторской и кредиторской задолженности.

Цель - заранее видеть возможную нехватку денег, а не обнаруживать ее в день платежа.

Подробнее управление денежными потоками разобрано в материале как управлять денежным потоком компании

3. Управленческий учет и отчетность

Руководителю недостаточно знать остаток на расчетном счете. Нужно понимать:

• сколько компания заработала;
• какая часть выручки превратилась в прибыль;
• где возник перерасход;
• сколько денег находится в дебиторской задолженности;
• какие направления бизнеса наиболее рентабельны;
• как меняется финансовый результат во времени.

Финансовый отдел формирует управленческие отчеты и следит за тем, чтобы данные в них собирались по единой методике.

Самая опасная ситуация - когда отдел продаж считает выручку одним способом, собственник другим, а финансовая служба третьим. Тогда обсуждение результатов превращается в спор о цифрах.

4. Анализ прибыльности

Получить прибыль компании в целом недостаточно, важно понимать, где именно она создается. Финансовый отдел может анализировать:

• прибыльность продуктов;
• направления бизнеса;
• филиалы;
• проекты;
• группы клиентов;
• каналы продаж.

Такой анализ особенно нужен растущей компании.

Например, два направления могут приносить одинаковую выручку, но одно требует большого склада, длительной отсрочки платежа и высокой доли ручного труда. Экономический результат у них будет разным. Задача финансовой службы - показать эту разницу цифрами.

5. Финансовый контроль

Финансовый отдел контролирует исполнение утвержденных бюджетов и финансовых правил. Сюда могут входить:

• лимиты расходов;
• порядок согласования платежей;
• контроль задолженности;
• выполнение бюджета;
• соблюдение финансовых условий договоров;
• контроль финансовых обязательств компании.

При этом финансовый контроль не должен превращаться в ситуацию, когда покупка любой мелочи требует нескольких согласований.

Чем меньше сумма и риск решения, тем проще должен быть процесс. Усиленный контроль нужен там, где ошибка действительно способна повлиять на финансовый результат.

Как может выглядеть структура финансового отдела

Универсальной структуры не существует. Она должна следовать за сложностью бизнеса, а не за количеством красивых должностей в организационной схеме.

Небольшая компания

Отдельного отдела может не быть вообще: финансовые задачи выполняет один финансист или финансовый руководитель, а бухгалтерия работает отдельно - в штате или через внешнего исполнителя. Основные задачи финансиста:

• платежный календарь;
• бюджет;
• управленческая отчетность;
• планирование денег;
• анализ доходов и расходов.

Создавать несколько должностей только ради формальной структуры здесь обычно бессмысленно.

Растущая компания

По мере увеличения количества операций функции начинают разделяться и структура может выглядеть так:

Финансовый директор отвечает за финансовую систему в целом, бюджетирование, прогнозирование, управленческую отчетность и финансовые решения.

Казначейство отвечает за движение денег: платежный календарь, остатки, платежи, поступления и краткосрочную ликвидность.

Финансовое планирование и анализ составляет бюджеты и прогнозы, проводит анализ плановых и фактических показателей, рассчитывает экономику направлений и готовит информацию для руководства.

Управленческий учет собирает и систематизирует данные для внутренних финансовых отчетов.

В конкретной компании часть этих функций может выполнять один специалист. В другой объем операций потребует нескольких сотрудников.

Главный принцип организационной структуры Платрум формулирует через разделение функций, ролей и ответственности: должно быть понятно, что именно выполняет сотрудник, за какой результат отвечает и какие решения имеет право принимать самостоятельно. 

Как распределять функции и зоны ответственности сотрудников

Кто за что отвечает в финансовом отделе

Само наличие должностей еще не означает, что финансовая функция построена.

Нужно закрепить результат за каждой ролью.

Роль	Основная зона ответственности
Финансовый директор	Финансовая модель компании, бюджет, прогноз, ликвидность, управленческая отчетность, финансовые риски
Финансист	Подготовка отчетности, бюджетирование, расчеты и финансовый анализ
Казначей	Платежный календарь, движение денежных средств, остатки и исполнение платежей
Финансовый аналитик	Анализ показателей, отклонений, прибыльности продуктов и направлений
Экономист	Планирование затрат, себестоимости и бюджетов, экономические расчеты
Специалист по управленческому учету	Сбор, проверка и систематизация данных для внутренних отчетов

Названия должностей вторичны: в небольшой компании один человек может совмещать несколько ролей. Гораздо опаснее обратная ситуация: сотрудников много, но никто не отвечает за конечный результат.

Например, отчет о движении денежных средств "готовят все понемногу" и в результате ошибка возникает между зонами ответственности, а разбираться приходится собственнику.

Где заканчивается ответственность финансового отдела

Финансовая служба не должна отвечать за все показатели компании только потому, что они выражены в деньгах. 

Предположим, снизилась маржинальность продаж. Финансовый отдел должен обнаружить изменение, рассчитать его размер и помочь определить причину. Но сама причина может находиться в другом подразделении:

• отдел продаж увеличил скидки;
• закупки получили менее выгодные условия;
• производство увеличило расход материалов;
• логистика стала дороже;
• изменилась структура продаж.

Финансисты показывают экономический результат и помогают найти источник отклонения. Исправлять операционный процесс должен руководитель того подразделения, где возникла причина.

Это важная граница ответственности. Иначе финансовый директор постепенно становится человеком, которому принадлежит любая проблема с цифрами, хотя реальных полномочий управлять продажами, производством или закупками у него нет.

Как финансовый отдел взаимодействует с другими подразделениями

Финансовая система не может существовать отдельно от остальной компании.

С отделом продаж финансовая служба согласует план выручки, анализирует скидки, маржинальность и дебиторскую задолженность.

С закупками - бюджет закупок, условия оплаты, запасы и график платежей.

С производством - себестоимость, производственный бюджет и инвестиционные расходы.

С отделом персонала - бюджет фонда оплаты труда и изменения численности.

С руководителями подразделений - бюджеты, отклонения и планы расходов.

С собственником и руководителем компании - прогноз прибыли, движение денег, инвестиционные решения и финансовые риски.

Финансисты не должны составлять все планы вместо руководителей. Руководитель подразделения отвечает за свой бюджет, а финансовая служба проверяет его экономическую обоснованность и соединяет планы отделов в единую картину.

Когда компании нужен отдельный финансовый отдел

Ориентироваться только на выручку или количество сотрудников не стоит. Две компании одинакового размера могут иметь совершенно разную финансовую сложность.

О необходимости усиливать финансовую функцию говорят другие признаки:

• собственник лично составляет бюджеты и контролирует платежи;
• непонятно, сколько компания заработала за месяц;
• регулярно возникают кассовые разрывы;
• руководители расходуют деньги без единого бюджета;
• данные бухгалтерии не позволяют быстро получить управленческую картину;
• компания не видит прибыльность отдельных направлений;
• прогноз денег строится только на несколько дней вперед;
• финансовые показатели собираются вручную из множества таблиц;
• рост бизнеса заметно усложнил управление денежными потоками.

В компаниях, которые обращаются за помощью в Платрум встречается характерная ситуация: бухгалтерия существует, а функции финансового планирования и управленческого учета фактически выполняет собственник. После распределения функций становится видно, какие роли действительно нужно добавить в структуру.

Частые ошибки при построении финансового отдела

Передать все бухгалтеру .Бухгалтер может хорошо знать учет и налоги, но это не означает, что он автоматически должен строить финансовую модель, бюджеты и управленческую отчетность. Сначала нужно определить функции, а уже затем решать, кто способен их выполнять.

Нанять финансового директора слишком рано. Если компании пока требуется несколько часов финансовой работы в неделю, дорогая руководящая должность может быть избыточной. Сначала стоит определить объем задач. Иногда достаточно финансиста или внешнего специалиста.

Создать много отчетов. Количество таблиц не равно качеству финансового управления. Каждый отчет должен отвечать на конкретный управленческий вопрос. Если документ регулярно составляется, но никто на его основании не принимает решений, стоит проверить, нужен ли он вообще.

Не определить ответственных за исходные данные. Финансовый отдел зависит от информации других подразделений. Если продажи поздно передают прогноз, закупки не обновляют обязательства, а руководители не подтверждают расходы, финансисты физически не смогут построить точную картину.

Поэтому хороший финансовый процесс определяет не только форму отчета, но и источник каждой цифры, ответственного и срок ее предоставления.

Как построить финансовый отдел с нуля

Начинать лучше не с найма, а с функций.

1. Определить финансовые задачи компании. Выписать, кто сейчас составляет бюджет, управляет платежами, контролирует задолженность, считает прибыль и готовит прогноз.
2. Найти функции без владельца. Если задачу время от времени выполняет собственник или "кто успел", у нее фактически нет ответственного.
3. Отделить бухгалтерские задачи от управленческих финансовых. Это помогает увидеть реальную нагрузку и требования к специалистам.
4. Закрепить зоны ответственности. Для каждой функции должно быть понятно, кто отвечает за результат и какие решения может принимать.
5. Настроить регулярную отчетность. Руководителю нужен не максимальный объем цифр, а несколько отчетов и показателей, по которым можно увидеть результат, деньги и существенные отклонения.
6. Только после этого определить штат. Часть функций может выполнять один специалист, а по мере роста компании их можно разделять.

Финансовый отдел не должен становиться еще одним административным уровнем. Его задача - дать бизнесу финансовую управляемость.

Хорошо построенная финансовая функция позволяет руководителю в любой момент понимать три вещи: что происходит с прибылью, что происходит с деньгами и какие финансовые последствия будут у следующего решения.

Если для ответа на эти вопросы каждый раз приходится собирать отдельное совещание и вручную сводить несколько таблиц, финансовая система компании еще не закончена.

Также читайте: Финансовый чек-лист для CEO: 10 показателей, которые показывают реальное состояние бизнеса