Содержание
В статье расскажем, что такое бизнес-процессы, как их автоматизировать и зачем для этого Platrum.
Что такое бизнес-процесс
Бизнес-процесс – это цепочка действий, направленная на достижение конкретного результата в бизнесе. Это может быть производство товара, оказание услуги, обработка заказа, найм сотрудников – все, что можно представить в виде последовательности шагов.
Все бизнес-процессы взаимосвязаны. Ни на одном предприятии отдел продаж не сможет работать без отдела производства, а отдел производства без отдела закупок.
Как бизнес-процессы помогают управлять бизнесом
Представьте рецепт любого блюда. Он состоит из последовательных шагов от подготовки ингредиентов до выпекания. Бизнес-процессы работают по схожему принципу, только вместо еды они создают результат в бизнесе.
Каждый шаг бизнес-процесса – это определенная задача, которую надо выполнить. Чтобы шаг не был пропущен, его нужно прописать. А чаще всего перейти к следующему можно только после завершения предыдущего. Так обеспечивается порядок, контроль и предсказуемость в работе.
Рассмотрим процесс найма персонала:
- Определяем какую должность нужно закрыть.
- Оцениваем какие навыки и опыт потребуются кандидату.
- Размещаем объявление на сайте вакансий.
- Проводим скрининг резюме, чтобы определить, кто соответствует требованиям.
- Проводим собеседование с наиболее подходящими кандидатами.
- Выбираем подходящего кандидата.
- Вводим нового сотрудника в должность.
Регламенты
Важным инструментом для управления процессами является регламент. Это своего рода "дорожная карта". В регламентах прописывается каждый шаг и стандарты, которые должны быть соблюдены.
Например, регламент оформления отпусков содержит:
- Информацию, которую должна содержать заявка на отпуск (продолжительность отпуска, должность сотрудника и т.д.).
- Кто будет подписывать заявку.
- Как и когда регистрировать заявки на отпуск.
- Что делать сотруднику в случае отказа предоставления отпуска.
Преимущества регламентов:
1. Минимизируется количество ошибок в процессах.
2. Упрощается контроль за работой сотрудников.
3. Исключается дублирование функций и ненужных этапов.
4. Выполнение задачи становится менее зависимым от опыта, навыков или настроения конкретного сотрудника.
5. Руководителям не нужно постоянно решать рутинные вопросы и задачи.
6. Регламенты помогают новичкам быстрее освоить обязанности и влиться в рабочий процесс.
7. Создают основу для создания бизнес-процессов.
8. При расширении компании обеспечивают унификацию работы во всех филиалах.
9. Служат основой для разрешения спорных ситуаций.
10. Минимизируют риски штрафных санкций и судебных разбирательств.
Регламенты должны быть актуальными, понятными и легкодоступными для всех сотрудников. Так они будут выполнять свою роль.
Хранить все регламенты нужно в одном месте - например, в Базе знаний Platrum. На платформе можно создать вопросы к каждому регламенту, а потом составить проверочный тест для сотрудников, чтобы убедиться, что все обновления прочитаны.
Создание регламентов - лишь один из способов упорядочить бизнес-процессы в компании. В большинстве случаев его бывает недостаточно. Тогда встаёт необходимость прописывания и автоматизации бизнес-процессов.
Автоматизация бизнес-процессов
Представьте, что вы управляете компанией, где множество рутинных задач отнимают время и силы у сотрудников. Ошибки, задержки и низкая производительность становятся нормой. Знакомо?
Решение есть: автоматизация бизнес-процессов.
Автоматизация – это использование специальных программ для выполнения рутинных задач.
Почему это выгодно?
1. Экономит время и деньги. Теперь сотрудники смогут сосредоточиться на более важных и сложных проектах и выполнять задачи быстрее.
2. Повышает качество и производительность. Автоматизация исключает человеческий фактор. А это снижает количество ошибок.
3. Улучшает контроль и прозрачность. Руководство имеет доступ к информации о состоянии дел.
4. Мотивирует сотрудников. Если специалисту не нужно выполнять скучную работу, ему проще реализовать свой потенциал.
Для примера представьте себе два варианта бизнес-процесса "Обработка заказа.
I. Если заказ принимается вручную. Менеджеру надо:
- Принять заказ по телефону, электронной почте или через форму на сайте.
- Внести его в систему учета (CRM, ERP).
- Проверить наличие товара на складе, его доступность и цену.
- Связаться с клиентом по телефону или электронной почте, чтобы подтвердить заказ, его стоимость и сроки доставки.
- Оформить документы (счет, накладную) и выслать их клиенту.
- Отследить доставку заказа и информировать клиента о его статусе.
Основные недостатки этого способа:
- Потеря информации: ошибки при вводе данных, нечитаемый почерк.
- Низкая скорость обработки: задержки с подтверждением заказа и отправкой товара, ожидание ответа от склада, поиск информации в разных системах.
- Необходимость ручного обзвона клиентов: отнимает время, увеличивает расходы на связь.
- Недовольство клиентов: ожидание ответа, невозможность получить информацию онлайн.
II. Автоматизация приёма заказа выглядит так:
- Заказ автоматически принимается через сайт или мобильное приложение.
- Информация о заказе автоматически загружается в систему учета.
- Система проверяет наличие товара на складе, его доступность и цену.
- Клиенту автоматически отправляется сообщение с подтверждением заказа, его стоимостью и сроками доставки.
- Счет и накладная также оформляются и высылаются автоматически и в сжатые сроки.
- Затем система отслеживает доставку заказа и информирует клиента о его статусе.
В результате ошибки при вводе данных исключены, время сэкономлено, клиент доволен, потому что получает всю информацию мгновенно, а нагрузка на менеджеров снижена.
Конструктор бизнес-процессов на Platrum
Для того, чтобы быстро и легко создавать бизнес-процессы любой сложности можно воспользоваться модулем Бизнес-процессы в Platrum.
Он состоит из двух частей:
Бизнес-процессы.
Здесь запускают и отслеживают уже имеющиеся процессы.
Конструктор бизнес-процессов.
Здесь, в зависимости от уровня доступа, можно создавать и редактировать бизнес-процессы, а также администрировать их.
Итак, платформа позволяет:
- создавать пошаговые описания любых бизнес-процессов: от обработки заказа до найма сотрудников;
- назначать ответственных за каждый шаг и устанавливать дедлайны и время, отведенное на шаг;
- контролировать выполнение задач на каждом этапе;
- получать уведомления о завершении задач или просрочках и эскалировать вопрос на руководителя, если шаг не решён вовремя.
Платформа предлагает максимально гибкие варианты настройки шагов. Вы сможете создать процесс, который подходит вашему и только вашему бизнесу. К тому же вам всегда будет доступна карта процесса, на которой можно увидеть куда приведет то или иное действие.
Например, в рамках бизнес-процесса “Найм сотрудника” HR-специалист должен связаться с соискателем. В зависимости от итогов беседы он сможет нажать две кнопки:
- “отказ”, если соискатель не заинтересован в вакансии;
- "провести первичное собеседование", если удалось договориться о собеседовании. После этого шага необходимо будет указать дату собеседования и добавить комментарий при необходимости.
Преимущества использования Конструктора Бизнес-процессов:
- Когда любой процесс расписан по шагам, в нем практически невозможно допустить ошибку.
- Процесс становится прозрачным и для сотрудников, и для руководителя. Каждый знает к чему приведет та или иная последовательность шагов.
- Зная, как работает каждый шаг процесса, можно легко отслеживать показатели, выявлять узкие места и оптимизировать бизнес.
- В конструкторе можно указать сроки выполнения каждой задачи.
- Если шаг процесса сделан не вовремя, система вышлет уведомление и ответственному за шаг, и его руководителю.
- Система не даст пропустить ни один шаг процесса, а значит все будет сделано чётко и по стандартам компании.
- Интерфейс конструктора прост и понятен, не требует специальных навыков программирования.
- Platrum гарантирует защиту данных и конфиденциальность информации.
Использование бизнес-процессов – это реальная возможность для компании выйти на новый уровень развития. Пропишите бизнес-процесс по шагам, а затем автоматизируйте через Platrum.
