Содержание
Люди страдают и мучаются, когда проводят двух-трех часовые совещания, а толку от них практически нет. Существует формат еженедельных координаций между руководителем и сотрудниками, который максимально эффективен и очень прост.
В статье рассказываем о том, как проводить эффективные совещания.
1 шаг. Узнайте, как дела у сотрудников
Спросите, как они себя ощущают, чем они живут и какие-то другие неформальные вещи.
2 шаг. Проверка метрик
Совещание начинается с оценки метрик сотрудников. Посмотрите, как обстоят дела с метриками за предыдущую неделю. Вы сразу увидите отклонения по определенным показателям. Например, если график с метриками сотрудника идёт вверх, спросите, что он для этого сделал и какие действия предшествовали этому росту. Если график падает, надо разобраться почему это произошло, задать вопрос сотруднику, почему график упал и разобрался ли он в возникшей проблеме.
Руководителю важно погрузиться в детали. Исходя из этого, можно сразу ставить задачи сотрудникам на неделю. Например, что-то усилить, от чего-то отказаться, поставить на дополнительный контроль. При анализе метрик видно, что произошло за неделю. После чего происходит дополнительное общение с сотрудниками.
3 шаг. Результаты предыдущей недели
Руководитель смотрит выполнены ли планы, которые были составлены сотрудниками на неделю.
План представляет собой список задач, которые сотрудник собирается выполнить за неделю. Он утверждается на предыдущей координации. Если задача не выполнена, то сотрудник объясняет, почему это произошло и какие у него возникли сложности. Руководитель предлагает варианты для решения проблемы. Также нужно задать вопрос сотруднику, что он будет предпринимать, чтобы в следующий раз не повторить такую ошибку.
Далее следует просмотреть выполненные задачи, оценить их, дать конструктивную обратную связь. Важно не забывать похвалить сотрудника за хорошую работу.
Для демонстрации выполненных задач можно создавать презентации, где отражена поставленная задача и фото или скриншот готового результата. В HR отделе это может быть фотография, проведенного мероприятия, в отделе разработки - скриншот нового дизайна или интерфейса.
Используйте любую программу для создания презентаций. Впоследствии слайды из презентации можно будет использовать для подведения итогов месяца или составления презентации для совета директоров. Это очень удобно и дает наглядное представление о проделанной работе.
4 шаг. План на следующую неделю
На координацию сотрудники приходят с подготовленным планом работы на следующую неделю. Он может быть оформлен в виде списка задач, в виде слайдов, презентаций. Руководителю важно просмотреть план, акцентировать внимание сотрудников на важных задачах, какие-то неважные пункты можно убрать или поменять приоритеты в их выполнении. Также можно задать вопросы, почему сотрудник поставил ту или иную задачу в приоритет и таким образом получить информацию, что происходит в отделе.
На этом этапе сотрудник сообщает о своих проблемах и задает вопросы, которые накопились за предыдущую неделю. Руководитель помогает решить проблемы, отвечает на вопросы или направляет к компетентным сотрудникам для решения этих проблем.
5 шаг. Руководитель задает вопросы
На этом этапе нужно получить от сотрудника информацию, которая нужна руководителю. Если вы знаете о каких-то проблемах в отделе, а сотрудник о них не рассказал при планировании следующей неделе, то здесь следует о них сказать и задать вопрос, почему сотрудник об этом не сообщил или почему он не в курсе текущих проблем.
Это очень простые правила для проведения совещаний. Используйте их на каждой координации и тогда они точно будут эффективными.
