Как выбрать софт для бизнеса

Не хотите оказаться позади своих конкурентов? Тогда обзаведитесь не только сильной командой, но и цифровыми помощниками, которые придадут вашей компании турбо-скорость.

И эти помощники - самые разнообразные софты. Они забирают на себя скучную, рутинную работу, автоматизируя работу, освобождая время команды и менеджмента на рождение новых идей, улучшений процессов, оптимизации расходов и предложений по увеличению прибыли.

Рассказываем, что такое софт, или как его ещё называют ПО (программное обеспечение) для бизнеса, какие они бывают и как правильно выбрать.

Что такое софт для бизнеса

Софт для бизнеса - это программы и сервисы, помогающие бизнесу выполнять свои задачи. Главная цель бизнеса - получение прибыли. Поэтому и основная функция софтов для бизнеса - прямо или косвенно содействовать увеличению прибыли компании, за счет наведения порядка, ускорению выполнения задач, повышению эффективности работы.

К примеру, в кондитерской установили CRM систему, где стали отображаться все заказы, формироваться клиентская база, стали очевидны постоянные клиенты, менеджер увидел самые частые жалобы и самый ходовой товар. В умных руках - эта информация поможет кондитерской снизить издержки и завоевать сердца еще больших покупателей.

Как софт помогает бизнесу

Хороший софт для бизнеса повышает эффективность работы, не только крупных компаний, но и небольших фирм. Автоматизация рабочих процессов с помощью программ позволяет увидеть и измерить результаты почти всех рабочих процессов.

Например, компания продаёт строительные товары. После внедрения софта, который помогает контролировать метрики и KPI руководитель воотчию увидел показатели каждого сотрудника. Сало очевидно, что один из его лучших менеджеров в текущем месяце работает работает не так уж и эффективно.

Руководитель прослушал записи телефонных разговоров с клиентами. Выяснилось, что менеджер перестал следовать скриптам продаж и не предлагает дополнительные услуги. Начальник провел беседу, а менеджер обещал исправиться.

В результате внедрения и отслеживания KPI удалось повысить продажи и увеличить прибыль компании.

Другой пример касается эффективного распределения ресурсов. В компании по производству мебели, частенько не оказывалось денег на счету и фирма то не своевременно платила зарплату, то не покупала необходимые для производства комплектующие. Приятного в таких ситуациях мало.

Сотрудники не довольны, производительность падает, клиенты ругаются и уходят к конкурентам.

После внедрения софта для бизнеса, который помогает контролировать денежные расходы и доходы, в компании удалось наладить автоматизированный процесс финансового планирования.

Все закупки совершаются только после оформления заявок и одобрения их руководителем. При этом руководство смогло сопоставлять планируемые затраты и поступление денег на счет.

Это позволило сократить ненужные, а второстепенные траты откладывать на более поздний время. Через какое-то время удалось наладить беспрерывное производство, поскольку исчезли проблемы с комплектующими. Фирма перестала терять заказы и за счёт более быстрой отгрузки начала быстрее получать оплату от заказчиков.  Сотрудники начали получать зарплаты во-время, так как на счетах всегда были деньги.

Как выбрать лучший софт для бизнеса

При выборе софта для бизнеса, изучите его функционал, чтобы понимать, какие на решение каеих задач заточено конкретное ПО. 

Существует узкоспециализированные программы. Например, только для управления задачами и проектами или для создания и хранения документов, есть ПО для безопасного хранения паролей, а есть финансовые сервисы.

Бывают  более универсальные ПО для бизнеса, функционал которых и задачами позволяет управлять, и пароли хранить, и расходы/доходы контролировать. Конечно, такой софт удобнее.

Расскажем, какие инструменты, на наш взгляд, должен содержать крутой и эффективный софт для бизнеса.

KPI и метрики

Хороший софт даёт возможность руководителю в любой момент увидеть результат работы каждого сотрудника. Также и сотрудники могут следить за своими результатами, чтобы понимать, где "собака порылась" и им нужно прибавить в работе.

Дашборды

Чтобы увидеть все данные и показатели на одном экране нужны дашборды. Они помогают увидеть всю картину в целом, отследить изменения и вовремя скорректировать работу. При этом должна быть возможность настраивать дашборды: менять их внешний вид, масштаб, выдавать доступы.

Создание и хранение документов

Идеальный софт должен позволять хранить и систематизировать все документы, чтобы они были под рукой. А также иметь удобный редактор прямо в системе, чтобы создавать и изменять регламенты, давать к ним доступы и ставить уведомления.

Обучение персонала

Ученье свет, а неученье тьма. Так сказал классик и так говорят мудрые управленцы и регулярно обучают свою команду, выбирая подходящий для этого софт. Мечта любого руководителя - чтобы сотрудник пришел на работу и уже все знал и умел. К этой мечте его приближает программа, где не только хранятся регламенты, но и можно проверить знания по этим регламентам.

Крайне редко один софт совмещает в себе хранение документов и тестирование. А разделение этих функций крайне неудобно, так как сотрудникам приходится пользоваться двумя программами.

Поэтому в Platrum обучение персонала, построено таким образом, что сотрудник проходят тест сразу после прочтения документа, а система автоматически оповещает команду, когда в документы внесены значительные изменения. Так в компании  поддерживаются актуальные знания и решается проблема с их проверкой.

Управление задачами и проектами

Хороший софт позволяет ставить сотрудникам задачи и эффективно контролировать их выполнение. Руководитель в любой момент может увидеть на какой стадии выполнения находится каждая задача. Причём, это можно сделать в формате онлайн из любой точки мира. 

Финансовое планирование и учёт

Огромное преимущество, когда в сервисе есть функция финансового планирования, она помогает делать точный прогноз всех доходов и расходов, и учитывает все траты. Чтобы на счетах всегда были деньги на зарплаты и неожиданные траты.

Учёт имущества компании

Полезной функцией софта для бизнеса является возможность вести автоматизированный учёт имущества компании. Всегда будет известно кто и когда взял, например, ноутбук компании. Софт рассчитывает остаточную стоимость оборудования и во сколько обойдётся покупка нового. Также можно закреплять имущество за конкретным сотрудником.

Хранение паролей

Софт с функцией хранения паролей позволит держать их в безопасности. Они никогда не потеряются, не забудутся и не достанутся злоумышленникам. Руководитель сможет безопасно передавать пароли от используемых сервисов и всегда будет знать, кому сейчас они доступны. Утечки паролей не случится, поскольку они будут зашифрованы.

Универсальный софт для бизнеса Platrum

Выше мы рассказали про инструменты, которые принесут компании реальную пользу и увеличат прибыль. Все эти функции реализованы в Platrum. При этом все инструменты находятся в одном месте и связаны друг с другом. Как, например, хранение документов и тестирование сотрудников.  Или доступ к инструментам в зависимости о должности сотрудника на Структуре компании.

Также в Platrum есть уникальные инструменты управления, которые повышают автоматизацию процессов.

Структура компании

Структура компании помогает отобразить схему компании, внести в нее каждого сотрудника с указанием должности, ее функций, ФИО, контактных данных. Так каждый понимает, чем занимаются его коллеги и улучшает взаимодействие внутри компании. 

Онлайн контроль качества

Этот инструмент помогает руководителю контролировать качество работы каждого сотрудника. Для этого подготавливаются чек-листы с возможными нарушениями в работе.

Вместо послесловия

Хороший софт для бизнеса - половина успеха бизнеса. Хорошо, может быть не половина, но свой вклад в успех компании он точно вносит. Поэтому лучше сразу выберете качественный универсальный продукт, чтобы потом не мучаться и не пытаться решать задачи с помощью не связанных между собой инструментов.

Также читайте: Какой российский сервис заменит Trello, Notion и Confluence