Меню

Подключить Platrum
ГлавнаяБизнес-словарьКак выбрать софт для бизнеса

Как выбрать софт для бизнеса

Кабинетное исследование: зачем нужно и как проводить Как использовать swot анализ

Для ведения успешного бизнеса в современных реалиях нужен качественный софт. Иначе компания окажется сильно позади своих конкурентов.

Софт позволяет автоматизировать многие рабочие процессы, освободить сотрудников и руководителя от рутинной работы, повысить производительность труда и в итоге увеличить прибыль компании.

В этой статье расскажем, что такое софт, или как его ещё называют ПО (программное обеспечение) для бизнеса и как его правильно выбрать.

Что такое софт для бизнеса

Софт для бизнеса - это программы и сервисы, которые созданы чтобы выполнять рабочие функции бизнеса. Главная цель бизнеса - получение прибыли. Поэтому и основная функция софтов для бизнеса - прямо или косвенно содействовать увеличению прибыли компании.

Это достигается благодаря наведению порядка в рабочих процессах, ускорению их выполнения, повышению эффективности работы.

Как софт помогает бизнесу

Хороший софт для бизнеса повышает эффективность работы, как малых и средних, так и крупных компаний. Автоматизация рабочих процессов с помощью программ даёт видимый и измеряемый эффект практически во всех рабочих процессах. 

Например, компания продаёт строительные товары. После внедрения софта, который помогает контролировать метрики и KPI руководитель начал видеть у себя на рабочем столе показатели каждого сотрудника. И стало очевидно, что один менеджер отдела продаж в этом месяце работает намного менее эффективно, чем прежде.

Руководитель прослушал записи его телефонных разговоров с клиентами. Выяснилось, что менеджер далеко не всегда следует скриптам продаж и не предлагает дополнительные услуги. Начальник указал сотруднику на его недоработки и продажи менеджера выросли.

В результате за счёт наведения порядка в контроле качества работы менеджеров удалось повысить продажи и увеличить прибыль компании.

Другой пример касается эффективного распределения ресурсов. В компании, занимающейся производством мебели, часто  не оказывалось денег на счету. И фирма не своевременно покупала необходимые для производства детали.

Из-за этого срывались сроки отгрузки клиентам продукции. Соответственно, и оплата за продукцию приходила позже. А некоторые клиенты вообще начинали закупать мебель у конкурентов.

После внедрения софта для бизнеса, который помогает контролировать денежные расходы и доходы, в компании удалось наладить автоматизированный процесс финансового планирования.

Инструмент Финансы. Пример из демоверсии Platrum

Все закупки стали совершаться только после того, как сотрудники оформляли заявки, а руководство их одобряло. При этом руководство стало чётко видеть, когда и что нужно приобрести, а когда и откуда будут новые поступления денег.

Это позволило пресекать второстепенные траты, либо откладывать их на более поздний период. В результате удалось наладить беспрерывное производство, поскольку исчезли проблемы с комплектующими.

Фирма перестала терять заказы и за счёт более быстрой отгрузки начала быстрее получать оплату от заказчиков. 

Как выбрать лучший софт для бизнеса

При выборе софта для бизнеса нужно внимательно изучить его функционал. Чтобы понимать, какие именно задачи вам поможет решить конкретное ПО. 

Существует узкоспециализированные программы. Например, только для управления задачами и проектами или для создания и хранения документов, есть ПО для безопасного хранения паролей от онлайн сервисов.

Бывают  более универсальные ПО для бизнеса, которые имеют несколько функций. Конечно, удобнее пользоваться таким софтом, чтобы автоматизировать многие процессы.

Расскажем про инструменты, которыми должен обладать качественный софт.

KPI и метрики

Хороший софт даёт возможность руководителю в любой момент увидеть числовые показатели работы каждого сотрудника. Также и сотрудники могут следить за своими результатами, чтобы понимать, где им нужно прибавить в работе.

Дашборды

Чтобы было удобно управлять метриками и другими показателями на одном экране нужны дашборды. Они помогают руководителю следить за изменениями показателей и корректировать работу. Софт должен позволять настраивать дашборды, как удобно управленцу. Менять их внешний вид, масштаб, выдавать к ним доступы.

Создание и хранение документов

Важно, чтобы софт позволял в удобном формате хранить и систематизировать все документы, необходимые сотрудникам компании для работы. Чтобы ими всегда и легко можно было воспользоваться.

Такая функция позволяет создавать документы прямо в системе, редактировать их, давать к ним доступы и ставить напоминания.

Обучение персонала

Но мало просто накопить знания. Важно их передавать новым сотрудникам и проверять, как их применяют на практике даже опытные работники. Для этого софт должен иметь функционал для автоматизированного обучения сотрудников и их тестирования.

Крайне редко один софт совмещает в себе хранение документов и тестирование. А разделение этих функций крайне неудобно, так как сотрудникам приходится пользоваться двумя программами. В Platrum обучение персонала, построено таким образом, что сотрудник проходят тест сразу после прочтения документа, а система автоматически оповещает команду, когда в документы внесены значительные изменения. Так в компании  поддерживаются актуальные знания и решается проблема с их проверкой.

Управление задачами и проектами

Качественный софт позволяет ставить сотрудникам задачи и эффективно контролировать их выполнение. Руководитель в любой момент может увидеть на какой стадии выполнения находится каждая задача. Причём, это можно сделать в формате онлайн из любой точки мира. 

Финансовое планирование и учёт

Софт должен позволять автоматизированно вести финансовое планирование - делать точный прогноз всех доходов и расходов. И обеспечивать учёт всех трат. Чтобы не получалось, что например, на счёте не оказалось денег на зарплату сотрудникам.

Учёт имущества компании

Полезной функцией софта для бизнеса является возможность вести автоматизированный учёт имущества компании. Всегда будет известно кто и когда взял, например, ноутбук компании. Софт рассчитывает остаточную стоимость оборудования и во сколько обойдётся покупка нового. Также можно закреплять имущество за конкретным сотрудником.

Хранение паролей

Софт с функцией хранения паролей позволит держать их в безопасности. Они никогда не потеряются, не забудутся и не достанутся злоумышленникам. Руководитель сможет безопасно передавать пароли от используемых сервисов и всегда будет знать, кому сейчас они доступны. Утечки паролей не случится, поскольку они будут зашифрованы.

Универсальный софт для бизнеса Platrum

Выше представлены инструменты, которые принесут компании реальную пользу и увеличат прибыль. Всеми ими обладает Platrum, что очень удобно для его пользователей. Всё автоматизировано и находится в одном месте. При этом все инструменты связаны друг с другом. В том числе, и хранение документов с тестированием сотрудников. 

Помимо этих функций Platrum даёт своим клиентам ещё и уникальные инструменты управления, которые повышают автоматизацию процессов..

Структура компании

Структура компании помогает всем сотрудникам понимать функционал своих коллег, если она есть в онлайн формате и доступна на каждом рабочем компьютере. 

Пример структуры компании из демоверсии Platrum

Если же она изображена только на ватмане и висит в кабинете руководителя, то это лишь формальный инструмент менеджмента.

Онлайн контроль качества

Софт должен помогать руководителю в онлайн формате контролировать качество работы каждого сотрудника. Для этого подготавливаются чек-листы с возможными нарушениями в работе. Затем делают на каждый чек-лист виджет и загружают его в ПО для бизнеса. Хороший софт автоматически проводит проверку и формирует отчёт.

Вместо послесловия

Софт для бизнеса - важный элемент успеха в делах. Поэтому к его выбору следует отнестись очень серьёзно. Лучше сразу выбрать качественный универсальный продукт, чтобы потом не мучаться и не пытаться решать задачи с помощью не связанных между собой инструментов.

Также читайте: Какой российский сервис заменит Trello, Notion и Confluence