Содержание
В любом проекте есть свои риски. Даже если изначально он кажется абсолютно не рискованным.
Например, вам нужно создать сайт по продаже посуды ручной работы. У вас есть бюджет, определенные сроки, дизайн и техническое задание. Но вдруг, программист, с которым вы договорились оказывается в больнице и все сроки срываются.
Поэтому в наше непростое время мы решили рассказать, как правильно работать с рисками проекта, чтобы их выявлять и минимизировать.
Что называют рисками и что такое управление рисками
Риски - это вероятные проблемы, которые могут случиться или не случиться.
Например, при открытии нового завода по производству ёлочных игрушек поставщик может не прислать необходимое оборудование вовремя. В итоге украшения не успеют выпустить на рынок к новому году, что придёт к очень большим потерям в продажах. Ведь сразу после нового года спрос на ёлочные игрушки резко спадёт.
Управление рисками проекта - выявление, оценивание и нейтрализация возможных трудностей. Это деятельность, которая начинается в начале проекта и ведется до его окончания.
Какие есть виды рисков
Расскажем про несколько актуальных для бизнеса виды рисков.
Риски времени
Риски провалить сроки реализации проекта. Этот вид очень часто из риска превращается в реальную проблему, причём, с неприятными последствиями. Например, строительная компания нарушила сроки сдачи дома по договору и и ей приходится выплачивать компенсации собственникам, которые ожидали его сдачи в срок.
Риски бюджета
Часто случается и так, что заложенных в бюджете денег не хватает, чтобы завершить проект. Появляется масса непредвиденных расходов. Например, в ходе строительства турбазы на берегу красивого озера резко подорожали стройматериалы. И если не удастся найти дополнительные источники финансирования, это может привести к остановке проекта. А домики с живописными видами так и останутся недостроенными.
Риски объема работ
Бывает, что приходится выполнить гораздо больше работ, чем планировалось. Например, при запуске частной пивоварни закупили б/у оборудование и оказалось, что оно нуждается в ремонте. В результате и сроки сорваны, и деньги дополнительные нужны.
Риски внешних обстоятельств
То, что не зависит от команды проекта. Например, политическая обстановка в мире. Издательство хотело запустить в печать новую книгу, но с рынка на какое-то время исчезла белая бумага для книг. Да ещё и стоимость печати подскочила в цене.
Единая точка отказа
Одно происшествие, которое срывает всю работу. Например, при открытии кафе шеф-повару пришлось уехать в другой город по личным обстоятельствам. Заменить его некем и приходится тратить время на поиск нового шефа. Кафе простаивает. Владелец теряет деньги.
Риски зависимости
Когда начало реализации одной задачи находится в зависимости от окончания другой. Например, пока не запущен сайт онлайн-магазина детской одежды, никак не начать его рекламное продвижение.
Поиск и оценка рисков
Самым эффективным способом определения рисков является проведение мозгового штурма. Когда участники команды высказывают своё мнение о рисках и обсуждают его с коллегами.
О том, что это такое читайте в статье мозговой штурм: как генерить новые идеи.
Для систематизации информации, собранной сотрудниками с помощью мозгового штурма, применяют диаграмму Исикавы. Она выглядит, как кости рыбы. Её можно нарисовать на любом листе бумаги или на доске.
У "головы" рыбьего скелета пишут название риска. У "костей" указывают причины того, что этот риск может обернуться реальной проблемой. К этим костям можно добавить косточки поменьше - второстепенные причины.
Ниже диаграмма Исикавы на примере риска низких продаж для открывающегося фитнес-клуба.
Бывает, что команда проекта в ходе мозгового штурма накидывает огромное количество рисков. Тогда придётся выбрать самые опасные для проекта и сконцентрироваться на них.
Чтобы сделать такой выбор, применяют матрицу вероятности и последствий.
Вначале рассматривают эффект от последствий каждого риска:
- Сильные. Когда возможен срыв реализации проекта либо он кардинально изменится;
- Средние. Когда возможно серьезное влияние на реализацию проекта, но такие последствия поправимы;
- Слабые. Влияние на проект низкое и не может привести к его срыву.
Затем анализируют вероятность превращения риска в проблему:
- Высокая. Очень вероятно, что риск станет реальной проблемой.
- Средняя. Вероятность существует.
- Низкая. Маловероятно, что риск может стать проблемой.
Рассмотрим вероятность и последствия риска подорожания строительных материалов в ходе строительства швейной фабрики.
| Риск подорожания строительных материалов | |||
Вероятность | Последствия | ||
| Слабые | Средние | Сильные | |
| Низкая | |||
| Средняя | + | ||
| Высокая |
Последствия оценивают, как сильные. Ведь из-за подорожания стройматериалов проект строительства швейной фабрики может быть не завершён. Вероятность такого риска команда проекта оценила, как среднюю. На пересечении вероятности и последствий можно поставить "+".
Хотя вероятность этого риска средняя, защите от него следует уделить серьёзное внимание из-за сильных последствий. Например, можно постараться сразу закупить строительные материалы, а не делать это постепенно.
Такую же аналитическую работу нужно провести и с другими рисками. По итогам этой работы составляется список рисков с данными о их вероятности и силе последствий для проекта.
Что делать с выявленными рисками
Имея на руках необходимые данные о рисках, следует переходить к выбору способов, как им противодействовать. Рассмотрим четыре возможных варианта.
- Избегать. Например, когда есть сомнения в том, что конкретный поставщик обуви для онлайн-магазина успеет прислать товар до его открытия. Можно просто выбрать другого поставщика, который никогда не срывает сроков поставок.
- Принять. Если вероятность риска низкая либо средняя при слабых последствиях. Тогда можно иметь ввиду, что такой риск есть, но не предпринимать каких-то перестраховочных действий. Например, дизайнер может чуть позже сделать новый дизайн сайта, но это не приведёт к серьёзным последствиям.
- Сократить либо контролировать. Например, когда поставщик часто отгружает обувь несвоевременно. Можно не менять такого поставщика, а постоянно напоминать ему про необходимость отправить товар в письмах на электронку, через телефонные звонки.
- Передать риски. Например, команда приходит к выводу, что не сможет своими силами запустить эффективную рекламу. В таком случае можно нанять специалистов. Это потребует дополнительных расходов, зато эффективная маркетинговая компания принесёт гораздо больше доходов.
Подготовка плана для управления рисками
План управления рисками нужен, чтобы все участники проекта знали, что нужно делать в случае появления проблем. Это должен быть рабочий и "живой" документ. В процессе проекта по необходимости его нужно дополнять и вносить правки. План удобно сделать в документе, к которому все бы имели доступ.
После краткого описания проекта делают таблицу, где расписываются все риски, даются оценки их вероятности и прописываются контрмеры.
Для примера представим в таблице уже разобранный выше риск. Также в таблицу нужно прописать и все остальные риски
| Риск | Последствия | Контрмеры |
| Подорожание стройматериалов по ходу строительства | Сильные | Закупить максимально возможное количество стройматериалов заранее |
Вместо послесловия
К сожалению, нереально предусмотреть абсолютно каждый риск. Но можно спрогнозировать многие из них. И гораздо лучше заранее проработать стратегию реагирования на каждый из рисков и подготовить меры по их нейтрализации. Или хотя бы минимизации последствий.
Также читайте: Что такое дорожная карта проекта
