Что такое дорожная карта проекта?

Как открыть магазин в срок или сдать заказчику готовое приложение? Как все учесть и ничего не упустить? Есть ли методика, которая помогает визуализировать все процессы и контролировать каждый этап?

Конечно есть! И это roadmap - дорожная карта проекта, которая проведет вас от точки к точке, и не позволит заблудиться.

Когда и зачем предприниматель составляет дорожную карту проекта? Что нужно учесть, чтобы этот документ был эффективным? Рассказываем подробно в нашей статье.

Почему карта это не план?

Дорожная карта по реализации проекта — графическое изображение стратегии развития, где указаны основные этапы реализации проекта, сроки завершение каждого этапа, исполнители и ответственные. То есть дорожная карта отвечает на вопросы «кто?», «что?» и «когда?».

Roadmap составляют в начале проекта. В дорожной карте указываются взаимосвязи между различными подразделениями на длительный период. При этом исполнители могут работать в разных отделах, филиалах, городах и странах. То есть дорожная карта внедрения проекта формирует команду вне зависимости от сложности проекта и удаленности людей друг от друга.

Дорожная карта мероприятий проекта, это взгляд на развитие событий сверху. Её задача наметить долгосрочные цели, на месяцы, может быть на несколько лет, но при этом не расписать в подробностях способы их достижения.

А вот план — это детализация каждого этапа проекта. В подробностях расписанная задача для каждого отдела.

Про планирование и постановку задач читайте нашу статью.

План и дорожная карта для бизнеса как правая и левая рука для человека. С чем-то одним жить и работать можно, но крайне трудно. А когда есть и то, и другое -  рабочий процесс идет эффективно.

Из чего состоит дорожная карта?

• Цели

Чему посвящена дорожная карта: новому проекту или стратегии развития компании на 3-5 лет.

• Структура

Как будет выглядеть дорожная карта? Таблица со столбцами и ячейками, канбан-доска. Выбор зависит от масштаба проекта и от того можно ли работать параллельно или все задачи должны идти друг за другом.

• Приоритеты

Определите, какие задачи в проекте самые важные. Что нужно сделать, чтобы успешно их завершить.

• Ответственные

Кто отвечает за результат с каждого этапа? Чаще всего  на эту роль назначают руководителей отделов или самых опытных сотрудников.

Работа над дорожной картой – командная работа. Не может один человек составить карту проекта, в котором будут работать сто сотрудников. Все ответственные исполнители составляют карты в рамках своего отдела или этапа проекта. Затем, как пазлы, мини-карты собираются в одну общую. Так выстраивается понятная и логичная картина всего проекта.

Целевая аудитория дорожной карты

Пользователей у дорожной карты много. Это не только группа исполнителей.  Поэтому содержание дорожной карты различается в зависимости от целевой аудитории, даже если проект один и тот же. Читателей дорожной карты можно разделить на внутренних и внешних.

Внутренние читатели

Исполнители

Карта для тех, кто работает над проектом. Исполнителям важно видеть других исполнителей, цели и сроки работ. Таким образом команде легче сотрудничать друг с другом. Не будет ситуаций из серии «а я не видел», «а я не знал», «а мы решили сделать по-другому». Так как в большом проекте исполнитель  отвечает не только за свою работу, но и открыто коммуницирует с другими участниками 

Руководитель

Дорожная карта руководителя проекта создается для управления компанией в целом или отдельным направлением. Руководитель оценивает, как команда разработчиков видит стратегию, сколько и каких ресурсов нужно на реализацию, когда будет результат. Благодаря дорожной карте управленцы вовремя видят отклонения от плана, корректируют дальнейшую работу без вреда для проекта и финансовых потерь.

Внешние читатели

Инвесторы

Если вы привлекаете заемные средства для выполнения задачи, вашим партнерам тоже будет интересна дорожная карта. Инвесторы из дорожной карты узнают о плюсах сотрудничества с вами, выгоду от вложения денег в проект, преимущества именно вашего продукта или услуги. И, конечно, информацию на каком этапе проект начнет окупаться и зарабатывать.

Клиенты

Будущие потребители ваших товаров и услуг тоже любопытные читатели. Если вы презентуете ваш проект, например, в СМИ, то людям интересно узнать, чем новое будет отличаться от аналогов, как изменится их жизнь или работа с внедрением новинки, коснется ли их жизни процесс реализации проекта.

Какими бывают дорожные карты?

Примеры дорожной карты реализации проекта

Рассмотрим несколько примеров построения дорожных карт проекта

Продуктовая дорожная карта

Делают такую карту, когда компания хочет выпустить на рынок новый продукт или расширить ассортиментную линейку. Например, вы планируете выпустить на рынок  компьютерную игру, новую книгу, помаду. В дорожной карте будут указаны отделы, работающие над созданием продукта: маркетологи, технологи, айтишники, рекламщики. Сроки выполнения задач, ответственные за каждый этап. Срок выхода новинки на рынок. То есть карта отражает этапы работы над продуктом, стратегию продвижения, преимущества новинки.

Технологическая дорожная карта

Разрабатывают, когда в компании нужно внедрить новую технологию, поставить оборудование или полностью переоснастить отдел или производственный цех. 

Например, компания по строительству загородных домов решила внедрить новую технологию обработки древесины. В карте указывают этапы внедрения. Когда оборудование купят, в какие сроки установят, сколько времени займет обучение сотрудников, сколько времени уйдет на опытные образцы. Когда технология будет апробирована и ее можно использовать в работе. 

Отраслевая дорожная карта

Такую карту составляют, если в планах компании развивать новую отрасль или сегмент рынка.

Например, компания занималась брендированием одежды, а в перспективе хочет одежду еще и изготавливать. В такой дорожной карте представляют анализ конкурентов, сильные и слабые стороны рынка, его потенциал.

Корпоративная дорожная карта 

Описывает процесс развития компании и достижения долгосрочных ключевых целей. Например, компания онлайн обучения, решила открыть новое направление – стажировки в Европу. В дорожной карте обозначают этапы работы над проектом: анализ рынка, конкурентов, сбор информации и подготовка документов, подготовка маркетингового плана, назначат ответственных, определят сроки.

Образовательная дорожная карта 

Представляет план обучения и повышения квалификации сотрудников. Например, у вас в компании произошла ротация кадров. Пришли новые сотрудники, опытные перешли на более высокие должности, кто-то уволился. Вышли новые документы, которые должны знать все в компании. В образовательной дорожной карте прописывается кто, когда и где учится, когда сдает тесты. Это позволяет грамотно распределить нагрузку на группы, наставников, определить количество участников в группе и не прерывать рабочий процесс.

Как составить дорожную карту

По способу реализации существует два подхода к составлению дорожных карт: Waterfall и Agile.

Waterfall или каскадная модель — модель управления проектами со строгой последовательностью действий. В такой модели сначала нужно завершить один этап, и только потом перейти ко второму. Каскадная модель имеет понятную структуру, позволяет точно планировать бюджет и сроки. Но она не гибкая и не учитывает форс мажоры, которые могут возникнуть. Waterfall чаще всего используют для предсказуемых проектов и долгосрочных целей.

Agile — гибкий метод. Здесь участники команды могут работать параллельно, синхронно, а не только последовательно. Модель позволяет быстро и безболезненно вносить изменения, поэтому используется в краткосрочных проектах и непредсказуемых проектах.

Например, вы планируете выпустить новую коллекцию одежды на предстоящий сезон. Дизайнеры придумывают принты, закройщики разрабатывают лекала, отдел закупок ищет ткань и фурнитуру, пиарщики готовят готовят релизы и собирают пул СМИ для анонсирования.

Как сделать дорожную карту проекта?

• Еще раз напомним: дорожная карта — не план. Выжимайте лишнюю воду, избегайте детализации.
• Ставьте реальные цели и сроки.
• Налаживайте коммуникацию между участниками проекта. Исполнители должны сообщать о задержках или о завершении задачи и переходе к новой.
• Доступ к дорожной карте должен быть только у участников проекта. Никто не должен вмешиваться и отвлекать их от работы. Все внешние вопросы решает руководитель.
• Сервис, в котором вы сделали roadmap, должен сообщать о сроках и напоминать о подзадачах. Такая функция, например, есть у сервиса Platrum.

Дорожная карта выполнения проекта должна работать. Регулярно сверяйтесь с документом и не забывайте обновлять информацию.

Где создаются дорожные карты?

Дорожная карта — это не сброшюрованная книга из 100 страниц формата А4. Это живой, изменяемый документ, отражающий реальную жизнь проекта. Для составления дорожной карты реализации проекта используют разные инструменты.

Электронные таблицы

Бесплатный, простой и доступный каждому инструмент — электронные таблицы Excel или Google. Чтобы ее заполнить не нужно специальных знаний. В электронные таблицы можно включить цели, задачи, ответственных, сроки и статусы исполнения. Чтобы каждый участник редактировал свой этап, карты создают в онлайн-формате.

Презентации

Презентации позволяют делать все то же самое, что и электронные таблицы, плюс в них больше возможностей визуализировать данные. 

Специальные сервисы

Альтернатива таблицам и презентациям. Сервисы обладают широким функционалом и набором инструментов, позволяющим создавать дорожную карту развития проекта. 

Один из таких сервисов Platrum. Он универсален и подходит для любого бизнеса и задачи. С помощью Задач можно организовать работу сотрудников так, чтобы каждый был сфокусирован на своих задачах и на достижении цели компании. Сервис предлагает канбан доски под любую задачу, календарь задач интегрированный с Google календарем. Он удобен сотрудникам и руководителю. Первые выбирают удобный способ планирования задач, а второй получает полный контроль над процессом работы. 

Частые ошибки при создании дорожной карты проекта

Дорожная карта проекта — это не просто список задач, это стратегический план, который помогает команде двигаться в одном направлении. Но даже опытные ребята порой совершают ошибки. Вот самые частые.

1. Нет чёткой цели. Зачем вообще нужна эта дорожная карта? Если вы не понимаете, куда идёте, то куда бы вы ни пришли, это не будет вашим местом назначения.

Пример. В дорожной карте написано "Разработать новую функцию". Но какую функцию? Для кого? Какую проблему она решает?

2. Слишком много деталей. Дорожная карта — это не пошаговая инструкция. Она должна показывать общую картину, а не расписывать каждый чих.

Пример. Вместо "Разработать дизайн главной страницы, кнопки "Купить", формы обратной связи, иконки соцсетей..." лучше написать "Запустить новый дизайн сайта".

3. Нет гибкости. Мир меняется, и планы тоже. Если ваша дорожная карта высечена в камне, то вы быстро окажетесь на обочине.

Пример. Заложили 6 месяцев на разработку, но за это время рынок изменился, и фича стала неактуальной. А вы всё равно её делаете, потому что так в плане.

4. Не учитывается мнение команды. Дорожная карта — это совместный труд. Если её составляет один человек, а остальные просто следуют, ждите беды.

Пример. Менеджер составил дорожную карту, не посоветовавшись с разработчиками, и оказалось, что некоторые задачи просто нереально выполнить в срок.

5. Неясные метрики успеха. Как понять, что цель достигнута? Если нет чётких критериев, то и двигаться вперёд нет смысла.

Пример. "Улучшить пользовательский опыт" — это не метрика. А вот "Увеличить конверсию на 15%" — уже лучше.

Как составить дорожную карту проекта. Пошаговая инструкция

Составить хорошую дорожную карту не так уж сложно, если следовать этим шагам.

1. Определите цель.

Что вы хотите достичь? Какую проблему решить? Пример: запустить новый интернет-магазин, чтобы увеличить онлайн-продажи на 20%.

2. Разделите на этапы.

Разбейте большую цель на несколько мелких фаз. Пример: "Исследование и планирование", "Разработка и дизайн", "Запуск и продвижение".

3. Определите ключевые результаты.

Что должно быть сделано на каждом этапе? Например,  для "Разработки и дизайна" — "Утверждённый макет", "Рабочий прототип корзины".

4. Расставьте приоритеты.

Что важнее сделать в первую очередь? Например, сначала базовый функционал покупки, потом расширенный поиск.

Как расставить приоритеты: пошаговое руководство к действию

5. Оцените сроки.

Примерно прикиньте, сколько времени займёт каждый этап.

6. Назначьте ответственных.

Кто будет отвечать за каждый этап? Например,  за "Наполнение контентом" — Менеджер по контенту.

7. Определите метрики успеха.

Как вы поймёте, что цель достигнута? Например, произошло увеличение конверсии на 15%.

8. Обсудите с командой.

Покажите дорожную карту команде, соберите обратную связь. Проведите встречу, где покажете план и выслушаете предложения.

9. Регулярно пересматривайте.

Дорожная карта — живой документ. Обновляйте её, если что-то меняется. Например, раз в месяц проверяйте актуальность плана.

Примеры дорожных карт

Дорожные карты могут выглядеть по-разному, в зависимости от проекта и ваших предпочтений. Вот несколько идей.

• Простая таблица. В Excel или Google Sheets можно сделать простую таблицу с колонками. "Этап", "Цель", "Результат", "Срок", "Ответственный".
• График Ганта. Если вам нужно наглядно показать зависимости между задачами и сроки, можно использовать график Ганта. Но помните, что дорожная карта — это не детальный график.
• Канбан-доска. Для более гибких проектов можно использовать доску с карточками, где каждая карточка — это задача или этап.

Инструменты для создания дорожной карты

Сейчас есть куча сервисов, которые помогут вам сделать классную дорожную карту.

• Trello, Asana, Jira. Это таск-трекеры, но их можно использовать и для создания простых дорожных карт.
• Aha!, Productboard, Roadmunk. Специализированные инструменты для управления продуктовыми дорожными картами. Они предлагают больше функций для планирования и визуализации.
• Miro, Figma. Если вам нужен более творческий подход и возможность рисовать, то эти инструменты подойдут.
• Google Sheets/Excel. Для самых простых случаев можно обойтись и ими.

Как внедрять бизнес-инструменты

Шаблоны создания дорожной карты проекта

Не знаете, с чего начать, когда нужно сделать дорожную карту проекта? Не обязательно придумывать всё с нуля. Есть куча готовых шаблонов, которые вам помогут.

Что такое шаблон? Это как готовый бланк, куда вам остаётся только вписать свои данные. Он уже содержит основные разделы и подсказки, так что вы ничего не забудете.

Где найти шаблоны?

• В интернете. Просто вбейте в поиск "шаблон дорожной карты проекта" или "project roadmap template". Вы найдёте их тонны — и для разных сфер, и для разных целей. Выбирайте тот, что больше нравится и подходит под ваш проект.
• В программах. Многие сервисы для управления проектами (типа Trello, Asana, Jira) или специализированные инструменты для дорожных карт (вроде Aha!, Productboard) уже имеют встроенные шаблоны. Это очень удобно, потому что вы сразу можете начать работать в них.
• В офисных программах. Даже в Google Sheets или Excel можно найти простые шаблоны. Это идеальный вариант, если вам нужен базовый, но функциональный шаблон без лишних наворотов.

Использование шаблона экономит ваше время и помогает структурировать мысли. Вы просто заполняете нужные поля, а не ломаете голову над тем, с чего начать и что вообще должно быть в этом документе. Так что, если предстоит составить дорожную карту, начните с поиска подходящего шаблона.

Отличия дорожной карты от roadmap (график работ)

Это частая путаница, но дорожная карта и график работ — это разные вещи.

• Дорожная карта. Это стратегия, высокоуровневый план, который показывает, куда вы идёте и зачем. Она отвечает на вопросы "Что?" и "Почему?".
• График работ. Это тактика, детальный план, который показывает, как вы будете достигать цели. Он отвечает на вопросы "Как?", "Когда?" и "Кто?".

Как матрица RACI помогает уложиться в сроки проекта и распределить задачи

Пример. В дорожной карте может быть "Запустить новую версию продукта". А в графике работ будут расписаны все задачи по разработке, тестированию, маркетингу, с конкретными сроками и ответственными.

Дорожная карта IT проекта

В отличие от обычной дорожной карты, IT-версия часто включает специфические для технологий моменты.

• Ключевые фичи и релизы.

Здесь прописывается, какие функции будут разрабатываться и когда планируется их выпуск. Это могут быть как совершенно новые возможности, так и улучшения уже существующих.

Например: в первом релизе — "Личный кабинет пользователя", во втором — "Интеграция с платёжной системой X".

• Технологический стек.

Какие технологии, языки программирования, базы данных будут использоваться. Это важно, чтобы все понимали, на чём строится проект.

Например: "Backend на Python/Django, Frontend на React, база данных PostgreSQL".

• Интеграции.

Если ваш проект должен взаимодействовать с другими системами (например, с CRM, ERP, сторонними сервисами), это тоже указывается.

Например: "Интеграция с системой аналитики Google Analytics", "API для сторонних разработчиков".

• MVP (Minimum Viable Product).

Что будет в самой первой, минимально жизнеспособной версии продукта? Это тот самый скелет, который запускается, чтобы быстро получить обратную связь от пользователей.

Например: Для онлайн-сервиса MVP может быть "Функция регистрации и создания профиля".

• Дальнейшие итерации и бэклог.

Дорожная карта показывает не только то, что будет сделано сейчас, но и планы на будущее: какие фичи добавятся потом, какие улучшения появятся. Это даёт понимание долгосрочной перспективы.

Например: После запуска MVP в планах "Расширенный поиск" и "Мобильное приложение".

Заключение

Дорожная карта - удобный инструмент для планирования бизнес-задач. Каким бы сложным и долгим ни был проект, roadmap поможет наладить эффективную работу между отделами. С помощью дорожной карты вы будете управлять проектом, командой, графиком команды, внутренними и внешними коммуникациями. Этот документ помогает вовремя завершите работу и достичь успешных результатов.

Также читайте: Чем поможет матрица Эйзенхауэра