Что такое дорожная карта проекта?

Как открыть магазин в срок или сдать заказчику готовое приложение? Как все учесть и ничего не упустить? Есть ли методика, которая помогает визуализировать все процессы и контролировать каждый этап?

Конечно есть! И это roadmap - дорожная карта проекта, которая проведет вас от точки к точке, и не позволит заблудиться.

Когда и зачем предприниматель составляет дорожную карту проекта? Что нужно учесть, чтобы этот документ был эффективным? Рассказываем подробно в нашей статье.

Почему карта это не план?

Дорожная карта по реализации проекта — графическое изображение стратегии развития, где указаны основные этапы реализации проекта, сроки завершение каждого этапа, исполнители и ответственные. То есть дорожная карта отвечает на вопросы «кто?», «что?» и «когда?».

Roadmap составляют в начале проекта. В дорожной карте указываются взаимосвязи между различными подразделениями на длительный период. При этом исполнители могут работать в разных отделах, филиалах, городах и странах. То есть дорожная карта внедрения проекта формирует команду вне зависимости от сложности проекта и удаленности людей друг от друга.

Дорожная карта мероприятий проекта, это взгляд на развитие событий сверху. Её задача наметить долгосрочные цели, на месяцы, может быть на несколько лет, но при этом не расписать в подробностях способы их достижения.

А вот план — это детализация каждого этапа проекта. В подробностях расписанная задача для каждого отдела.

Про планирование и постановку задач читайте нашу статью.

План и дорожная карта для бизнеса как правая и левая рука для человека. С чем-то одним жить и работать можно, но крайне трудно. А когда есть и то, и другое -  рабочий процесс идет эффективно.

Из чего состоит дорожная карта?

• Цели

Чему посвящена дорожная карта: новому проекту или стратегии развития компании на 3-5 лет.

• Структура

Как будет выглядеть дорожная карта? Таблица со столбцами и ячейками, канбан-доска. Выбор зависит от масштаба проекта и от того можно ли работать параллельно или все задачи должны идти друг за другом.

• Приоритеты

Определите, какие задачи в проекте самые важные. Что нужно сделать, чтобы успешно их завершить.

• Ответственные

Кто отвечает за результат с каждого этапа? Чаще всего  на эту роль назначают руководителей отделов или самых опытных сотрудников.

Работа над дорожной картой – командная работа. Не может один человек составить карту проекта, в котором будут работать сто сотрудников. Все ответственные исполнители составляют карты в рамках своего отдела или этапа проекта. Затем, как пазлы, мини-карты собираются в одну общую. Так выстраивается понятная и логичная картина всего проекта.

Целевая аудитория дорожной карты

Пользователей у дорожной карты много. Это не только группа исполнителей.  Поэтому содержание дорожной карты различается в зависимости от целевой аудитории, даже если проект один и тот же. Читателей дорожной карты можно разделить на внутренних и внешних.

Внутренние читатели

Исполнители

Карта для тех, кто работает над проектом. Исполнителям важно видеть других исполнителей, цели и сроки работ. Таким образом команде легче сотрудничать друг с другом. Не будет ситуаций из серии «а я не видел», «а я не знал», «а мы решили сделать по-другому». Так как в большом проекте исполнитель  отвечает не только за свою работу, но и открыто коммуницирует с другими участниками 

Руководитель

Дорожная карта руководителя проекта создается для управления компанией в целом или отдельным направлением. Руководитель оценивает, как команда разработчиков видит стратегию, сколько и каких ресурсов нужно на реализацию, когда будет результат. Благодаря дорожной карте управленцы вовремя видят отклонения от плана, корректируют дальнейшую работу без вреда для проекта и финансовых потерь.

Внешние читатели

Инвесторы

Если вы привлекаете заемные средства для выполнения задачи, вашим партнерам тоже будет интересна дорожная карта. Инвесторы из дорожной карты узнают о плюсах сотрудничества с вами, выгоду от вложения денег в проект, преимущества именно вашего продукта или услуги. И, конечно, информацию на каком этапе проект начнет окупаться и зарабатывать.

Клиенты

Будущие потребители ваших товаров и услуг тоже любопытные читатели. Если вы презентуете ваш проект, например, в СМИ, то людям интересно узнать, чем новое будет отличаться от аналогов, как изменится их жизнь или работа с внедрением новинки, коснется ли их жизни процесс реализации проекта.

Какими бывают дорожные карты?

Примеры дорожной карты реализации проекта

Рассмотрим несколько примеров построения дорожных карт проекта

Продуктовая дорожная карта

Делают такую карту, когда компания хочет выпустить на рынок новый продукт или расширить ассортиментную линейку. Например, вы планируете выпустить на рынок  компьютерную игру, новую книгу, помаду. В дорожной карте будут указаны отделы, работающие над созданием продукта: маркетологи, технологи, айтишники, рекламщики. Сроки выполнения задач, ответственные за каждый этап. Срок выхода новинки на рынок. То есть карта отражает этапы работы над продуктом, стратегию продвижения, преимущества новинки.

Технологическая дорожная карта

Разрабатывают, когда в компании нужно внедрить новую технологию, поставить оборудование или полностью переоснастить отдел или производственный цех. 

Например, компания по строительству загородных домов решила внедрить новую технологию обработки древесины. В карте указывают этапы внедрения. Когда оборудование купят, в какие сроки установят, сколько времени займет обучение сотрудников, сколько времени уйдет на опытные образцы. Когда технология будет апробирована и ее можно использовать в работе. 

Отраслевая дорожная карта

Такую карту составляют, если в планах компании развивать новую отрасль или сегмент рынка.

Например, компания занималась брендированием одежды, а в перспективе хочет одежду еще и изготавливать. В такой дорожной карте представляют анализ конкурентов, сильные и слабые стороны рынка, его потенциал.

Корпоративная дорожная карта 

Описывает процесс развития компании и достижения долгосрочных ключевых целей. Например, компания онлайн обучения, решила открыть новое направление – стажировки в Европу. В дорожной карте обозначают этапы работы над проектом: анализ рынка, конкурентов, сбор информации и подготовка документов, подготовка маркетингового плана, назначат ответственных, определят сроки.

Образовательная дорожная карта 

Представляет план обучения и повышения квалификации сотрудников. Например, у вас в компании произошла ротация кадров. Пришли новые сотрудники, опытные перешли на более высокие должности, кто-то уволился. Вышли новые документы, которые должны знать все в компании. В образовательной дорожной карте прописывается кто, когда и где учится, когда сдает тесты. Это позволяет грамотно распределить нагрузку на группы, наставников, определить количество участников в группе и не прерывать рабочий процесс.

Как составить дорожную карту

По способу реализации существует два подхода к составлению дорожных карт: Waterfall и Agile.

Waterfall или каскадная модель — модель управления проектами со строгой последовательностью действий. В такой модели сначала нужно завершить один этап, и только потом перейти ко второму. Каскадная модель имеет понятную структуру, позволяет точно планировать бюджет и сроки. Но она не гибкая и не учитывает форс мажоры, которые могут возникнуть. Waterfall чаще всего используют для предсказуемых проектов и долгосрочных целей.

Agile — гибкий метод. Здесь участники команды могут работать параллельно, синхронно, а не только последовательно. Модель позволяет быстро и безболезненно вносить изменения, поэтому используется в краткосрочных проектах и непредсказуемых проектах.

Например, вы планируете выпустить новую коллекцию одежды на предстоящий сезон. Дизайнеры придумывают принты, закройщики разрабатывают лекала, отдел закупок ищет ткань и фурнитуру, пиарщики готовят готовят релизы и собирают пул СМИ для анонсирования.

Как сделать дорожную карту проекта?

• Еще раз напомним: дорожная карта — не план. Выжимайте лишнюю воду, избегайте детализации.
• Ставьте реальные цели и сроки.
• Налаживайте коммуникацию между участниками проекта. Исполнители должны сообщать о задержках или о завершении задачи и переходе к новой.
• Доступ к дорожной карте должен быть только у участников проекта. Никто не должен вмешиваться и отвлекать их от работы. Все внешние вопросы решает руководитель.
• Сервис, в котором вы сделали roadmap, должен сообщать о сроках и напоминать о подзадачах. Такая функция, например, есть у сервиса Platrum.

Дорожная карта выполнения проекта должна работать. Регулярно сверяйтесь с документом и не забывайте обновлять информацию.

Где создаются дорожные карты?

Дорожная карта — это не сброшюрованная книга из 100 страниц формата А4. Это живой, изменяемый документ, отражающий реальную жизнь проекта. Для составления дорожной карты реализации проекта используют разные инструменты.

Электронные таблицы

Бесплатный, простой и доступный каждому инструмент — электронные таблицы Excel или Google. Чтобы ее заполнить не нужно специальных знаний. В электронные таблицы можно включить цели, задачи, ответственных, сроки и статусы исполнения. Чтобы каждый участник редактировал свой этап, карты создают в онлайн-формате.

Презентации

Презентации позволяют делать все то же самое, что и электронные таблицы, плюс в них больше возможностей визуализировать данные. 

Специальные сервисы

Альтернатива таблицам и презентациям. Сервисы обладают широким функционалом и набором инструментов, позволяющим создавать дорожную карту развития проекта. 

Один из таких сервисов Platrum. Он универсален и подходит для любого бизнеса и задачи. С помощью Задач можно организовать работу сотрудников так, чтобы каждый был сфокусирован на своих задачах и на достижении цели компании. Сервис предлагает канбан доски под любую задачу, календарь задач интегрированный с Google календарем. Он удобен сотрудникам и руководителю. Первые выбирают удобный способ планирования задач, а второй получает полный контроль над процессом работы. 

Заключение

Дорожная карта - удобный инструмент для планирования бизнес-задач. Каким бы сложным и долгим ни был проект, roadmap поможет наладить эффективную работу между отделами. С помощью дорожной карты вы будете управлять проектом, командой, графиком команды, внутренними и внешними коммуникациями. Этот документ помогает вовремя завершите работу и достичь успешных результатов.

Также читайте: Чем поможет матрица Эйзенхауэра