Меню

Подключить Platrum
ГлавнаяКейсыКак структура компании помогает GAF Group торговать на маркетплейсе и развивать собственный бренд

Как структура компании помогает GAF Group торговать на маркетплейсе и развивать собственный бренд

Содержание

Рассказываем, как сертифицированный партнёр Platrum Алексей Кашин, помог владельцам бизнеса не просто разработать эффективную структуру компании, но и расписать шаги развития бизнеса.

Компания GAF Group занимается продажей товаров на маркетплейсах. В штате 20 удаленных сотрудников и 2 владельца, которые  участвуют в управлении, закрывая некоторые линейные задачи.

ДоПосле
❌ Почти весь рабочий день владельцы занимаются линейными задачами. У них нет времени на построение стратегии развития.✅ Структура компании показала, какие обязанности можно передать сотрудникам. Распределили задачи на помощников.
❌ Бухгалтер на аутсорсе справляется только с ⅓ объёма работы. Финансовыми задачами регулярно никто не занимается.✅ Наняли бухгалтера в штат. Разместили вакансию финансиста. Подробно расписали задачи, которыми они будут заниматься. 
❌ Собеседованиями и вводом сотрудника в штат занимаются сами владельцы.✅ Открыли вакансию помощника руководителя и удаленного специалиста по кадрам. Передали им эти функции.
❌ Уволился опытный аналитик данных. Это важная должность и для компании это большая проблема.✅ Так как на структуре были прописаны функции должности, быстро разместили вакансию с нужными требованиями и наняли специалиста.
❌ Директор склада попросил повышении зарплаты.✅ Перед повышением оплаты, четко расписали обязанности и результат, который ждут от него владельцы.
❌ Владелец руководит маркетологами на аутсорсе. Сильно погружён в процессы, это отнимает время и силы✅ Прописали результаты работы маркетологов, чтобы было проще ставить задачи и контролировать работу внешних исполнителей.
❌ Владельцы не понимают вектор развития, и что конкретно нужно делать для масштабирования.✅ Создали отделы развития: PR, Систематизации и B2B. Отразили, кто и что делает, чтобы компания двигалась к намеченным целям.

Владельцы хотят:

  • небольшой командой делать большие результаты;
  • навести порядок в компании;
  • четко распределить задачи между сотрудниками;
  • избежать массового найма;
  • частично выйти из операционного управления.

Для этого создаем структуру компании, которая поможет расставить всё по своим местам. 

Как может выглядеть структура компании, построенная в Platrum

Департамент персонала

Выявленные проблемы

  • В отделе нет сотрудников, отвечающих за персонал.
  • Поиском кандидатов занимается рекрутёр на аутсорсе.
  • Владельцы проводят собеседования и вводят сотрудника в должность.
  • Кадровым делопроизводством занимается бухгалтер, но выполняет эту работу некачественно.
  • Созданием, выдачей и администрированием доступов к системам компании занимается собственник.
  • Вопросами HR бренда, мотивации и разрешением конфликтных ситуаций никто не занимается.

Решение

Разработали структуру отдела. Она показала каких должностей не хватает. 

Открыли вакансию помощника руководителя. Прописали его функции, включая собеседование кандидатов, введение в должность, выдачу доступов.

Открыли вакансию удаленного специалиста по кадрам, чтобы снять задачи с бухгалтера.

Обозначили на структуре должность менеджера по персоналу и функции работы над имиджем, мотивацией, конфликтами.

Пример структуры департамента персонала из демоверсии Platrum

Коммерческий департамент

В этом департаменте 5 отделов

Отдел контента

Контент влияет на результат компании, так как товар выбирают по картинкам. 

Руководит отделом один из владельцев.

Линейные функции распределены между дизайнером и контент-менеджером.

Проблем в отделе нет, работа очень структурирована.

Чтобы добавить чёткости в процессы, все задачи разделили на 3 направления:

1.Разработка контента (9 типов, включая motion, rich, инфографику).

2. Создание фото и видео.

3. Работа с контентом на маркетплейсе.

После создания структуры собственники и сотрудники увидели функционал отдела и кто за что отвечает.

Пример структуры коммерческого департамента из демоверсии Platrum

Отдел аналитики: лаборатория показателей

Руководит отделом один из владельцев. Аналитик ежедневно собирает огромное количество показателей в одном интерфейсе.

Подробно прописали задачи отдела и отметили их на структуре.

К окончанию разработки структуры, аналитик уволился из компании. Владелец отметил, что структура помогла быстро собрать функционал аналитика и разместить вакансию на сайте.

При найме новый сотрудник увидел обязанности и положение своей должности на структуре компании. Это ускорило его адаптацию и нивелировало увольнение опытного сотрудника.

Отдел менеджеров по маркетплейсам

Есть руководитель отдела и 2 менеджера по маркетплейсам.

Несмотря на то, что сотрудники показывали хорошие результаты,  иногда происходила путаница в задачах. Теперь, когда функционал чётко разделён и все задачи отражены на структуре, работа в отделе стала ещё более чёткой и слаженной.

Отдел маркетинга

Штатных сотрудников нет. Работу выполняют подрядчики.

Проблемы

Руководителя нет, обязанности выполняет один из владельцев.

Владелец ставит и контролирует выполнение задач. Сильно погружен в операционное управление.

Решение

Прописали и нанесли на структуру задачи, чтобы собственник увидел своё сильное вовлечение в процессы.

Согласовали продукты должностей, чтобы владельцу было проще ставить задачи и контролировать работу внешних исполнителей.

Обозначили необходимость поиска руководителя в этот отдел.

Отдел разработки  

Задача - постоянный поиск новых высокомаржинальных товаров и разработка новых товарных ниш. За год запускается в продажу около 50 новых товаров.

Выявленные проблемы

Очень много задач

Сотрудников в отделе нет.

Функции выполняют Аналитик, Закупщик и оба владельца.

Владельцы сильно вовлечены в работу и принимают непосредственное участие в каждой задаче.

Решение

Прописали все функции и внесли их на структуру. После того, как напротив каждой функции разместили фамилии ответственных, собственники увидели, насколько сильно они вовлечены в процессы.

В этот отдел нужен дополнительный сотрудник, который снимет часть задач с владельцев.

Финансовый департамент

Компания пользуется услугами бухгалтера на аутсорсе. Финансового отдела нет.

Выявленные проблемы

Когда расписали все функции бухгалтерии, владелец увидел, что подрядчик закрывает только 1/3 всей работы.

Часть бухгалтерских функций владелец выполняет лично, занимаясь согласованием счетов и планами закупок. Времени на другие важные задачи не остаётся.

Когда расписали задачи финансового отдела, оказалось, что функции либо никем не выполняются, либо их закрывает владелец.

Решение

В срочном порядке в штат наняли бухгалтера.

Разместили вакансию финансиста, который закроет линейные задачи, разгрузив собственника.

В отдел финансов добавили 14 функций:

Пример структуры финансового департамента из демоверсии Platrum

Департамент обеспечения товарами

Отдел закупок

Ключевой отдел компании. От оперативности и точности его работы зависит прибыль.

Задачи закупщика:

  • поиск, отбор и согласование новых поставщиков;
  • мониторинг условий для каждой закупки;
  • оформление сопроводительных и закрывающих документов;
  • работа с рекламациями;
  • мониторинг новых товаров и многое другое

Выявленные проблемы:

В штате один сотрудник на позиции закупщика.

Руководителя отдела нет, обязанности исполняет собственник.

Решение:

Как минимум в этот отдел нужен второй специалист на должность закупщика.

Склад

Есть начальник склада и несколько сотрудников.

Проблемы

Ситуации нехватки штатных сотрудников для разгрузки/погрузки из-за поступления большого количества товара на склад. 

Начальник склада, в связи с переездом и расширением склада просит повышение зарплаты.

Решение

Перед повышением зарплаты руководителю склада, тщательно проработали функции должности, чтобы чётко обозначить стоящие перед ним задачи и зону ответственности.

Функции начальника склада:

  • приёмка, распределение и контроль качества товара на складе;
  • оформление документов;
  • инвентаризация и другие.

Отельно выделили функцию по формированию базы кадров для усиления штата на время большого поступления товаров.

Работа с качеством

Задача - контролировать качество товаров в ассортиментной матрице. Уровень сервиса контролировать не нужно, так как это задача маркетплейса.

Проблемы:

На сегодняшний день нет ни одного сотрудника, который выполняет функции отдела качества.

Компания не коммуницирует с конечным клиентом напрямую. Но чтобы улучшать качество самого продукта, упаковки, аксессуаров ей нужно собирать мнения клиентов.

Решение:

Создать отдел качества, который будет определять реальный рейтинг товаров, через анализ негативных и позитивных отзывов, учитывая только реальные отзывы, но не фейковые (используются для продвижения товара в выдаче).

Создать секцию "Улаживание споров с клиентами". По последним правилам работы маркетплейса продавцы должны самостоятельно решать конфликтные ситуации с покупателями.

Нанять менеджера по качеству по мере развития компании.

Обучение сотрудников

Проблемы

Компания занимается обучением сотрудников точечно. Курсы приобретают под запросы сотрудников.

В качестве обучения внутри компании используется наставничество, но не системно.

После разработки структуры отдела обучения, стало очевидно, что эти функции никто не выполняет.

Решение

Нанять сотрудника, который:

  • выстроит необходимые виды обучения;
  • будет собирать запросы на обучение от сотрудников;
  • подготавливать спикеров/ контент/ условия/ площадку для обучения;
  • контролировать результаты.

Нужно сделать обучение регулярным, а не стихийным. Так, чтобы каждый сотрудник постоянно наращивал компетенции.

Эти задачи должны быть решены перед началом масштабирования компании и наращиванием штата сотрудников.

Департамент развития

Проблема

В компании нет систематической работы со стратегическими планами. Не понятен вектор развития, и что конкретно нужно делать для масштабирования. 

Решение

Создать на структуре компании департамент развития из трёх отделов. Отразить, кто и что делает, чтобы компания двигалась к намеченным целям.

Отдел PR

PR работает над узнаваемостью брендов и лояльностью целевой аудитории. Это увеличивает продажи и помогает привлекать клиентов на B2B рынке.

На ближайшие 2 года поставили задачу вывести собственный бренд солнцезащитных очков на первое место по популярности у ЦА среди российских брендов.

Сейчас часть функций выполняют сотрудники отдела маркетинга и один из владельцев. Линейных сотрудников в отделе нет. Руководителем отдела временно назначили одного из владельцев.

Отдел систематизации

Проблема:

Обороты растут, ассортимент расширяется, штат сотрудников увеличивается. Компанией тяжело управлять в ручном режиме.

Оба владельца закрывают большинство управленческих и линейных функций.

Решение:

  • тотальная систематизация бизнеса;
  • разработка регламентов и бизнес-процессов;
  • детальное описание технологий работы компании;
  • внедрение автоматизаций и веб-сервисов;
  • обучение сотрудников стандартам компании и контроль их выполнения;
  • найм бизнес-технолога, который будет отвечать за систематизацию;
  • построение культуры структурной работы и взаимодействий, порядка в документах и задачах.

Руководителем отдела назначили одного из владельцев, линейные функции будет выполнять его ассистент.

Отдел B2B продаж

Задача: организовать продажу товаров B2B клиентам: оптики, салоны очков, магазины одежды и т.д.

Решение

  • понять точный аватар B2B клиента,
  • сформировать предложение,
  • подготовить КП и прайс-листы,
  • внедрить crm систему,
  • запустить контроль качества,
  • организовать планирование и обслуживание продаж,
  • сформировать отдел продаж из "хантеров" и "фермеров".

Отдел пока существует только на структуре компании. Сотрудников нет, но функционал готов. Теперь понятно, на какие должности нужны сотрудники, за что каждый из них будет отвечать и какой результат обеспечивать.

Административный департамент

Услугами службы безопасности и юридической службы компания пользуется на аутсорсе. Штатных сотрудников нет и не предвидится. Подробно разработали функции. В случае найма сотрудникам будут понятны задачи.

По IT направлению нагрузка минимальна. Сотрудники работают удалённо. Локальных сетей, техники, компьютеров нет. Функции закрывают ассистент руководителя и системный администратор.

Административный отдел

Служба генерального директора

Совместно с владельцем подробно описали функционал и ожидаемый результат гендиректора. Важно понимать, что успешные действия директора максимально разгружают руководителя, освобождая время на стратегические задачи.

Уже приняли сотрудника на испытательный срок и разъяснили его задачи, согласно структуре компании.

Офис владельца

Проблема:

Нет чёткого понимания, какие задачи выполняют владельцы, поскольку они всегда занимались операционным управлением.

Решение:

Прописать функции собственников, которые никогда не смогут выполнить наёмные сотрудники:

  • стратегический маркетинг,
  • построение технологии;
  • управление финансовыми и другими активами и т.д.

Некоторые функции разделены между собственниками, какие-то задачи они закрывают вдвоём.

Теперь собственники понимают, на чём они должны сосредоточиться после выхода из операционного управления.

Итоги

  • разработана функциональная структура компании;
  • владельцы видят, за что отвечает каждый сотрудник
  • владельцы увидели все задачи, за которые отвечают самостоятельно;
  • стали очевидны “дыры” в штате и кого нужно нанять, чтобы скинуть лишние задачи;
  • понятно куда расти ближайшие 2-3 года;
  • сотрудникам видно, кто за что отвечает, скорость коммуникаций возрастает. 

Владелец отметил, что сотрудники позитивно приняли инструмент. В работе компании стало больше порядка и осознанности.

Также читайте кейс: Как интегрировать Platrum и hh.ru и автоматизировать работу HR

Telegram-канал Алексея Кашина https://t.me/systembp

Ко всем статьям →