Содержание
Рассказываем, как сертифицированный партнёр Platrum Алексей Кашин, помог владельцам бизнеса не просто разработать эффективную структуру компании, но и расписать шаги развития бизнеса.
Компания GAF Group занимается продажей товаров на маркетплейсах. В штате 20 удаленных сотрудников и 2 владельца, которые участвуют в управлении, закрывая некоторые линейные задачи.
| До | После |
| ❌ Почти весь рабочий день владельцы занимаются линейными задачами. У них нет времени на построение стратегии развития. | ✅ Структура компании показала, какие обязанности можно передать сотрудникам. Распределили задачи на помощников. |
| ❌ Бухгалтер на аутсорсе справляется только с ⅓ объёма работы. Финансовыми задачами регулярно никто не занимается. | ✅ Наняли бухгалтера в штат. Разместили вакансию финансиста. Подробно расписали задачи, которыми они будут заниматься. |
| ❌ Собеседованиями и вводом сотрудника в штат занимаются сами владельцы. | ✅ Открыли вакансию помощника руководителя и удаленного специалиста по кадрам. Передали им эти функции. |
| ❌ Уволился опытный аналитик данных. Это важная должность и для компании это большая проблема. | ✅ Так как на структуре были прописаны функции должности, быстро разместили вакансию с нужными требованиями и наняли специалиста. |
| ❌ Директор склада попросил повышении зарплаты. | ✅ Перед повышением оплаты, четко расписали обязанности и результат, который ждут от него владельцы. |
| ❌ Владелец руководит маркетологами на аутсорсе. Сильно погружён в процессы, это отнимает время и силы | ✅ Прописали результаты работы маркетологов, чтобы было проще ставить задачи и контролировать работу внешних исполнителей. |
| ❌ Владельцы не понимают вектор развития, и что конкретно нужно делать для масштабирования. | ✅ Создали отделы развития: PR, Систематизации и B2B. Отразили, кто и что делает, чтобы компания двигалась к намеченным целям. |
Владельцы хотят:
- небольшой командой делать большие результаты;
- навести порядок в компании;
- четко распределить задачи между сотрудниками;
- избежать массового найма;
- частично выйти из операционного управления.
Для этого создаем структуру компании, которая поможет расставить всё по своим местам.
Как может выглядеть структура компании, построенная в Platrum
Департамент персонала
Выявленные проблемы
- В отделе нет сотрудников, отвечающих за персонал.
- Поиском кандидатов занимается рекрутёр на аутсорсе.
- Владельцы проводят собеседования и вводят сотрудника в должность.
- Кадровым делопроизводством занимается бухгалтер, но выполняет эту работу некачественно.
- Созданием, выдачей и администрированием доступов к системам компании занимается собственник.
- Вопросами HR бренда, мотивации и разрешением конфликтных ситуаций никто не занимается.
Решение
Разработали структуру отдела. Она показала каких должностей не хватает.
Открыли вакансию помощника руководителя. Прописали его функции, включая собеседование кандидатов, введение в должность, выдачу доступов.
Открыли вакансию удаленного специалиста по кадрам, чтобы снять задачи с бухгалтера.
Обозначили на структуре должность менеджера по персоналу и функции работы над имиджем, мотивацией, конфликтами.
Пример структуры департамента персонала из демоверсии Platrum
Коммерческий департамент
В этом департаменте 5 отделов
Отдел контента
Контент влияет на результат компании, так как товар выбирают по картинкам.
Руководит отделом один из владельцев.
Линейные функции распределены между дизайнером и контент-менеджером.
Проблем в отделе нет, работа очень структурирована.
Чтобы добавить чёткости в процессы, все задачи разделили на 3 направления:
1.Разработка контента (9 типов, включая motion, rich, инфографику).
2. Создание фото и видео.
3. Работа с контентом на маркетплейсе.
После создания структуры собственники и сотрудники увидели функционал отдела и кто за что отвечает.
Пример структуры коммерческого департамента из демоверсии Platrum
Отдел аналитики: лаборатория показателей
Руководит отделом один из владельцев. Аналитик ежедневно собирает огромное количество показателей в одном интерфейсе.
Подробно прописали задачи отдела и отметили их на структуре.
К окончанию разработки структуры, аналитик уволился из компании. Владелец отметил, что структура помогла быстро собрать функционал аналитика и разместить вакансию на сайте.
При найме новый сотрудник увидел обязанности и положение своей должности на структуре компании. Это ускорило его адаптацию и нивелировало увольнение опытного сотрудника.
Отдел менеджеров по маркетплейсам
Есть руководитель отдела и 2 менеджера по маркетплейсам.
Несмотря на то, что сотрудники показывали хорошие результаты, иногда происходила путаница в задачах. Теперь, когда функционал чётко разделён и все задачи отражены на структуре, работа в отделе стала ещё более чёткой и слаженной.
Отдел маркетинга
Штатных сотрудников нет. Работу выполняют подрядчики.
Проблемы
Руководителя нет, обязанности выполняет один из владельцев.
Владелец ставит и контролирует выполнение задач. Сильно погружен в операционное управление.
Решение
Прописали и нанесли на структуру задачи, чтобы собственник увидел своё сильное вовлечение в процессы.
Согласовали продукты должностей, чтобы владельцу было проще ставить задачи и контролировать работу внешних исполнителей.
Обозначили необходимость поиска руководителя в этот отдел.
Отдел разработки
Задача - постоянный поиск новых высокомаржинальных товаров и разработка новых товарных ниш. За год запускается в продажу около 50 новых товаров.
Выявленные проблемы
Очень много задач.
Сотрудников в отделе нет.
Функции выполняют Аналитик, Закупщик и оба владельца.
Владельцы сильно вовлечены в работу и принимают непосредственное участие в каждой задаче.
Решение
Прописали все функции и внесли их на структуру. После того, как напротив каждой функции разместили фамилии ответственных, собственники увидели, насколько сильно они вовлечены в процессы.
В этот отдел нужен дополнительный сотрудник, который снимет часть задач с владельцев.
Финансовый департамент
Компания пользуется услугами бухгалтера на аутсорсе. Финансового отдела нет.
Выявленные проблемы
Когда расписали все функции бухгалтерии, владелец увидел, что подрядчик закрывает только 1/3 всей работы.
Часть бухгалтерских функций владелец выполняет лично, занимаясь согласованием счетов и планами закупок. Времени на другие важные задачи не остаётся.
Когда расписали задачи финансового отдела, оказалось, что функции либо никем не выполняются, либо их закрывает владелец.
Решение
В срочном порядке в штат наняли бухгалтера.
Разместили вакансию финансиста, который закроет линейные задачи, разгрузив собственника.
В отдел финансов добавили 14 функций:
Пример структуры финансового департамента из демоверсии Platrum
Департамент обеспечения товарами
Отдел закупок
Ключевой отдел компании. От оперативности и точности его работы зависит прибыль.
Задачи закупщика:
- поиск, отбор и согласование новых поставщиков;
- мониторинг условий для каждой закупки;
- оформление сопроводительных и закрывающих документов;
- работа с рекламациями;
- мониторинг новых товаров и многое другое
Выявленные проблемы:
В штате один сотрудник на позиции закупщика.
Руководителя отдела нет, обязанности исполняет собственник.
Решение:
Как минимум в этот отдел нужен второй специалист на должность закупщика.
Склад
Есть начальник склада и несколько сотрудников.
Проблемы
Ситуации нехватки штатных сотрудников для разгрузки/погрузки из-за поступления большого количества товара на склад.
Начальник склада, в связи с переездом и расширением склада просит повышение зарплаты.
Решение
Перед повышением зарплаты руководителю склада, тщательно проработали функции должности, чтобы чётко обозначить стоящие перед ним задачи и зону ответственности.
Функции начальника склада:
- приёмка, распределение и контроль качества товара на складе;
- оформление документов;
- инвентаризация и другие.
Отельно выделили функцию по формированию базы кадров для усиления штата на время большого поступления товаров.
Работа с качеством
Задача - контролировать качество товаров в ассортиментной матрице. Уровень сервиса контролировать не нужно, так как это задача маркетплейса.
Проблемы:
На сегодняшний день нет ни одного сотрудника, который выполняет функции отдела качества.
Компания не коммуницирует с конечным клиентом напрямую. Но чтобы улучшать качество самого продукта, упаковки, аксессуаров ей нужно собирать мнения клиентов.
Решение:
Создать отдел качества, который будет определять реальный рейтинг товаров, через анализ негативных и позитивных отзывов, учитывая только реальные отзывы, но не фейковые (используются для продвижения товара в выдаче).
Создать секцию "Улаживание споров с клиентами". По последним правилам работы маркетплейса продавцы должны самостоятельно решать конфликтные ситуации с покупателями.
Нанять менеджера по качеству по мере развития компании.
Обучение сотрудников
Проблемы
Компания занимается обучением сотрудников точечно. Курсы приобретают под запросы сотрудников.
В качестве обучения внутри компании используется наставничество, но не системно.
После разработки структуры отдела обучения, стало очевидно, что эти функции никто не выполняет.
Решение
Нанять сотрудника, который:
- выстроит необходимые виды обучения;
- будет собирать запросы на обучение от сотрудников;
- подготавливать спикеров/ контент/ условия/ площадку для обучения;
- контролировать результаты.
Нужно сделать обучение регулярным, а не стихийным. Так, чтобы каждый сотрудник постоянно наращивал компетенции.
Эти задачи должны быть решены перед началом масштабирования компании и наращиванием штата сотрудников.
Департамент развития
Проблема
В компании нет систематической работы со стратегическими планами. Не понятен вектор развития, и что конкретно нужно делать для масштабирования.
Решение
Создать на структуре компании департамент развития из трёх отделов. Отразить, кто и что делает, чтобы компания двигалась к намеченным целям.
Отдел PR
PR работает над узнаваемостью брендов и лояльностью целевой аудитории. Это увеличивает продажи и помогает привлекать клиентов на B2B рынке.
На ближайшие 2 года поставили задачу вывести собственный бренд солнцезащитных очков на первое место по популярности у ЦА среди российских брендов.
Сейчас часть функций выполняют сотрудники отдела маркетинга и один из владельцев. Линейных сотрудников в отделе нет. Руководителем отдела временно назначили одного из владельцев.
Отдел систематизации
Проблема:
Обороты растут, ассортимент расширяется, штат сотрудников увеличивается. Компанией тяжело управлять в ручном режиме.
Оба владельца закрывают большинство управленческих и линейных функций.
Решение:
- тотальная систематизация бизнеса;
- разработка регламентов и бизнес-процессов;
- детальное описание технологий работы компании;
- внедрение автоматизаций и веб-сервисов;
- обучение сотрудников стандартам компании и контроль их выполнения;
- найм бизнес-технолога, который будет отвечать за систематизацию;
- построение культуры структурной работы и взаимодействий, порядка в документах и задачах.
Руководителем отдела назначили одного из владельцев, линейные функции будет выполнять его ассистент.
Отдел B2B продаж
Задача: организовать продажу товаров B2B клиентам: оптики, салоны очков, магазины одежды и т.д.
Решение
- понять точный аватар B2B клиента,
- сформировать предложение,
- подготовить КП и прайс-листы,
- внедрить crm систему,
- запустить контроль качества,
- организовать планирование и обслуживание продаж,
- сформировать отдел продаж из "хантеров" и "фермеров".
Отдел пока существует только на структуре компании. Сотрудников нет, но функционал готов. Теперь понятно, на какие должности нужны сотрудники, за что каждый из них будет отвечать и какой результат обеспечивать.
Административный департамент
Услугами службы безопасности и юридической службы компания пользуется на аутсорсе. Штатных сотрудников нет и не предвидится. Подробно разработали функции. В случае найма сотрудникам будут понятны задачи.
По IT направлению нагрузка минимальна. Сотрудники работают удалённо. Локальных сетей, техники, компьютеров нет. Функции закрывают ассистент руководителя и системный администратор.
Административный отдел
Служба генерального директора
Совместно с владельцем подробно описали функционал и ожидаемый результат гендиректора. Важно понимать, что успешные действия директора максимально разгружают руководителя, освобождая время на стратегические задачи.
Уже приняли сотрудника на испытательный срок и разъяснили его задачи, согласно структуре компании.
Офис владельца
Проблема:
Нет чёткого понимания, какие задачи выполняют владельцы, поскольку они всегда занимались операционным управлением.
Решение:
Прописать функции собственников, которые никогда не смогут выполнить наёмные сотрудники:
- стратегический маркетинг,
- построение технологии;
- управление финансовыми и другими активами и т.д.
Некоторые функции разделены между собственниками, какие-то задачи они закрывают вдвоём.
Теперь собственники понимают, на чём они должны сосредоточиться после выхода из операционного управления.
Итоги
- разработана функциональная структура компании;
- владельцы видят, за что отвечает каждый сотрудник
- владельцы увидели все задачи, за которые отвечают самостоятельно;
- стали очевидны “дыры” в штате и кого нужно нанять, чтобы скинуть лишние задачи;
- понятно куда расти ближайшие 2-3 года;
- сотрудникам видно, кто за что отвечает, скорость коммуникаций возрастает.
Владелец отметил, что сотрудники позитивно приняли инструмент. В работе компании стало больше порядка и осознанности.
Также читайте кейс: Как интегрировать Platrum и hh.ru и автоматизировать работу HR
Telegram-канал Алексея Кашина https://t.me/systembp
