Содержание
Рассказываем, как сертифицированный партнёр Platrum "Точка контроля" помог компании из Краснодара структурировать бизнес и внедрить инструменты управления.
| До | После |
| Неактуальная структура компании, распечатанная на бумаге | Актуальная электронная структура компании, где можно быстро внести изменения и найти ответственного сотрудника. |
| Сотрудников обучает сам владелец и опытные специалисты, регулярно отрываясь от работы. | Автоматизировали обучение, теперь сотрудники изучают все сами, владелец не тратит время на обучение, а руководители отслеживают успехи сотрудников. |
| Сотрудники постоянно просят деньги на те или иные нужды. | Внедрили систему одобрения финансовых заявок. Все траты обоснованы и под контролем |
Сеть агентств недвижимости "Кубань Новострой", помогает подбирать квартиры в новостройках города Краснодара. В компании 3 филиала, в штате 41 сотрудник.
Основная проблема
Владелец компании был полностью погружён в операционную деятельность: доделывал задачи за подчинённых, принимал участие в обучении новых сотрудников, курировал финансовую деятельность, проводил совещания. Не удивительно, что с такой нагрузкой у него совсем не оставалось времени на стратегическое планирование и личную жизнь.
Как обстояли дела до внедрения Platrum
Во-первых, не актуальная и не работающая Структура компании. Структура была не проработана и существовала в нарисованном на бумаге виде. Пользу она не приносила. Ни сотрудники, ни собственник ей не пользовались. Кроме того на ней были ошибки, путаница с филиалами и несоответствие с текущим положением в компании.
Во-вторых, отсутствовала структурированная база знаний. Все инструкции и регламенты компания хранила в Google-документах. А значит, доступ к ним открывался по ссылке или на именную почту сотрудника. При увольнении или смене должности было невозможно отследить, кто имеет доступ к информации. Был риск утечки или потери данных.
В-третьих, неудобное обучение сотрудников. Обучение также было организовано через Google-диск. Было невозможно отследить каком порядке сотрудник открывает материал, внимательно ли изучил регламенты, а главное ознакомился ли с тем или иным документом. Многие знания не были записаны, их носителями являлся сам владелец компании и самые опытные специалисты. Именно они и занимались обучением новичков и проверкой их знаний. Можно не говорить, что на это уходило много времени и внимания.
В-четвёртых, бардак в постановке задач. Как и во многих компаниях, задачи сотрудникам ставились хаотично. А значит, какие-то передавались устно, про какие-то писали в мессенджерах или на корпоративную почту. Не удивительно, что некоторые задачи терялись и не выполнялись. Довольно часто руководители, да и сам собственник не указывали приоритет выполнения той или иной задачи и сроки, к которым она должна быть выполнена. Всё это создавало конфликты и недопонимания. Приходилось тратить время на то, чтобы разобраться в ситуации и выяснить "кто виноват".
В-пятых, долгие и бесполезные совещания. Так как в организации отсутствовал регламент проведения координаций, довольно часто они затягивались, важные вопросы могли забыть обсудить и встреча превращалась в перекладывание ответственности. Сотрудники выходили с них опустошенные и с отсутствием плана работы.
В-шестых, не налажено финпланирование. Сотрудники постоянно просили деньги на те или иные нужды. Руководителям было сложно оценить важность тех или иных трат. Не было понимания, укладываются ли траты в бюджет и можно ли решить задачу по другому.
В-седьмых, отсутствие системы хранения паролей. Владелец понимал, что нужна надёжная система для хранения и передачи паролей, но самостоятельное решение вопроса не приводило к желаемым результатам. Пароли продолжали быть не актуальными, терялись, а сотрудники записывали их на стикерах и передавали друг другу в мессенджерах.
Как инструменты Platrum решили проблемы собственника
Внедрение электронной Структуры компании помогло решить вопрос актуальности данных. Создали схему, соответствующую реальной картине в компании. На Структуре появились все подразделения, должности, указания результатов работы и функций должностей. Теперь вся команда знает как пользоваться структурой и обращаются к ней на постоянной основе.
Внедрение Базы знаний помогло собрать все документы в одном месте и структурировать их по тематическим папкам. Теперь доступ к документам открывается автоматически в зависимости от должности в компании. Руководители могут не переживать, что информация попадёт не в те руки. Прописаны правила написания регламентов и инструкций.
Внедрение Академии помогло автоматизировать обучение сотрудников и исключить из процесса опытных специалистов и владельца компании. Созданы курсы по должностям и все действующие сотрудники их прошли.
Настроен автоматический контроль знаний, когда через несколько дней после прочтения документа, сотрудник отвечает на несколько вопросов по изученным регламентам. Статистику по прочтению и успешному прохождению тестов можно посмотреть в системе. Теперь руководители знают, кто точно прочитал инструкции и усвоил знания.
Внедрение инструмента Задачи позволило навести порядок в их постановке и выполнении. Теперь все задачи ставятся исключительно через Platrum, где есть поля указания сроков, ответственных, возможность давать пояснения и прикреплять файлы, возможность делить задачу на шаги и вести переписку.
Все просроченные задачи система подсвечивает красным. Руководитель может легко оценить степень загруженности сотрудника и проконтролировать ход выполнения задач.
Внедрение правил проведения координаций помогло проводить их быстро и эффективно. Теперь совещание начинается с обсуждения закрытых задач и подведения итогов. Каждый сотрудник выходит с координации с планом работы на неделю, который вносится в инструмент Задачи и утверждается руководителем. После этого сотрудник уже не может схитрить и изменить план или удалить ту или иную задачу.
Внедрение Финплана помогло планировать расходы компании. Теперь каждый сотрудник может создать заявку на оплату вещей или услуг необходимых ему для работы. В заявке указывается сумма и обоснование. Одобрением заявок занимаются руководители и владелец компании.
Внедрение инструмента Пароли помогло собрать и внести все пароли в одну систему. К ним можно выдавать доступ в зависимости от должности. Можно выдать доступ ко всей папке, а можно к конкретному паролю. Все доступы хранятся в безопасности. При увольнении того или иного сотрудника, система оповещает, что необходимо сменить пароли, к которым у него был доступ.
Собственник очень доволен результатом и рекомендует коллегам внедрять инструменты Platrum, так как они помогают навести порядок, систематизировать процессе, избавиться от рутинных операций и освободить время на работу, которая, приносит реальный результат.
Также читайте кейс: Как завод спортивного оборудования навёл порядок в инструкциях с Platrum
