Содержание
Делимся кейсами одного из партнеров Platrum - Алексея Кашина.
У Алексея за плечами несколько успешно реализованных проектов по внедрению Platrum в самые разные компании. Расскажем, почему Алексей решил стать партнером, в чем видит свою миссию и поделимся деталями нескольких особенно удачных проектов.
Почему Platrum
Что сподвигло Вас стать консультантом и помогать бизнесу?
Я построил несколько компаний. Одна из них - фирма по строительству загородных домов. В бизнесе я сталкивался с тем же, с чем сталкиваются клиенты сейчас - с бардаком, с работой по 18 часов в сутки, с рутиной и операционкой. Чтобы компанией стало легче управлять, я начал делать то, что сейчас предлагает Platrum. Я описывал бизнес процессы, создавал регламенты. Со временем, я понял, что хочу делиться опытом, хочу помогать предпринимателям наводить порядок и выстраивать систему.
В своей компании мы тоже используем Platrum. До него мы пробовали разные системы, но Platrum настолько хорошо отвечал тем потребностям, что мы внедрили инструменты в течение квартала.
Чаще всего я пользуюсь Структурой компании, Базой знаний и Академией. Это то, что помогает управлять бизнесом на ежедневной основе. Именно эти инструменты, на мой взгляд, помогают навести основной порядок в большей части бизнеса.
По моему опыту, независимо от размеров компании, подавляющему большинству российского бизнеса не хватает системности:
- нет описания процессов;
- нет регулярного обучения сотрудников;
- не внедрены инструменты управления;
- предприниматели часто действуют по наитию;
- многие процессы не оцифрованы.
И конечно, уже в процессе внедрения видно, как трансформируется компания. Как начинают открывать новые вакансии, перераспределять обязанности, как у собственника появляется понимание о реальных процессах в компании.
Platrum, как сервис автоматизации менеджмента, решает стратегические задачи бизнеса и избавляет от бардака. Это сервис для предпринимателей, которые решили встать на путь твердой систематизации. Он для тех, кто понимает, что единственный путь развития бизнеса - это создание системы, благодаря которой можно тиражировать и масштабировать бизнес.
Самые успешные проекты по внедрению
Делимся деталями нескольких крупных, в том числе, международных проектов.
Компания по дистрибуции продуктов питания
К партнеру обратилась большая компания, которая занимается дистрибуцией продуктов питания. Бизнес работает в 7 городах, занимается крупным оптом. В штате компании 1200 сотрудников,15 топ-менеджеров, много линейных менеджеров.
Компания очень быстро росла и собственники не успевали регулировать ее расширение и качественно настраивать менеджмент. Для решения этой проблемы они и обратились к партнеру Platrum.
Начали с разработки Структуры компании, так чтобы было наглядно видно и понятно КТО и ЧЕМ занимается. Так как сотрудников очень много, одна разработка схемы заняла 3,5 месяца.
Большое значение в создании структуры, которая будет отражать реальное положение дел и приносить пользу играет:
- качественное взаимодействие со всеми топ-менеджерами;
- подробное описание функций;
- обозначение итогового результата, который ожидается от каждой должности.
Клиенты остались очень довольны получившимся результатом. Уже в процессе внедрения они начали перестраивать процессы и нанимать новых людей.
Сейчас в компании идет внедрение инструмента Контроль качества. Основная задача - разработать Отдел контроля качества нанять людей, описать регламенты, стандарты деятельности, организовать процесс сбора обратной связи.
Разработка структуры для международного бизнеса
К партнеру обратилась крупная международная компания, которая находится в Индонезии и занимается девелопментом, строительством и продажей недвижимости. Штат компании из 30 удаленных сотрудников делится на Russian team, English team и Bali team.
В компании 2 отдела продаж (-русско и -англо говорящие менеджеры), отдел девелопмента, архитекторы и визуализаторы, IT сотрудники, HR-менеджер, команда маркетинга на аутсорсе, финансы, юристы и другие административные должности. В компании 2 владельца.
Клиенты поставили задачи по:
- разработке отделов продаж;
- описанию этапов воронок продаж;
- созданию шаблонов писем клиентам;
- скриптов продаж;
- разработке структуры компании, на которой бы были отражены все 3 подразделения.
Все эти задачи нужно было реализовать на двух языках: английском и русском.
Подробно о том, какая работа была проведена и каких результатов добились владельцы компании совместно с партнером, читайте в кейсе Как разработать структуру компании для мультиязычной команды.
Сеть супермаркетов в Бельгии
За помощью обратилась компания сети супермаркетов, которые располагаются в 6 бельгийских городах. Собственник настолько погружена в операционку, что буквально решает каждый вопрос - вплоть до просроченной продукции и приемки мороженого. Она находилась на грани выгорания и у нее буквально не оставалось сил ни на развитие, ни на выполнение планов по масштабированию.
Для того, чтобы вырвать ее из этих рутинных процессов и передать их другим сотрудникам, надо было создавать стандарты, по которым они смогли бы работать. Кроме того, эти стандарты помогут налаживать работу в новых точках без участия владельца.
Прописали каждый шаг - от регламентов, как снять сигнализацию, как принимать продукты на склад, как расставлять товары на полках до стандартов приемки мороженого.
Все знания, которыми владеет собственник нужно было собрать, сгруппировать и сформировать в регламенты. В этом и заключается системность подхода.
Как происходит внедрение
Зачастую при внедрении у собственников нет понимания, какой объем работ придется сделать. Есть иллюзия, что необходима только Структура компании. Но во время работы начинают проявляться проблемы, без решения которых платформу качественно внедрить не получится.
Оказывается, что:
- задачи не выполняются и неправильно ставятся;
- нет Базы знаний;
- не организован Контроль качества.
В среднем, на создание и внедрение Структуры уходит 1-1,5 месяца. На внедрение и разработку других инструментов уходит еще около месяца. Многое, конечно, зависит от загрузки предпринимателя.
Но предела в совершенствовании внедрении инструментов нет - так как в процессе работы, владельцы понимают, что нужно перестроить процессы, дополнить Базу знаний, продумать структуру того или иного отдела, внедрить еще один инструмент и так далее.
Успешным мы считаем не внедрение конкретного инструмента, а когда клиент остается довольным и говорит, что добился результатов, которых хотел.
Роль партнера во внедрении
Партнер должен не только давать знания и рассказывать, как работает тот или иной инструмент. Он должен разобраться в бизнесе клиента, понять в чём заключается его проблема, разобрать все процессы на кусочки, а потом пересобрать их заново. Он должен вытащить мелкую информацию, чтобы описать все нюансы, которые знают только владелец или какой-то сотрудник. Когда все эти важные “мелочи” будут описаны - ошибки сотрудников будут искоренены, а знания сотрудников станут достоянием всей компании.
Ограничения по внедрению
Исходя из опыта, бардак в процессах существует в разных сегментах бизнеса: и в крупных, и в совсем маленьких компаниях. Поэтому внедрение Platrum актуально для бизнесов любых размеров. Бывают компании с 15 сотрудниками и они уже в операционке и постоянном хаосе. Бывают, где работает 2000 сотрудников и у них нет ни одного регламента, ни структуры компании, полный хаос в обязанностях, не хватает сотрудников и так далее.
Для крупных компаний важно учесть, что они уже работают на каких-то программах. И они оценивают безопасность и простоту их интегрирования с Platrum. Поэтому очень удобно, что Platrum интегрируется со сторонними системами: у него открытый API и нет ограничений.
Менее крупные компании с персоналом до 100 человек более гибки и готовы от чего-то отказаться и перейти на новое ПО. Им важно, чтобы все наконец заработало.
Саботаж системы при внедрении
По внедрении, важно рассказать владельцу, что со стороны персонала может начаться саботаж. Но это довольно естественный процесс, так как изменения не всегда встречаются людьми позитивно.
Задача консультанта - донести конечную пользу внедрения продукта до клиента и “продать” идею автоматизации процессов через идею светлого будущего: “так будет лучше, легче, быстрее, принесет больше денег”.
Задача владельца - “продать” эту идею топам и линейным сотрудникам. Основная мысль: “Теперь мы будем работать так, потому что по старому работать тяжело”. И действительно, когда компания начинает работать по системе - она начинает работать лучше. Но собственник и сам должен гореть этой идеей и нести ее в команду.
Если сотрудники бойкотируют внедрение очень активно, то это сигнал, что команда привыкла к бардаку, а значит, изменения действительно нужны. Если есть особо рьяные сотрудники, которые еще и подстегивают остальных, то важно подумать над тем, нужны ли такие люди в компании.
Также читайте кейс: Как объединить три компании на одной структуре
Telegram-канал Алексея Кашина https://t.me/systembp
