Содержание
Перевод сотрудников на дистанционную работу может быть мучительным и долгим, а может положительно сказаться на росте ваших показателей. Сегодня поделимся несколькими правилами организации удалённой работы (или проще - удалёнки), чтобы вы и ваши сотрудники перенесли это с минимальным потерями.
В интернете на эту тему уже написано много статей, а мы расскажем о тех правилах, которые есть в нашей компании, и успешно показали себя при организации удалённой работы для нашей команды.
Правила организации удалёнки
1. Документация
Прежде всего создайте документ, описывающий то, какая должна быть организация удалённой работы в вашей компании, и убедитесь, что он доступен и понятен всем сотрудникам.
2. Гарнитура
Обеспечьте сотрудников хорошей гарнитурой. Эта гарнитура должна быть подключена к компьютеру, т.е. сотрудник в любое время должен быть доступен для звонка. Если гарнитуры нет, она плохая или человек каждый раз начинает ее подключать во время звонка, то это очень неудобно и тратит массу рабочего времени.
Наличие у всех сотрудников качественной гарнитуры с хорошим звуком - правильная организация удалённой работы.
3. Резервный интернет
У вас и ваших сотрудников должен быть резервный интернет. Это может быть второй модем, модем-свисток, или просто мобильный интернет с вашего телефона, но его должно быть достаточно для звонков и полноценной работы. Это особенно важно при организации дистанционной работы колл-центров, например, менеджеров по продажам.
Убедитесь что у ваших сотрудников есть резервный интернет и он хорошо работает, а для этого попросите сотрудника подключиться к нему, прислать скриншот информации по ip-адресу и сделать звонок.
4. Рабочее место
Рабочее место должно быть организовано правильно. В первую очередь это относится к шуму, который есть на заднем фоне. Во время разговора сотрудника по гарнитуре или телефону не должно быть никаких посторонних звуков.
5. Личное расписание
Составьте личное расписание. Должны быть перерывы, время на обед, должно быть время начала и конца рабочего дня. Иначе вы рискуете попасть в одну из двух крайностей: начать заниматься ерундой и работать спустя рукава или работать по 18 часов в сутки, увязнуть в работе с головой и перестать проводить время со своими родными.
Начните организацию удалёнки с организации своего личного расписания и вас минует одна из частых проблем, возникающих при переходе на такой режим - выгорание сотрудников из-за посвящения работе слишком много времени.
На дистанционной работе может возникнуть ощущение, что вы находитесь со своей семьей, но на самом деле, если вы не отвлекаетесь от работы и не уделяете время семье, то в семье вы не существуете. Многих конфликтов можно избежать, используя правило разграничения работы и личной жизни.
6. Ритуалы смены контекста
При организации дистанционной работы очень важно определить ритуалы переключения между работой и не работой. Например, вы можете одевать специальную одежду для того, чтобы почувствовать себя в офисе, одеть кроссовки или другую привычную для вас обувь, но не сидеть в носках или тапочках, а когда рабочий день закончится - поменять одежду на домашнюю и снять обувь. Таким образом создается физическое переключение рабочего и нерабочего ритма.
7. Частичная оплата удаленного офиса
Попробуйте организовать формат работы, когда сотрудники по желанию могут объединиться в группу и поехать в какой-то город, расположенный, например, в более теплом климате - Сочи или Ялту, чтобы провести там зиму со своей семьей. Компания в этом случае может частично компенсировать оплату рабочего пространства. В нашей компании данная схема еще только находится в разработке, но собрала много положительных отзывов у наших сотрудников.
8. Штаб-квартира
При организации удалённой работы, не отказывайтесь полностью от офиса, а оставьте его как штаб-квартиру. Среди сотрудников есть процент людей, которым будет сложно работать на 100-процентной удалёнке, и тогда они смогут иногда работать из офиса, который также станет местом проведения рабочих групп.
При переходе на дистанционную работу мы отказались от части офисных помещений, но оставили штаб-квартиру, где есть открытые рабочие - рабочее место ни за кем не закреплено и можно сесть за любой свободный стол. Также мы собираемся там командой для мозгового штурма, проводим корпоративные мероприятия. Просто составьте расписание, где будет отражено, в какой день приходит та или иная группа.
В организации удалёнки много плюсов, но люди могут потерять чувство социальной принадлежности, поэтому некоторым сотрудникам будет гораздо легче, когда они будут понимать, что у них есть офис, куда они смогут прийти поработать. Большинство из них, возможно, даже никогда им не воспользуется, но само наличие офиса снизит внутреннее напряжение.
При дистанционной работе наличие штаб-квартиры становится одним из оптимальных форматов.
9. Коворкинг
Если нет возможности снять офис для штаб-квартиры, то снимите пространство в коворкинге. Вы можете арендовать помещение временно и проводить там штурмы, встречаться с командой и ударно работать, например, одну неделю в месяц. Этот формат перекроет все минусы удалёнки.
10. Автоматизация бизнес процессов
При организации удалённой работы обязательно внедрите систему электронного учёта. На рынке есть продукты, которые вам легко в этом помогут. Например, сервис Platrum, где можно вести метрики и KPI по каждому сотруднику, можно сделать организующую схему. Каждый человек будет понимать, какие функции он выполняет и что от него конкретно требуется. В сервисе также можно вести корпоративную базу знаний, чтобы сотрудники имели доступ к информации и не отвлекали других, делать тестирования по этим знаниям, правильно вести учет паролей и управлять задачами.
Platrum - это платформа, которая объединяет всех сотрудников в одном месте и даёт возможности для организации дистанционной работы. Протестируйте её или воспользуйтесь другими аналогичными сервисами. Главное, чтобы у вас была единая система учёта показателей и единое пространство, к которому имеют доступ все сотрудники.
Кстати, на Platrum есть бесплатный тариф, которого будет достаточно для полноценной работы многих компаний.
Автоматизация и использование разных софтов очень помогут вам с организацией удалёнки. Используйте эти рабочие правила для организации дистанционной работы и вы в разы увеличите эффективность вашего бизнеса.
