Ошибки в постановке задач: как ставить задачи, чтобы их выполняли?

В статье рассмотрим основные ошибки в постановке задач и поделимся советами, как правильно ставить цели и задачи, чтобы достичь желаемых результатов.

Почему важно правильно ставить задачи?

В суматохе рабочего дня мы часто кидаем задачи коллегам, не проговаривая детали. "Сделай презентацию", "Проведи анализ", "Подготовь отчет" - такие размытые формулировки неминуемо ведут к недопониманию, прокрастинации и срывам сроков.

Что даёт правильная постановка задач:

Повышение эффективности. Четко поставленная задача помогает исполнителю быстро вникнуть в суть, спланировать работу и выполнить ее без ошибок.

Экономия времени. Не тратьте время на исправление ошибок, доработки и переделки.

Мотивация сотрудников. Когда человек понимает, что от него требуется, и видит ценность своего труда, он работает с большей охотой и энтузиазмом.

Снижение стресса. Неясность и неопределенность вызывают тревогу и напряжение.

Повышение качества работы. Когда исполнитель четко знает, что нужно сделать, он может сосредоточиться на деталях и добиться лучшего результата.

Из каких этапов состоит постановка задачи?

Определение цели. Чего вы хотите добиться? Какого результата ждете?

Разбивка на подзадачи. Разделите большую задачу на более мелкие, выполнимые этапы.

Формулировка задачи. Опишите задачу максимально точно и лаконично.

Назначение исполнителя. Выберите человека, обладающего необходимыми навыками и опытом.

Определение сроков. Установите реалистичные сроки выполнения каждого этапа и всей задачи в целом.

Ресурсное обеспечение. Обеспечьте исполнителя всеми необходимыми ресурсами: информацией, инструментами, доступом к данным.

Коммуникация. Обсудите задачу с исполнителем, ответьте на его вопросы.

Контроль. Отслеживайте ход выполнения задачи, при необходимости корректируйте курс.

Какие ошибки могут возникнуть при постановке задач?

Нечеткая формулировка. Исполнитель не понимает, что от него требуется, и может выполнить задачу неверно.

Неопределенные сроки. Отсутствие дедлайна приводит к прокрастинации и срыву сроков.

Неправильный выбор исполнителя. Человек, не обладающий нужными навыками, не сможет выполнить задачу качественно.

Недостаточное ресурсное обеспечение. Исполнителю не хватает информации, инструментов или доступа к данным, что мешает ему работать.

Отсутствие контроля. Руководитель не отслеживает ход выполнения задачи, и она может затеряться или быть выполнена не в срок.

Неверная мотивация. Исполнитель не понимает, зачем ему выполнять эту задачу, и не заинтересован в ее успешном завершении.

Как избежать ошибок при постановке задач?

Используйте метод SMART. Формулируйте задачи должны быть Specific (конкретные), Measurable (измеримые), Achievable (достижимые), Relevant (релевантные) и Time-bound (ограниченные по времени).

Разбивайте большие задачи на подзадачи. Так они кажутся менее сложными и выполнимыми.

Используйте чек-листы. В них можно зафиксировать все необходимые шаги и ресурсы.

Обсуждайте задачи с исполнителями. Убедитесь, что они правильно вас поняли и имеют все необходимое для работы.

Ставьте реалистичные сроки. Не требуйте от людей невозможного.

Делегируйте полномочия. Не бойтесь доверять задачи своим сотрудникам.

Отслеживайте ход выполнения задач. Используйте специальные сервисы или просто держите связь с исполнителями.

Мотивируйте сотрудников. Объясните им, зачем нужна эта задача и как ее выполнение повлияет на общий результат.

Поощряйте успехи. Благодарите сотрудников за хорошую работу.

Ошибки в постановке задач. Как ставить задачи, чтобы их выполняли? (Примеры из бизнеса)

Пример 1:

Руководитель просит менеджера "сделать презентацию" по новому продукту.

Что не так? Непонятно, о чем именно должна быть презентация, для какой аудитории, какие цели она должна преследовать.

Как исправить? Руководитель должен четко сформулировать задачу: "Подготовить 15-минутную презентацию нового продукта X для отдела продаж. Цель презентации - ознакомить сотрудников с ключевыми характеристиками продукта, его преимуществами и конкурентными отличиями."

Результат: Менеджер понимает, что от него требуется, и создает презентацию, которая соответствует ожиданиям руководителя.

Пример 2:

Директор маркетинга ставит задачу SMM-специалисту "увеличить количество подписчиков в Instagram на 10%."

Что не так? Не указаны способы достижения цели, не проанализирована целевая аудитория.

Как исправить? Директор маркетинга должен сформулировать задачу более детально: "Разработать стратегию увеличения количества подписчиков в Instagram на 10% в течение месяца. Стратегия должна включать в себя такие элементы: анализ целевой аудитории, разработку контент-плана, проведение конкурсов и розыгрышей, таргетированную рекламу. Ожидается, что в результате реализации стратегии количество подписчиков увеличится с 10 000 до 11 000 человек."

Результат: SMM-специалист имеет четкий план действий и может отслеживать его эффективность.

Пример 3:

Руководитель проекта поручает программисту "разработать новую функцию для сайта."

Что не так? Не описаны функциональные возможности новой функции, не поставлены сроки выполнения.

Как исправить? Руководитель проекта должен предоставить программисту ТЗ (техническое задание), в котором будут подробно описаны все требования к новой функции, а также сроки ее разработки и тестирования.

Результат: Программист понимает, какую задачу нужно выполнить, и может правильно распределить свое время.

Грамотная постановка задач - это залог успешного выполнения любой работы. Используйте эти советы, чтобы повысить эффективность вашей команды и достигать целей быстрее.

Дополнительные советы как избежать ошибок при постановке задач

Используйте системы управления задачами. Такие системы позволяют фиксировать задачи, назначать исполнителей, ставить сроки, отслеживать ход выполнения и т.д.

Проводите регулярные встречи с командой. Обсуждайте ход выполнения задач, выявляйте проблемы и корректируйте планы.

Создайте атмосферу доверия и взаимопомощи в коллективе. Это позволит сотрудникам открыто делиться своими трудностями и просить о помощи.

Не перекладывайте на сотрудников всю ответственность за решение задачи. Оставьте за собой право принимать ключевые решения и корректировать курс по мере необходимости.

Доверяйте своим людям, но не забывайте контролировать их работу.

Создайте систему обратной связи. Это позволит вам получать информацию о ходе выполнения задач и при необходимости корректировать действия исполнителей.

Внедряя эти простые правила, вы сможете повысить качество постановки задач в вашей компании, а значит, и улучшить результаты работы.

Также читайте: Что такое постановка задач по методу GROW