Содержание
Тысячи предпринимателей сталкиваются с неприятной ситуацией, когда нечем заплатить подрядчикам, хотя бизнес прибыльный. Чтобы этого избежать достаточно наладить учет движения денежных средств или ДДС.
Поговорим о том как считать Cash flow или отчет ДДС о движении денежных средств. Также вы узнаете о трех простых правилах, которые помогают его вести.
Что такое ДДС
ДДС или Cash flow - это отчет по движению денег. Он показывает, когда деньги попадают на счет/ в кассу или уходят с них.
Денежный поток предприятия постоянно движется: приобрели новое оборудование, выплатили зарплату, рассчитались с долгами, заплатили поставщикам, взяли новый кредит и так далее. Поэтому и говорят о движении денежных средств. Чтобы принимать правильные управленческие решения, нужно фиксировать, откуда они пришли и на что были потрачены.
Денежный поток формируется из поступлений и выплат. Это платежи между фирмой и другими юрлицами или физлицами. Положительная разница между приходом и уходом означает, что денег хватает. Если она отрицательная, возникает кассовый разрыв.
Чтобы разобраться, в чем особенность отчета ДДС и зачем он нужен, следует отделить доходы и расходы от поступлений и выплат.
Доходы и расходы показывают финансовый результат компании - прибыльная она или убыточная. Их количество говорит о рентабельности бизнеса.
Поступления и выплаты определяются в момент поступления или отчисления денег. Это позволяет понять сколько живых денег в распоряжении организации и говорит о его платежеспособности.
Если следить за чем-то одним, можно разориться.
Например, фабрика по пошиву одежды договорилась с розничным магазином о продаже платьев за 340 рублей за штуку. Магазин будет платить с рассрочкой. Себестоимость одного платья - 140 рублей. Полученная прибыль - 200 рублей. Прибыль есть, а денег нет. Не на что покупать ткани и платить зарплату сотрудникам
Та же фабрика договорилась о продаже платьев за 340 рублей. Магазин внес 100% предоплату. Себестоимость платья прежняя - 140 рублей. Убыток 200 рублей. Деньги есть, а прибыли нет. Зарплату все получат вовремя, но ткань уже будет не купить. Компания станет убыточной.
Чтобы чужие деньги не принимать за прибыль, а кассовый разрыв - за убыток существует отчет ДДС. Он помогает ответить на вопрос: “Хватает ли средств, чтобы расплатиться по всем обязательствам?”.
Завершают отчет ДДС остатки на счетах. Если к остатку на конец вчерашнего дня прибавить общий денежный поток за сегодня, получается остаток на конец сегодняшнего дня. Таким же образом рассчитывается остаток на каждом счете и за любой период.
Что такое денежный поток
Общий денежный поток делится на:
- операционный - это основа работы организации. Он состоит из регулярных платежей, которые связаны с выполнением работ, оказанием услуг или производством или продажей товаров. Поступлений от контрагентов. Это расчеты с клиентами, подрядчиками, сотрудниками и государством. Это основной поток денег в компании.
- инвестиционный - вложения в развитие компании. Состоит из регулярных платежей, которые связаны с покупкой или продажей долгосрочных активов. Это здания, оборудование, транспорт. Долгосрочные активы используются в бизнесе более одного года. К ним также относятся банковские вклады, вложенные инвестиции и выданные займы на срок более года.
- финансовый поток - привлечение финансирование в компанию. Он состоит из платежей, которые связаны с погашением или появлением долгосрочных обязательств. Это полученные кредиты, привлеченные инвестиции и взятые в долг деньги на срок более года. Сюда также относят платежи с учредителями, вложения в фирму и выплаты дивидендов.
Три части денежных потоков тесно связаны. Поступления из одного служат источником выплат для другого. Из суммы трех потоков и переводов складывается общий денежный поток. Он также равен разнице между всеми поступлениями и выплатами.
Три простых правила учета ДДС
Правила, которые помогают спокойно вести бизнес:
1. Учитывайте все платежи по любому из счетов. Купили воду в офис - внесли в систему учета. Выдали сотруднику деньги под отчет - снова внесли. Вложили в предприятие свои деньги - опять внесли. Каждое поступление, каждую выплату или перевод между счетами, обязательно фиксируйте в системе. Звучит просто, но как наладить внесение платежей, если их много?
2. Вносите регулярно, а в идеале - сразу. Для этого нужна привычка или автоматизация. Например, через инструмент Финансы и Финансовое планирование в Platrum.
3. Фиксируйте платежи, которые ожидаются в будущем. Завтра платить аренду, послезавтра выдавать зарплату, а в конце недели придет платеж от клиента. Планируйте эти операции в системе. Такой подход поможет узнавать о предстоящих тратах.
Чем ДДС отличается от PnL
Отчет Рnl о прибылях и убытках о том, когда предприятие что-то уже продало или купило, но деньги еще не пришли или не отправлены поставщику. Эти действия отражаются в Pnl. Это операции по начислению. Движения денег нет.
Отчет о движении денег отражает поступление денег. В бизнесе может быть, так, что товар по договору отправили в апреле, а деньги от покупателя придут в августе. И получается несостыковка.
PnL отражает начисления, которые происходят в определенный период времени и доходы и расходы. Он отражает операционную эффективность бизнеса и помогает рассчитать показатель EBITDA за определенный период времени. Это важно, так как из месяца в месяц значения выручки может сильно меняться.
Есть финансовые показатели, которые не отражаются в одном из отчетов. Например, амортизация (списание стоимости активов, которые были давно куплены) учитывается в Pnl, а в ДДС ее нет вообще.
Отчет Рnl подходит для оценки операционной эффективности.
ДДС - для понимания количества денег на счетах, чтобы предупредить кассовый разрыв, понять когда можно инвестировать и забрать на дивиденды.
В отличие от Pnl, ДДС всегда строится кассовым методом. В него попадают операции с подтвержденной датой оплаты из учетных статей.
Польза ДДС
- показывает остатки денег на счетах. Благодаря этому владелец поймет, хватает ли средств на покупку техники, зарплату или инвестиции в новый проект.
- показывает откуда деньги приходят и по каким статьям расходов распределяются, а значит, предприниматель сможет контролировать ситуацию. Можно увидеть как растут траты на маркетинг или зарплату.
- помогает оценить движение денег по проектам/направлениям. Фабрика может торговать платьями оптом и в розницу, чайная лавка продает чай и посуду, ресторан продает франшизы. Отчет покажет как обстоят дела по каждому направлению бизнеса.
Заключение
Считая ДДС, вы снижаете риски нехватки денег и избегаете кассовых разрывов. Он покажет, когда можно взять деньги на дивиденды, инвестиции или покупку нового оборудования. Он позволяет планировать денежный поток и траты наперед, помогает управленцу принимать решения. На его основании ДДС отчета о движении денежных средств будет строиться баланс, отчет о прибылях и убытках.
Также читайте: Что такое управленческий баланс и как его рассчитать
