Планирование финансов компании

Инвестиционный подход к деньгам помогает оценить затраты с точки зрения полезности для предприятия.

Расскажем, как связаны планирование деятельности компании и ее финансов. Вы узнаете, что такое инвестиционный подход и почему это самый разумный способ управления финансами компании. А также расскажем, как разные уровни планирования влияют на составление бюджета компании.

Инвестиционный подход к деньгам

Правильным подходом к деньгам является отношение к расходам, как к инвестициям. Принимая решение о том, совершать какой-то расход или нет, оцените возврат инвестиций. Например, вы решили выделить деньги на ремонт офиса, купить современную мебель, поменять вывеску. Перед тем, как вложиться в ремонт, оцените, как это повлияет на прибыль компании. Ремонт в логистическом офисе, где не бывают ни покупатели, ни поставщики, не принесёт результатов. А “возврат средств” от ремонта в отделении банка, куда приходят клиенты, будет другим. Какой бы расход вы не планировали совершить, думайте, какую отдачу получит ваш бизнес.

Интересно, что инвестиционный подход и планирование финансов начинают использовать, когда наступают кризисные времена и становится гораздо меньше денег. Именно тогда к ним начинают относиться гораздо разумнее и более рационально. В бизнесе это единственно правильный подход, который должен быть всегда, независимо есть кризис или нет.

Идеально, когда в компании заявок на выделение средств больше, чем доступных денег. Тогда руководители начинают применять инвестиционный подход и не одобряют все расходы по своему отделу автоматически. Если в вашем бизнесе на всё хватает денег, займитесь планированием. Так как такое состояние сигнализирует, что ваша компания нуждается в более масштабных планах, которые требуют значительных расходов. 

А теперь посмотрим, как связаны планирование и распределение денег.

Уровни планирования

• Стратегическое планирование - общий план приоритетного развития компании. Его задача - вывести бизнес на новый уровень. 
• Тактическое планирование - среднесрочный план, включающий в себя план по продвижению, доходу, найму новых сотрудников и др. Нужен, чтобы согласовать действия всех отделов. Включает в себя составление бюджета с данными по доходам и расходам каждого отдела. Без составления и согласования тактических планов невозможно согласовать бюджет. 

Например, тактическим планом компании является открытие нового филиала. На это требуются деньги. А значит, планирование финансов по открытию филиала нужно соотнести с планами по доходу, чтобы понять, хватит ли денег.

Бывает, что планы не стыкуются между собой из-за нехватки денег, а значит их нужно пересмотреть и изменить. Поэтому на тактическом уровне планирования просто необходимо состыковывать планы между собой и с бюджетом, прежде чем их согласовать.

Согласование тактических планов происходит раз в квартал и это довольно сложный процесс. Соответственно, раз в квартал корректируют и бюджет. Такой подход очень результативен, так как руководители понимают, что требуется от их отдела, и видят приоритеты компании.

Инструменты планирования

При внедрении планирования в компании используйте удобные планировщики задач. Вы сможете наглядно увидеть список задач, сортировать их по сделанным и не сделанным, назначать ответственных, устанавливать приоритеты выполнения и дедлайны. Благодаря такому инструменту сотрудники будут вовремя реализовывать поставленные перед ними задачи.

Одно из самых больших препятствий в управлении деньгами компании - отсутствие планирования. Невозможно разумно тратить деньги и применять инвестиционный подход, если деятельность компании не распланирована. 

Если у руководителя отдела маркетинга нет плана по продвижению, который согласован с деятельностью других отделов, и он при этом тратит деньги на рекламу, не стоит ожидать от компании высоких результатов.

Например, банк решил запустить новый продукт и запустил дорогостоящую рекламу на телевидении. Клиенты повалили в офисы компании, но отдел по обучению персонала не успел обучить менеджеров, а операционный отдел не доставил новые бланки договоров. В результате компания не смогла предоставить свой новый продукт клиентам и часть из них ушла за подобным предложением к конкурентам. Причина -  отсутствие тактического и стратегического уровней планирования, а значит, несогласованность действий разных отделов.

Финансовые заявки

Когда руководители и сотрудники начнут составлять еженедельные операционные планы, быстро возникнет потребность в более длительном тактическом планировании. Например, маркетолог быстро поймёт, чтобы составить план на неделю, ему нужен общий план, где отображены задачи по всем рекламным кампаниям. Так появится план по рекламным кампаниям и маркетинговым мероприятиям на ближайшие полгода.

А так как ему придется одобрять план у руководителя и составлять заявки на выделение средств, он сможет составить реальный план расходов на продвижение, который и войдет в бюджет компании.

Создавать финансовые заявки на выделение средств очень удобно в специальных сервисах финансового планирования, которые помогают запустить процесс согласования каждого расхода внутри компании и избежать лишних расходов.

Работая с еженедельными планами, руководитель отдела продаж увидит, как те или иные задачи влияют на продажи, и поймёт, что можно сделать для повышения продаж. Так он сможет составить довольно реалистичный план по продажам на несколько месяцев, а значит, в бюджет можно будет внести сумму дохода.

Аналогично, что и остальные отделы поймут, какие расходы необходимы им для работы, и смогут внести информацию в бюджет. 

Планирование финансов компании

Итак, для рационального управления деньгами компании необходимо составить ряд документов. Например:

• Продвижение: маркетинговые планы и PR-задачи.
• Продажи: планы с задачами по повторным продажам, привлечению клиентов, заключению договоров.
• Планы по доходу: задачи по сбору дохода по счетам и договорам.
• План по предоставлению: объем выпускаемой продукции, план по поставкам, объем консалтинговых услуг и т.п.
• Бюджет: общий план по статьям доходов и расходов всех отделов.

Бюджет составляется последним. Так как, чтобы внести в него данные по расходам отделов, должны быть разработаны и согласованы тактические планы. Пока не появятся согласованные планы по продвижению, продажам, доходу и предоставлению, невозможно составить реалистичный бюджет.

Контролировать доходы, расходы и перемещения денежных средств в вашей компании, вести финансовый и управленческий учет и строить детальные отчеты помогут сервисы по управлению финансами. Инструмент Platrum был разработан специально в помощь руководителям бизнеса.

Маловероятно, что первый составленный бюджет будет точным, но благодаря ему руководители смогут планировать свои расходы и заранее составлять заявки на выделение средств. Также будет понятно, каким должен быть доход компании, чтобы можно было реализовывать планы. А значит, будут появляться идеи о том, как повысить доход компании. И это самый важный бонус, ради которого стоит погружаться в финансовый менеджмент в целом и в планирование в частности: осознанная потребность в деньгах мотивирует искать способы, как их заработать.