Работа с персональными данными: зачем об этом знать и как правильно организовать хранение

В статье расскажем о том, как предпринимателям правильно работать с персональными данными, ведь понимание правил их обработки не только защищает от штрафов, но и повышает доверие к компании.

Что такое персональные данные

Персональные данные — это любая информация, которая помогает идентифицировать человека. Это не только его имя и фамилия, но и масса других сведений.

Для бизнеса это особенно важно, ведь здесь каждый день приходится иметт дело с персональными данными.

• ФИО, паспортные данные, контакты клиентов, поставщиков, сотрудников.
• Банковские реквизиты при оплатах и выплатах.
• Данные о состоянии здоровья (например, если речь идет о медицинских клиниках или оформлении больничных листов).
• Сведения об образовании, опыте работы при найме персонала.
• Информация об онлайн-активности (IP-адреса, история покупок, предпочтения) на сайтах и в приложениях.

По сути, любой кусочек информации, который позволяет связать его с конкретным человеком, — это персональные данные. И относиться к ним нужно с особым вниманием.

Зачем бизнесу знать о персональных данных

Возможно, кто-то думает: "Да зачем мне это? Я просто продаю товар/услугу". Но закон о персональных данных касается практически каждого, кто работает с людьми.

Вот почему это критически важно для предпринимателя.

• Соблюдение закона. В России действует Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Он четко регулирует, как можно собирать, хранить, использовать и передавать личную информацию. Игнорирование этого закона может привести к серьезным проблемам.
• Избежание штрафов. За нарушение требований закона предусмотрены довольно внушительные штрафы. Для компаний они могут достигать миллионов рублей. Лучше вложиться в правильную организацию работы с данными, чем потом платить по счетам.
• Доверие клиентов. В эпоху утечек данных и киберпреступности люди все больше ценят конфиденциальность. Компания, которая демонстрирует ответственный подход к защите данных, вызывает больше доверия. Это повышает лояльность клиентов и дает конкурентное преимущество.
• Репутация. Одна крупная утечка данных может навсегда испортить репутацию компании, отпугнуть клиентов и партнеров. Восстановить доброе имя будет очень сложно.
• Защита от мошенничества. Правильная обработка данных помогает предотвращать мошенничество как внутри компании, так и со стороны внешних угроз.

Потеря репутации компании: как предотвратить и что делать, если репутация бизнеса пострадала

Основные принципы работы с персональными данными для бизнеса

Закон №152-ФЗ построен на нескольких ключевых принципах. Понимание их сути поможет правильно выстроить процессы в компании.

1. Законность и справедливость. Все действия с данными должны быть законными. Нельзя собирать информацию обманным путем или использовать ее не по назначению.
2. Целевое назначение. Собирайте данные только для конкретных, четко обозначенных целей. Если вы собираете номер телефона для доставки товара, не используйте его потом для рассылки спама без отдельного согласия.
3. Минимизация данных. Берите только ту информацию, которая действительно нужна для достижения заявленной цели. Не собирайте лишнего. Если для оформления заказа достаточно имени и телефона, не спрашивайте семейное положение или вероисповедание.
4. Точность данных. Следите за актуальностью информации. Если клиент сообщил об изменении своих данных, их нужно обновить.
5. Ограничение хранения. Храните данные ровно столько, сколько это необходимо для выполнения цели их обработки, или сколько требует закон (например, бухгалтерские документы). После этого данные должны быть уничтожены или обезличены.
6. Конфиденциальность и защита. Обеспечьте надежную защиту данных от несанкционированного доступа, утери, кражи или изменения. Это включает технические меры (шифрование, антивирусы) и организационные (доступ только для уполномоченных сотрудников).
7. Согласие. В большинстве случаев для обработки персональных данных нужно получить согласие человека. Это должен быть осознанный и конкретный документ.

Как Platrum помог агентству недвижимости навести порядок в задачах, обучении и паролях компании

Как получить согласие на обработку персональных данных

Согласие — краеугольный камень в работе с данными. Оно должно быть:

• Конкретным и информированным. Человек должен понимать, кто, какие данные и для каких целей будет обрабатывать.
• Свободным. Нельзя принуждать к даче согласия.
• Предметным. Оно должно касаться конкретной цели.

Примеры получения согласия.

• Форма на сайте. Галочка "Я согласен на обработку персональных данных" при регистрации или оформлении заказа. Важно, чтобы рядом была ссылка на Политику конфиденциальности.
• Подписанный документ. Например, при приеме на работу сотрудник подписывает согласие на обработку своих данных.
• Оферта. Если это публичная оферта, согласие может быть частью ее принятия.

Что такое персональные предложения. 10 лайфхаков как их создавать

Важно. Убедитесь, что у вас есть возможность доказать, что согласие было получено. Храните эти согласия.

Что нужно сделать предпринимателю для соответствия закону

Не пугайтесь, это не так сложно, как кажется. Вот базовые шаги.

1. Определите, какие данные вы собираете и зачем. Проведите аудит. Составьте список всех типов персональных данных, которые обрабатывает ваш бизнес (клиенты, сотрудники, партнеры). Определите цели сбора для каждого типа данных.
2. Назначьте ответственного за работу с данными. Это может быть сам предприниматель или один из сотрудников. Этот человек будет следить за соблюдением правил.
3. Разработайте Политику конфиденциальности. Это документ, в котором подробно описано, как ваша компания работает с персональными данными. Он должен быть опубликован на сайте и доступен всем.
4. Получайте согласие на обработку данных. Включите формы согласия во все процессы, где собираете данные (сайт, договор, анкета).
5. Обеспечьте безопасность данных.

• Технические меры. Используйте антивирусы, файрволы, шифрование. Регулярно обновляйте ПО.

Хранение паролей в Platrum

• Организационные меры. Ограничьте доступ к данным только для тех сотрудников, кому они действительно нужны для работы. Проведите обучение сотрудников.
• Физическая безопасность. Если храните данные на бумаге, убедитесь, что они защищены (запирающиеся шкафы).

6. Уничтожайте данные вовремя. Как только цель обработки достигнута или срок хранения истек, данные должны быть уничтожены.
7. Уведомите Роскомнадзор. Если вы обрабатываете персональные данные, скорее всего, вам нужно подать уведомление о начале обработки персональных данных в Роскомнадзор. Есть исключения, но лучше проверить.
8. Реагируйте на запросы субъектов. Если человек захочет узнать, какие данные о нем у вас есть, или попросит их удалить, вы обязаны отреагировать в установленный срок.

Если данные утекли: что делать

 Даже при самых серьезных мерах безопасности нельзя исключить все риски на 100%. Что делать, если произошла утечка персональных данных? Это серьезное происшествие, и важно действовать быстро и правильно.

1. Немедленно установите причину и масштаб. Первым делом нужно понять, что именно произошло, какие данные скомпрометированы и сколько людей это затронуло. Отключите или изолируйте скомпрометированные системы.
2. Уведомите Роскомнадзор и правоохранительные органы. Закон обязывает уведомить Роскомнадзор в течение 24 часов с момента обнаружения инцидента. В некоторых случаях может потребоваться обращение в полицию.
3. Уведомите затронутых лиц. Если утечка затронула персональные данные ваших клиентов или сотрудников, их нужно оповестить об инциденте. Расскажите, что произошло, какие данные могли быть скомпрометированы и какие шаги вы предпринимаете. Дайте рекомендации по защите (например, сменить пароли).
4. Примите меры по устранению последствий и предотвращению повторений. Устраните уязвимости, которые привели к утечке. Усильте меры безопасности, проведите дополнительное обучение персонала.

Ответственность за нарушение закона о персональных данных

Как уже упоминалось, за нарушения предусмотрены штрафы, и они могут быть весьма ощутимыми. Давайте посмотрим, за что именно могут наказать.

• Отсутствие согласия на обработку. Это одно из самых частых нарушений. Если вы обрабатываете данные без согласия, или согласие оформлено неправильно, ждите штраф.
• Несоблюдение принципов обработки. Например, сбор избыточных данных или их хранение сверх необходимого срока.
• Отсутствие Политики конфиденциальности или ее неактуальность. Этот документ должен быть, и он должен соответствовать реальным процессам в компании.
• Необеспечение безопасности данных. Если у вас нет адекватных мер защиты, и произошла утечка из-за этого, это будет серьезным отягчающим обстоятельством.
• Невыполнение запросов субъектов данных. Игнорирование требований людей об удалении, изменении или предоставлении информации о их данных.
• Неуведомление Роскомнадзора. За неподачу уведомления о начале обработки или несвоевременное уведомление об инцидентах.

Размеры штрафов могут варьироваться от десятков тысяч до нескольких миллионов рублей в зависимости от вида нарушения и того, первичное оно или повторное. Помимо финансовых потерь, это еще и огромный репутационный ущерб, который восстанавливать придется долго и упорно

Заключение

Работа с персональными данными — это не просто галочка в списке дел, а стратегически важный элемент ведения современного бизнеса. Ответственный подход к этому вопросу не только убережет от штрафов и проблем с законом, но и значительно повысит доверие к вашей компании. 

В конечном итоге, это инвестиция в вашу репутацию, лояльность клиентов и устойчивое развитие бизнеса.

Читайте также: Конфиденциальность и защита персональных данных в корпоративном мессенджере: подробное руководство