Содержание
Бизнес проект - это восхождение в гору. И пока стоишь у подножия легко ощутить себя подавленным. В голове кипят миллионы идей, смыслов и задач, команда путается под ногами, а ещё не покидает ощущение, что на пути к цели притаились подводные камни.
Чтобы структурировать и подчинить себе этот первозданный хаос и придумали систему управления проектами. Это набор инструментов и процессов, которые помогают разбить проект на управляемые части и превратить кажущуюся невыполнимой задачу в серию достижимых действий. Сегодня расскажем как это делается.
Популярные инструменты для управления проектами
Все понимают, что когда надо построить дом - без чертежей, сметы и графика работ не обойтись. Так же логично и то, что приступить к возведению стен вряд ли удастся до того, как залит фундамент. Иначе вместо дома рискуем получить груду стройматериалов, сваленных в одном месте. Это касается любого бизнес проекта - нужны фазы, сроки, ответственные за исполнение тех или иных задач, то есть грамотное управление. В противном случае реализация быстро начнет пробуксовывать.
Управлять любым проектом можно при помощи ряда инструментов.
1. Программное обеспечение как сервис (SaaS).
Одно из самых популярных и доступных решений - использование для управления проектами программного обеспечения, которым можно пользоваться через интернет. Это значит, что компании не придется скачивать и устанавливать ПО на собственные сервисы, можно будет просто через компьютер зайти в необходимое приложение, ввести логин и пароль и… начать управлять проектом.
Продолжим аналогию со строительством дома. На первом этапе управления таким проектом необходимо сделать выбранную SaaS-платформу центральным хабом для всей информации и загрузить туда вообще всё: участников с ролями и правами доступа, задачи, которые надо выполнить, материалы и оборудование, которые потребуются для выполнения.
Затем устанавливаются сроки и создается бюджет проекта, позволяющий отслеживать фактические затраты.
Ну и все. Можно начинать строить.
На этапе строительства члены команды получают задачи и видят их статусы (например, "В работе"). Вся переписка ведется только в комментариях к задачам, чтобы никакая важная информация не потерялась.
В SaaS-сисиеме также создаются задачи для контроля качества, генерируются отчеты, выявляются "узкие места", а еще система сама прогнозирует дату завершения проекта и потенциальные превышения бюджета. По завершении строительства вся информация по проекту архивируется в SaaS-системе.
Вот краткий обзор популярных SaaS-решений для управления проектами:
● Jira: идеален для IT-разработки, отслеживания ошибок и аналитики.
● Asana: универсальный инструмент для управления задачами и проектами, подходит для команд любого размера.
● Trello: идеально подходит для визуализации задач и совместной работы в небольших командах.
● Wrike: многофункциональное решение для контроля работы, оценки эффективности и отслеживания прогресса проекта в командах любого размера.
К популярным российским решениям относят Битрикс24, Яндекс.Трекер, Мегаплан, A2B, ЛидерТаск. Они представляют широкий комплекс инструментов для управления проектами и бизнесом.
2. Инструменты для планирования задач и ресурсов.
Эти инструменты могут быть как частью более крупных SaaS-платформ, так и самостоятельными решениями. Их можно разить на три большие группы.
● “Тяжелая артиллерия” для больших проектов.
Microsoft Project. Это один из самых известных инструментов, в котором собрали весь спектр возможностей для планирования, распределения задач, управления ресурсами и отслеживания прогресса.
В общем, Microsoft Project поможет распланировать всё до последнего гвоздя: кто что делает, когда, и что от чего зависит.
Диаграммы Ганта. Они есть почти везде (например, в Asana, Wrike, Monday.com и похожи на линейку проекта. Видно, когда какая задача стартует, сколько длится и когда заканчивается.
● Для гибких и быстрых команд.
Канбан-доски (Trello, Jira, Asana). Похожи на доски задач со стикерами: "Что сделать", "В процессе", "Готово". Идеально для тех, кто любит видеть весь процесс и быстро двигать задачи. Перетянул стикер — и все видят, что проект продвинулся!
Таск-трекеры (Jira, Asana, Trello, Битрикс24). По сути электронный список дел: записали задачу, назначили на Алексея Петровича, установили дедлайн. Алексей Петрович видит, что ему делать, а начальник видит, что Алексей Петрович не забыл.
● Для контроля и порядка.
Инструменты для управления ресурсами (часто в Microsoft Project, Wrike). Помогают распределить силы команды максимально эффективно. Кто чем занят? Не перегружен ли Петя, пока Маша скучает?
Календари (встроены почти везде: Asana, Monday.com). Тут всё просто – даты, дедлайны, встречи. Чтобы никто не забыл, когда презентация и когда нужно сдать отчёт.
Отчёты и аналитика (Jira, Asana, Wrike). Без никуда. Потому что без них просто не понятно, где всё идёт хорошо, а где нужно поднажать.
Основные методики управления проектами
Теперь давайте на примерах рассмотрим основные методики управления проектами.
1. Agile и Scrum.
Итак, продолжаем строительство дома. Есть проект, есть бригады, есть сроки, уже начали копать котлован. И вдруг выясняется, что заказчик хочет добавить бассейн. А потом террасу на крыше. А потом вообще перенести спальню. Звучит, конечно, ненадежно, но если вы работаете по Agile, то проблема решаема.
Agile: метод управления проектами
Agile - это не просто методология, а целая философия, согласно которой проект не надо планировать сразу в точности до каждого гвоздя. Надо быть гибче и идти к цели небольшими шагами. При этом каждый следующий шаг надо планировать только после того, как выполнен предыдущий. Основная идея этой методологии - готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.
Scrum - это по сути пошаговая инструкция для Agile. Она идеально подходит тем, кто разрабатывает приложение, сайт, новую услугу или что-то, где требования могут меняться на ходу (а они почти всегда меняются!). Ну или тем, чей клиент любит быть в курсе всего и давать обратную связь.
Scrum состоит из спринтов. Это короткий период (1-4 недели), в течение которого команда создает готовый к выпуску инкремент продукта.
Допустим, при запуске онлайн школы спринты могут выглядеть так:
Спринт 1. Создаете регистрацию на сайте и личный кабинет ученика. Показываете первым пользователям, они говорят: "А можно ещё функцию чата с преподавателем?".
Спринт 2. Добавляете чат, запускаете пробный урок. Ученики просят: "Было бы круто видеть прогресс в процентах!".
Спринт 3. Делаете прогресс-бары, добавляете оплату. И так далее. Каждый раз вы что-то улучшаете, исходя из реальных отзывов.
В процессе работы ещё проводят ежедневный скрам. Это короткая, около 15 минут, ежедневная встреча команды, где обсуждаются прогресс, планы на день и препятствия. В конце спринта проводят его обзор и ретроспективу, чтобы продемонстрировать выполненную работу и обсудить, что пошло хорошо, а что можно улучшить.
2. Waterfall.
Методика Waterfall - это полная противоположность методики Agile. Классика, в которой всё идёт строго по порядку, шаг за шагом. Закончили одно – перешли к другому. Вернуться назад – дорого, сложно, а порой просто невозможно - как пытаться заставить воду течь вверх по водопаду.
Что такое Waterfall методология в управлении проектами, её преимущества и недостатки
Кому подходит Waterfall? Проектам, где всё должно быть мега-чётко и заранее известно. Где цена ошибки очень высока. Например, это может быть строительство атомной электростанции или моста. Тут уж точно не до "сюрпризов" по ходу дела. Также Waterfall незаменим в проектах, требующих строгого соблюдения нормативов и стандартов, таких как фармацевтика или государственный сектор.
Частые проблемы и их решения в управлении
1. Нечеткие требования и ожидания.
Простыми словами - это когда команда не поняла, что от нее хотел заказчик. Решение может быть только одно: переспрашивать и документировать абсолютно все требования. Не просто "сделать красиво", а "кнопка должна быть синей, текст 14pt Arial, при нажатии открывается новая страница".
2. Срыв сроков и перегрузка команды.
Сроки горят, команда на пределе, а работы ещё непочатый край. Это всегда результат недостаточного или нереалистичного планирования. Решение: разбить большой проект на маленькие, управляемые задачи. Не "сделать сайт", а "сделать главную страницу", "настроить формы обратной связи" и прочее. Ну и, конечно, никогда не браться за то, что нереально сделать. Лучше честно сказать "это займёт две недели", чем обещать за три дня и провалить задачу.
3. Недостаточное распределение ролей и ответственности.
Это когда в проекте бардак, и непонятно, кто за что отвечает. Решение - сюрприз! - заранее и четко распределять роли. Чтобы точно знать, кто в команде отвечает за дизайн, кто за текст, кто за техническую часть.
4. Превышение бюджета.
Проект ещё не готов, а деньги уже на исходе. Очень неприятно!
Решение: строгий контроль финансов. Подробная смета должна быть составлена до начала работ. А ещё хорошо бы иметь резервный фонд и всегда держать небольшой "запас" на непредвиденные расходы. Проекты редко идут точно по плану.
Заключение
Управление проектами - это не волшебство, а навык. Если задачи постоянно меняются и важно быть на связи с клиентом, то Agile и Scrum – верное решение.
А если всё расписано от А до Я, и шаг влево, шаг вправо — настоящая катастрофа (например, при строительстве реального здания), то справиться поможет Waterfall. Ведь в этой методологии важно один раз всё продумать до мелочей.
Впрочем, какой бы вариант не был выбран верными помощниками всегда остаются инструменты для управления проектами. И осознание того, что проблемы - это нормально. Главное не паниковать, а иметь “аптечку” с решениями.
Также читайте: Как управлять коммуникациями в проекте
