Содержание
База знаний - это систематизированное создание и хранение любого количества документации компании в одном месте. Она помогает легко находить нужный документ, автоматизировать обучение сотрудников и экономит время руководителей.
Расскажем, как создание базы знаний улучшает работу, дадим простую инструкцию с примерами.
Создание разделов базы знаний
Удобно разделить всю документацию на разделы, связанных с работой конкретного отдела. Например, регламенты по работе отдела Продаж, отдела Маркетинга или отдела Разработки.
В Базе знаний Platrum отделу можно присвоить иконку, чтобы они визуально отличались. Можно добавить описание, сортировку, создать структуру папок и статей внутри раздела. Например, создать папку для отдела "Направление персонала" и открыть доступ к статьям сотрудникам этого отдела. Внутри раздела задаются секции для документов, регламентирующих работу направлений внутри отдела. Например, секция Найма и секция Кадрового учета.
Разделение документации облегчает работу персонала. Люди знают, где искать документы, полезные для их работы.
Создание документов
Основа создания базы знаний - документы, регламенты и инструкции для сотрудников. Удобно, когда вся документация приведена к единому стилю редактирования: шрифт, заголовки, таблицы, и т.д. Для этого документы создаются через единый редактор, например Google Document, и по установленным правилам. Единый стиль делает документ понятным и удобным для восприятия.
Для этого используйте:
1. Заголовки. Они структурируют статью и автоматически формируют содержание, отображаемое слева от статьи. Можно переходить к заголовкам без пролистывания документа. Договоритесь о используемых типах заголовков. Например, уровня H1 и H2 и не выделять их жирным шрифтом.
Можно создавать якоря. Они позволяют переходить к блокам статьям по ходу чтения и быстрее ориентироваться в материале.
Заголовки можно перетаскивать по статье, менять их местами. Содержание статьи будет меняться автоматически, а якоря останутся на месте. Поэтому якоря создаются после того, как статья полностью готова.
2. Разные типы контента. Они делают документ проще для восприятия. Используйте цитаты, маркированные и нумерованные списки, таблицы, изображения, разбивку страницы на колонки.
В зависимости от возможностей редактора добавляйте:
- код для разработчиков.
- cсылку на ютуб. Видео будет загружаться автоматически.
- блок iframe - код для отображения презентаций как листалок.
- Google таблицу или Google документ.
- активные ссылки (на имя сотрудника из структуры компании, ссылку на другой документ).
Сочетайте разные типы контента, чтобы материал был ярким, запоминающимся и не скучным. В документе, созданном в Platrum любые блоки контента можно перетаскивать по статье, менять местами или удалять.
Совместная работа над документами
Перед публикацией документа покажите его основным действующим лицам, получите обратную связь и откорректируйте. В этом помогает совместная работа с документами. Ряд редакторов предусматривает это, например Google Documents или Platrum. В настройках к статье можно дать доступ на комментарии.
В Platrum комментарии доступны только редакторам и сотрудникам с доступом к комментированию. Принимать и отклонять комментарии могут только редакторы. При появлении комментария редакторам статьи приходит уведомление. Отдельный доступ на возможность комментирования позволяет избежать обсуждение комментариев всеми сотрудниками.
Проверочные вопросы к документу
Бывает, что регламент разработан, но его не читают и не использует в работе. Знаний у сотрудников не прибавляется.
Основная цель регламентов - решать проблемы в бизнесе. Предположим, сотрудник не отрабатывает возражения или неправильно заполняет договора. После прочтения регламента сотрудник должен начать применять полученные знания. В таком случае можно сказать, что регламент работает.
Чтобы сотрудники действительно получали знания, нужна проверка знаний персонала, например через вопросы. Процесс может быть организован любым удобным способом. Это могут быть тесты на листах А4. Но для роста бизнеса процесс необходимо автоматизировать.
В Patrum проверочные вопросы создаются прямо в документе. Их может добавить человек с доступом редактор. Сотрудники видят вопросы после прочтения статьи. Есть экзаменационные вопросы, например, к курсу который состоит из нескольких статей.
Придумывайте вопросы с одним или с несколькими вариантами ответов. Чтобы снизить случайное попадание используйте не менее 4 вариантов ответов.
Создание базы знаний компании - это важный ресурс для бизнеса. База содержит информацию и инструкции, описывающие деятельность бизнеса. Сотрудники не смогут качественно выполнять работу, пока не познакомится с документацией. Создавайте вопросы к каждому документу и контролируйте знания сотрудников. Так вы создаете систему непрерывного обучения в компании.
Администрирование
Когда регламенты созданы и вопросы придуманы, остаётся понять читают ли их сотрудники. В Platrum предусмотрены Отчёты по изучению регламентов. Например, доступ к документу “Обязанности должности менеджера по найму” имеют три сотрудника, но у документа “0” уникальных просмотров. Также отчёты покажут популярные документы, и те, что читают меньше всего.
Создание базы знаний систематизирует хранение информации. Персонал легко и быстро найдет нужный документ. Новенькие сотрудники оперативно изучат регламенты компании. Правильная База знаний поможет донести знания до сотрудников и гарантирует их применение на практике.
