Как HR и руководителю смотреть отчёты по обучению и делать выводы

Вы заказали очень дорогой ужин в ресторане. А вам вместо чека приносят красивую открытку с надписью «Было очень вкусно!». Вы не знаете, что именно вы съели, сколько это стоит, и стоит ли заказывать это снова.

Примерно так же многие руководители и HR смотрят на отчёты по обучению сотрудников. Им приносят кипу бумаг или файл с цифрами: прошло 100 человек, средняя оценка тренера — 4.8 из 5, выдано 150 сертификатов. Вроде бы всё красиво. Но какой в этом практический смысл? Как понять, была ли это разумная инвестиция или просто приятный корпоративный праздник за счет компании?

Давайте разберемся, как превратить эти кипы данных в настоящую шпаргалку для принятия умных решений. Как читать отчётность для HR по обучению так, чтобы видеть не просто цифры, а будущее вашей компании.

Зачем вам нужны отчеты по обучению 

Если вы до сих пор считаете, что главный показатель успеха обучения — это количество выданных сертификатов, вы управляете не бизнесом, а фабрикой по производству бумаги. Цель анализа эффективности обучения — не отчитаться перед генеральным директором, а получить ответы на три ключевых вопроса:

1. Работают ли наши инвестиции? Мы тратим на обучение деньги, время сотрудников. Что мы получаем взамен?
2. Становимся ли мы сильнее? Повышается ли квалификация команды, закрываются ли пробелы, растем ли мы как организация?
3. Что делать дальше? Какие программы продолжать финансировать, а какие без сожаления закрыть? Кого из сотрудников стоит продвигать, а кому нужна дополнительная поддержка?

Правильно настроенная аналитика обучения персонала — это ваш стратегический инструмент. Это не взгляд в прошлое, а прогноз на будущее.

Как Platrum освободил владельца компании по установке канализаций от рутины обучения сотрудников

Что должно быть в отчете по обучению

Стандартный отчет, который все привыкли видеть, похож на сухую сводку с завода: сколько человеко-часов прослушано, сколько человек завершили курс. Это данные, а не информация. Настоящий, живой отчет по обучению сотрудников должен состоять из нескольких слоев, как матрешка.

Количественные показатели (цифры, которые показывают охват и вовлеченность)

• количество участников, завершивших обучение;
• процент завершения курсов (это важнее общего числа — показывает, насколько программа удерживает внимание);
• среднее время прохождения;
• активность на платформе или во время очных сессий: количество выполненных заданий, пройденных тестов, заданных вопросов.

Эти цифры отвечают на вопрос «сколько?». Но они не говорят, было ли это полезно.

Качественные показатели (мнения и ощущения)

• результаты опросов обратной связи (так называемые «листы счастья»);
• отзывы и комментарии от участников;
• рейтинги тренеров и материалов.

Здесь кроется главная ловушка. Высокие оценки тренеру — это прекрасно, но они не означают, что люди чему-то научились. Они означают, что им было интересно и комфортно. Это важно для мотивации, но бесполезно для бизнеса, если на этом всё заканчивается.

Анализируем стоимость обучения персонала

Показатели эффективности (а что в сухом остатке?)

Вот где начинается настоящая аналитика обучения персонала. Это данные, которые получаются не сразу после обучения, а спустя недели и даже месяцы.

• результаты оценки до и после обучения: тесты, практические задания, решение кейсов;
• данные о применении навыков на рабочем месте: это можно узнать через опросы руководителей или самооценку сотрудников;
• влияние на бизнес-показатели (золотой грааль отчетности!): изменились ли после тренинга по продажам ключевые метрики (средний чек, конверсия, количество успешных сделок)? снизилось ли количество ошибок и брака после курса по технике безопасности? выросла ли скорость решения задач у IT-отдела после обучения новому языку программирования?

Когда у вас есть эти три слоя, вы можете начать по-настоящему анализировать эффективность обучения.

Как анализировать результаты обучения

Просто смотреть на цифры бесполезно. Сотрудников нужно опрашивать. Вот список вопросов, который должен быть у вас перед глазами, когда вы изучаете отчётность для HR по обучению.

Вопросы по количественным данным:

• если низкий процент завершения курса — значит, он слишком длинный, сложный или нерелевантный для сотрудников?
• если кто-то прошел курс в три раза быстрее среднего — может, он уже обладал этими знаниями и обучение было для него пустой тратой времени?
• если кто-то постоянно задерживается со сдачей заданий — возможно, он перегружен основной работой и у него нет ресурса на развитие?

Вопросы по качественным данным:

• сотрудники хвалят тренера, но в отзывах пишут «уже все это знали» — не пора ли обновить программу?
• в отзывах много про «интересно» и мало про «применимо в работе» — является ли обучение оторванным от реальности?
• есть ли повторяющиеся критические замечания? если несколько человек пишут, что «материал устаревший», это тревожный сигнал.

Вопросы по показателям эффективности:

• мы видим рост результатов тестов, но не видим улучшения в работе. почему? может, не созданы условия для применения знаний? или руководитель не поддерживает новые методы?
• самый важный вопрос: наблюдается ли положительная динамика в тех бизнес-процессах, ради улучшения которых и затевалось обучение?

Именно так выглядит процесс, как анализировать обучение сотрудников, а не просто пробегаться глазами по строчкам.

Ключевые метрики, которые говорят больше всего

Среди всего океана данных есть несколько маяков, на которые стоит ориентироваться в первую очередь.

ROI (возврат на инвестиции)
Попробуйте посчитать, хотя бы примерно. Допустим, тренинг по переговорам стоил 100 тысяч рублей. После него средний чек в отделе продаж вырос на 5%. Сколько дополнительной прибыли это принесло за год? Если эта сумма многократно превышает затраты на обучение — вы на правильном пути.

Коэффициент окупаемости обучения
Это более глубокая метрика. Сравните стоимость одной ошибки сотрудника (например, из-за неправильно оформленного договора компания потеряла 50 тысяч рублей) до и после обучения. Если количество таких ошибок упало — вы экономите реальные деньги.

Статистика и отчёты по курсам: сравнительный анализ
Не смотрите на каждый курс в вакууме. Сравнивайте их между собой.

• какой формат дает наибольший прирост навыков: очный, онлайн или смешанный?
• какие программы показывают самую высокую степень применения знаний на практике?
• обучение у какого поставщика или тренера дает измеримый бизнес-результат?

Такая статистика по курсам помогает принимать взвешенные решения о том, куда направлять бюджет в следующем году.

Обучение новых сотрудников: зачем, как организовать и автоматизировать 

Роль руководителя и HR: кто что должен видеть

Аналитика обучения персонала — это не только задача HR. Это зона ответственности двух сторон.

HR-специалист смотрит на систему в целом:

• общая эффективность учебных программ по компании;
• соответствие обучения стратегическим целям развития персонала;
• распределение бюджета, поиск лучших провайдеров;
• формирование общей культуры обучения.

Руководитель отдела смотрит на свою команду:

• как изменилась производительность каждого сотрудника после обучения;
• кто из команды показывает наибольший прогресс и может быть кандидатом на повышение;
• кому требуется дополнительная помощь или повторное обучение;
• как интегрировать новые навыки в ежедневную работу отдела.

Идеальная картина возникает, когда HR и руководитель встречаются и обсуждают отчёты по обучению сотрудников вместе. Руководитель говорит: «я вижу, что Петр после курса по управлению проектами стал на 20% эффективнее вести задачи». А HR добавляет: «и это при том, что общие результаты по этому курсу самые высокие среди всех программ, давайте масштабируем его на другие отделы».

Корпоративное обучение: организация, особенности и тренды

Типичные ошибки при анализе результатов обучения 

1. Ждать мгновенных результатов. Некоторые навыки, особенно мягкие, начинают работать спустя месяцы.
2. Игнорировать контекст. Рост продаж мог произойти не из-за тренинга, а из-за запуска новой рекламной кампании. Старайтесь отделять влияние обучения от других факторов.
3. Прекращать сбор данных после обучения. Самые ценные цифры появляются через 2-3 месяца, когда навык либо прижился, либо нет.
4. Считать главным показателем удовлетворенность. Довольные сотрудники — это хорошо. Но бизнес делает деньги с компетентных сотрудников.

Вместо заключения: ваша цель — не отчет, а решение

Не позволяйте отчётности для HR по обучению превратиться в рутину. Каждый отчет — это история. История о том, как ваши инвестиции в людей превращаются в реальные бизнес-результаты.

В следующий раз, открывая файл с цифрами, не просто скользите по ним взглядом. Спросите их: что вы мне расскажете? Куда нам двигаться? Кто наши звезды? Что мы делаем не так?

Когда вы научитесь слышать ответы, вы поймете, что лучший инструмент для прогнозирования успеха компании — это не финансовый отчет, а грамотно составленный и проанализированный отчет по обучению ваших сотрудников. Потому что именно они, а не станки или софт, являются вашим самым главным активом.

Также читайте: Адаптация корпоративного обучения к различным поколениям: миллениалы, зуммеры, бумеры