Корпоративная база знаний (КБЗ) становится необходимым инструментом для любой компании, стремящейся к повышению эффективности, улучшению коммуникации и сохранению ценных знаний.
Корпоративная база знаний - это централизованное хранилище информации, документов, лучших практик и опыта, накопленных компанией за время своей деятельности. Она включает в себя:
- Руководства и инструкции: по работе с программным обеспечением, выполнению рабочих задач, использованию оборудования и т.д.
- Нормативные документы: правила, регламенты, стандарты компании.
- Шаблоны и формы: для оформления документов, составления отчетов, проведения презентаций и т.д.
- Часто задаваемые вопросы (FAQ): ответы на наиболее распространенные вопросы сотрудников.
- Лучшие практики: примеры успешного решения проблем, реализации проектов и т.д.
- Статьи и новости: по тематике, relevantой для компании.
- Видеоматериалы: обучающие видео, презентации, записи вебинаров.
Пишем инструкции для сотрудников
Зачем нужна база знаний?
- Повышение эффективности: сотрудники могут быстро и easily найти необходимую информацию, что сокращает время, затрачиваемое на поиск и решение задач.
- Улучшение коммуникации: источник информации для всех сотрудников, что обеспечивает единообразие в работе и снижает риск недопонимания.
- Сохранение знаний: позволяет сохранить ценные знания и опыт, накопленные компанией, даже если сотрудники увольняются.
- Обучение новых сотрудников, что сокращает время и затраты на их адаптацию.
- Повышение качества работы: сотрудники, имеющие доступ к необходимой информации, могут выполнять свою работу более качественно.
- Снижение рисков: база знаний содержит информацию о типичных ошибках и способах их предотвращения, что снижает риски для компании.
Обучение новых сотрудников: зачем, как организовать и автоматизировать
Как создать корпоративную базу знаний?
Шаг 1. Определить цели и задачи
Чего вы хотите добиться с помощью КБЗ?
- Уменьшить время, затрачиваемое на поиск информации?
- Сократить расходы на обучение новых сотрудников?
- Повысить качество работы сотрудников?
- Сохранить ценные знания и опыт компании?
Понять, какие проблемы она должна решить.
- Дублирование информации в разных отделах?
- Сложность поиска нужной информации?
- Отсутствие единого источника правды?
Какую информацию она должна содержать.
- Руководства и инструкции по работе с программным обеспечением, выполнению рабочих задач, использованию оборудования и т.д.
- Нормативные документы: правила, регламенты, стандарты компании.
- Шаблоны и формы для оформления документов, составления отчетов, проведения презентаций и т.д.
- Часто задаваемые вопросы (FAQ): ответы на наиболее распространенные вопросы сотрудников.
- Лучшие практики: примеры успешного решения проблем, реализации проектов и т.д.
- Статьи и новости: по тематике компании.
- Видеоматериалы: обучающие видео, презентации, записи вебинаров.
Лайфхак: Проведите опрос среди сотрудников, чтобы узнать, какую информацию они хотели бы видеть в базе знаний.
Шаг 2: Выберите платформу для базы знаний
Существует множество различных платформ для КБЗ, как облачных, так и локальных.
При выборе платформы необходимо учитывать:
- Бюджет: стоимость платформы и ее обслуживания.
- Функциональность: возможности платформы по хранению, поиску, редактированию и публикации информации.
- Масштабируемость: возможность платформы расширяться по мере роста компании.
- Безопасность: меры защиты информации, используемые платформой.
- Удобство использования: простота интерфейса и навигации.
- Интеграция с другими системами: возможность интеграции базы знаний с другими инструментами.
Все эти необходимые качества сочетает в себе инструмент База знаний Platrum. Иерархическая структура, лёгкая система администрирования, настройка доступов, отчёты по пользованию базой данных, возможность составить вопросы в конце каждого регламента, чтобы сотрудники усвоили материал.
Шаг 3: Соберите и структурируйте информацию
Какую информацию вы будете включать в базу знаний?
Как вы будете её структурировать?
- По темам: например, маркетинг, продажи, финансы, IT.
- По отделам: например, отдел продаж, отдел маркетинга, отдел IT.
- По типам информации: например, инструкции, FAQ, статьи, видео.
Кто будет ответственным за сбор и обновление информации?
- Назначьте ответственных сотрудников за каждый раздел КБЗ.
- Создайте систему для обновления информации.
Шаг 4: Обеспечьте доступ базе знаний
Кто будет иметь доступ?
- Все сотрудники компании?
- Только определенные отделы?
- Внешние партнеры?
Как сотрудники будут получать доступ к информации?
- Через веб-интерфейс?
- Через мобильное приложение?
- Через систему интеграции с другими системами?
Будет ли доступ ограничен?
- Права доступа к различным разделам.
- Возможность комментировать и редактировать информацию.
Лайфхак: Сделайте доступ к базе знаний простым и удобным для всех сотрудников.
Пример: система ролей в базе знаний, которая позволит разграничить доступ к информации в зависимости от должности сотрудника.
В Platrum доступы к базе знаний открываются автоматически в зависимости от должности. Руководителю не нужно выдавать доступы вручную для каждого сотрудника.
Шаг 5: Продвигайте корпоративную базу знаний
Как вы будете информировать сотрудников о базе знаний?
- Проведите вводное обучение.
- Разошлите информационные письма.
- Разместите информацию на странице компании.
Как вы будете мотивировать сотрудников использовать ее?
- Покажите преимущества использования.
- Проведите конкурсы и викторины.
- Включите использование базы знаний в систему оценки персонала.
Как вы будете отслеживать эффективность использования?
- Анализируйте статистику использования.
- Проводите опросы сотрудников.
- Вносите изменения в базу знаний на основе полученных данных.
Оценка эффективности корпоративной базы знаний
Для того, чтобы база знаний действительно приносила пользу компании, необходимо регулярно оценивать ее эффективность и вносить необходимые изменения.
Вот несколько методов, которые помогут это сделать.
1. Анализ использования
Отслеживайте статистику использования.
- Сколько пользователей заходят?
- Какие разделы они посещают?
- Как часто они используют функцию поиска?
- Какие материалы они скачивают?
В базе знаний Platrum есть сводный отчет руководителя по всем документам, количеством тестов, курсов и просмотров статей.
Проведите опросы сотрудников.
- Как часто они используют КБЗ?
- Насколько она им полезна?
- Какие разделы КБЗ они используют чаще всего?
- Каких материалов им не хватает?
2. Анализ результатов.
Определите ключевые показатели эффективности (KPI), которые отражают цели вашей КБЗ.
- Время, затрачиваемое на поиск информации.
- Количество ошибок, допускаемых сотрудниками.
- Уровень удовлетворенности клиентов.
Сравните текущие значения KPI с целевыми значениями.
- Достигли ли вы желаемых результатов?
- Какие разделы базы знаний влияют на достижение этих результатов в наибольшей степени?
3. Сравнительный анализ.
Сравните свою базу знаний с базой знаний других компаний в вашей отрасли.
Какие функции есть в вашей базе знаний, которых нет в других компаний?
Какие функции есть в других компаний, которых нет в вашей базе знаний?
Как эти функции влияют на эффективность работы этих компаний?
4. Анализ отзывов.
Собирайте отзывы сотрудников, клиентов и других заинтересованных сторон о базе знаний.
- Какие аспекты им нравятся?
- Какие аспекты им не нравятся?
- Какие предложения у них есть по улучшению базы знаний
Эффективная база знаний может стать настоящим конкурентным преимуществом для вашей компании. Она поможет повысить эффективность работы, улучшить коммуникацию, сохранить ценные знания и достичь новых высот.
Также читайте: Как база знаний помогла компании «Интеллектуальный энергомониторинг» создать внешний отдел продаж