Расскажем о том, кто в компании должен распоряжаться деньгами и нести ответственность за их эффективное использование.
Деньги — это ресурс, необходимый для деятельности компании, энергия для достижения целей. Чем больше ресурсов, тем больше на них можно приобрести энергии для реализации миссии компании - рекламы, складов, грамотных специалистов, опытных руководителей. Деньги помогают улучшать технологию производства и масштабироваться. Поэтому если в компании хорошо отлажен финансовый менеджмент, он поможет максимально реализовать идеи.
Кто должен управлять деньгами
Считается, что за финансы отвечает высшее руководящее лицо компании - директор или владелец. Но ведь у него в подчинении находятся руководители, перед которыми стоят определенные задачи.
Руководитель отдела
Например, руководитель отдела маркетинга отвечает за то, сколько людей заинтересуются продуктом компании. Для этого он в отделе организует планирование и разработку рекламных кампаний, сбор статистических данных. Он использует веб-инструменты, услуги дизайнеров, фотографов, специалистов по seo, копирайтеров. Для того, чтобы планировать работу, ему нужно понимать, какими денежными ресурсами он обладает. Если он не сможет самостоятельно принимать решения, на какие ресурсы ему тратить деньги, он не получит результат.
Подобная ситуация царит в каждом отделе компании: при планировании работы руководитель должен понимать, на какие ресурсы он может рассчитывать.
Другой пример. Представим ситуацию, когда в офисе сломался стол. И офис-менеджер может купить новый стол, купить детали и отремонтировать стол самостоятельно или отдать его в ремонт. Денежные затраты в этих случаях будут разные. Но принять правильное решение может только офис-менеджер, так как это в его компетенции.
Директор
Если же в организации за все финансы отвечает директор, ему придется изучить вопрос, выбрать один из вариантов и решить, сколько денег на это потратить. Но директору уж точно есть чем заниматься помимо решения подобных вопросов.
Если спускаться по иерархии компании на уровень простого сотрудника, то картина будет аналогичной: чтобы сотрудник мог качественно делать свою работу, он должен иметь возможность покупать нужные для его работы ресурсы.
Например, не был вовремя оплачен счет на запчасти для принтера или от провайдера. В результате не смогли распечатать документы для презентации или был заблокирован сайт компании. И это случилось потому, что директор лично одобряет счета и так и не добрался до незначительного счета от провайдера, а сотрудник не знал, как добиться его срочной оплаты.
Чтобы такого не происходило, в компании должна быть налажена система, в которой каждый сотрудник может добиться оплаты расходов, независимо от его положения в компании и суммы счета. Кроме того, компетентный сотрудник сможет распределять деньги в своей области более разумно, чем человек, имеющий к этой области опосредованное отношение. В инструменте финансового планирования каждый сотрудник может создавать финансовые заявки и отправлять их на согласование руководителям.
Ответственность за результат
Система финансового менеджмента в компании напрямую связана с ответственностью за результат.
Результаты работы руководителя зависят от квалификации его подчиненных, от грамотного планирования и от обеспечения сотрудников всем необходимым. Если эти факторы напрямую не зависят от руководителя, он не чувствует за них ответственность. Особенно, если директор компании меняет план работы отдела в обход руководителя.
Безответственность руководителей часто возникает, когда они не могут управлять ресурсами, а по сути и своей деятельностью. Если у руководителя нет механизма одобрения расходов и нет понимания, сколько денег он может потратить, он не будет чувствовать ответственность за результат.
Не только руководитель, но и простой маркетолог должен понимать размеры рекламного бюджета, знать, как одобрять расходы и на какие ресурсы он может рассчитывать. Так он берет ответственность за результаты своей работы на себя.
Вовлекайте руководителей отделов в процессы управления финансами. Так деньги компании будут применяться более рационально, а руководители возьмут на себя ответственность за результат.
Прибыль компании
Важным моментом в финансовом менеджменте является понятие “прибыль компании”.
Которое часто путают с доходами. Доход — это ВСЕ полученные компанией деньги, а прибыль — разница между доходом и расходами.
В основном руководители знают о доходах компании. Именно эта цифра звучит на совещаниях. На ней основывается планирование, за нее премируют. Но при этом представления о расходах, которые несет компания, у руководителей очень расплывчатое.
О расходах знает тот, кто осуществляет финансовый менеджмент. Как правило, директор. Он в курсе стоимости аренды и расходов на зарплату. Поэтому представление директора и руководителей о размере прибыли отличаются. А значит, лишь директор знает, к какой прибыли должна стремиться компания, и работает над этим.
Но прибыль компании - это результат работы всех отделов компании и, в первую очередь, их руководителей. Поэтому и ответственным за размер прибыли должен быть не только директор, но и руководители.
В основном руководители отделов практически не контролируют общую прибыль. Они могут контролировать доходы и расходы, связанные с их деятельностью, но не влияют на распределение прибыли и остальные расходы внутри компании. А значит, ответственность руководителей за прибыль очень низкая.
Идеально, когда все руководители знают доход и расходы компании, так как принимают участие в распределении дохода. Так они начинают занимать ответственную позицию к финансовому состоянию компании. А деньги компании начинают использоваться гораздо эффективнее.
Чтобы такая система работала, необходимо установить правила распределения денег и механизмы контроля. Важной составляющей такой системы является участие всех членов команды, когда все сотрудники имеют доступ к ресурсам компании.
