Московская сеть медицинских клиник в штате которой около 100 сотрудников, обратилась за внедрением инструментов Platrum к сертифицированному партнёру "Точка контроля".
| До | После |
| Неработающая схема компании, выстроенная на основе классического подчинения, отображающая штатное расписание. | Структура компании, построенная в соответствии с потоком производства. Отражает каждую функцию в компании и помогает коммуницировать. |
| Разрозненное хранение документов, которыми неудобно пользоваться и долго искать. | Все документы хранятся по структурированным папкам: есть общие, должностные, для новых сотрудников и другие. |
О том, как Platrum помог систематизировать деятельность компании, рассказала управляющая клиники Елена.
Структура компании
Сначала в организации была самая обычная структура компании, напоминающая штатное расписание. Схема была выстроена на основе подчинения и отражала кто и за что отвечает. Потом партнёры Platrum показали, что можно выстроить структуру по ходу движения производства или разворачивания бизнес-процессов.
Казалось бы, что самым первым на схеме должно стоять Медицинское отделение. Но чтобы оно начало работать, нужно многое сделать и запустить много процессов. Нужен отдел персонала, который подбирает профессиональные кадры, нужен отдел обучения и обучающих материалов, нужна выстроенная финансовая служба. Без этих отделов медицинское отделение не заработает. Поэтому сначала надо настроить работу этих отделов и грамотно выстроить в них процессы.
После медицинской службы на структуре появились еще два отделения, которые всегда держали в уме, но никогда не визуализировали. Это отдел качества и отдел развития. Когда их нанесли на структуру и прописали все функции, стало понятно, что надо делать, чтобы быть лучше. Помимо банальных проверок в отделе качества, есть более сложные процессы.
Структура компании помогла медицинской организации упорядочить процессы и действия. Например, теперь удобно расставлять сотрудников по должностям. Каждому новому сотруднику теперь видно, какие отделения есть в компании и кто за что отвечает. По каждой должности прописали задачи и результат работы этой должности. Благодаря этому стало легче нанимать персонал. Например, менеджеры по персоналу знают, что их задача не просто нанять сотрудника, а нанять так, чтобы этот сотрудник успешно прошел испытательный срок. Также благодаря структуре компании можно увидеть, кто из сотрудников сейчас на испытательном сроке.
Как может выглядеть структура компании. Пример из демо-версии Platrum
Наличие проработанной Структура компании дало возможность компании быть более понятной для новых сотрудников при адаптации. А тот персонал, кто давно работает всегда может использовать структуру, чтобы проще коммуницировать между собой и иметь чёткое представление, как устроена работа компании.
База знаний
Исходя из того, какое место занимает сотрудник на структуре компании от автоматически получает доступы к документам в базе знаний.
Так как клиники достаточно цифровые и много программ, то перед тем, как сотрудник приступит к работе, он должен их изучить. Рассказывать как и что работает каждому сотруднику, просто нет времени, да и как показывает опыт, люди усваивают минимальный процент знаний. Поэтому все материалы по деятельности компании поместили в базу знаний и сформировали обучающие курсы.
Теперь все сотрудники проходят обучение, самостоятельно изучая всю информацию.
Также в базе знаний размещены корпоративные правила, чтобы все понимали для чего создана компания, какие у нее цели, а также как должен выглядеть сотрудник, какой в организации дресс-код.
Например, администраторы-кассиры работают с большим количеством программных обеспечений. И благодаря базе знаний могут быстро найти любую инструкцию. Например, информацию про то, как работать с чеками или правила по приему денежных средств. Есть инструкция по работе с 3Д-принтером, которая добавлена в публичный раздел, чтобы любые клиники могли посмотреть инструкцию. В базу знаний поместили даже правило работы с кофемашиной после того, как ее несколько раз поломали.
Благодаря поиску по базе знаний, можно быстро найти любую информацию. Теперь любой сотрудник клиники и новенький, и старенький может пользоваться материалами. Больше ни в оной программе нет базы знаний в таком виде и это очень удобно.
Академия
В Platrum есть удобный инструмент обучения - Академия. На основе документов из базы знания можно сформировать курс и назначить его сотрудникам для прохождения. Например, в компанию пришел новый сотрудник и ему надо пройти обучение в соответствии со своей должностью. Platrum откроет ему соответствующий курс. Этот курс в компании назвали "Курс молодого бойца". Открываются те базовые знания, с которыми можно допустить сотрудника к пациенту, так как не обладая ими можно навредить. Такие курсы есть по всем вакансиям.
Пример организации обучающих курсов из демо-версии Platrum
Здорово, что в Platrum можно настроить проверку знаний. Не обязательно сидеть и задавать вопросы после того, как сотрудник прочитает материал. Можно назначить обязательное прохождение курса. Например, у сотрудников начались ошибки, руководитель назначает курс, они ещё раз изучают материал и отвечают на контрольные вопросы. В системе можно посмотреть, с какой скоростью проходит человек обучение, с какой попытки отвечает на вопросы.
Бизнес-процессы
Также есть очень удобный конструктор построения бизнес-процессов. Так как в компании постоянное движение кадров, то есть подробный бизнес-процесс, отражающий найм и увольнение сотрудника. В нём отражён каждый шаг от заявки на подбор до введения в должность. На процессе видно, как сотрудник переходит из "рук в руки", при этом расписаны ответственные за каждый этап и их функции.
В любой момент можно посмотреть кого уволили и на каком этапе процесс увольнения. Также видно кто уже сдал телефон или пропуск. Благодаря этому инструменту всегда можно посмотреть этапность рабочих процессов, невероятно удобно, что есть визуализация.
Склад
В компании активно пользуются инструментом Склад, который позволяет вести учёт имущества организации. Это особенно удобно для тех бизнесов, где нет кладовщиков. В систему вносятся сотрудники и за ними закрепляется имущество, которое принадлежит компании и которым они временно пользуются. Поэтому когда сотрудник увольняется можно быстро посмотреть, и понять, что у него есть: телефоны, симки, пропуска. И это можно увидеть по любому сотруднику.
Задачи
Помимо стандартного календаря в инструменте Задачи есть доски. На доску попадает клиент, который внес предоплату и это является основанием для начала работы с ним. В такой карточке пациента видна вся история клиента. То есть это единое информационное пространство для всех врачей, которые лечат этого пациента. Врачу не надо поднимать карту, не надо ждать смену другого врача и расспрашивать его. Вся история лечения хранится в карточке, где персонал может отметить особенности клиента: чего он боится или наоборот что-то любит. Есть доски с законченными пациентами, которые прошли лечение или по каким-то причинам отказались его продолжать. Благодаря доскам всегда можно получить информацию о пациентах.
Пример организации досок из демо-версии Platrum
Также настроены другие доски. Например, доска по изменению графика рабочего времени. В клиниках строгий учёт рабочего времени. Все работают с пациентами и недопустимо, чтобы пациент ждал. Но бывают форс-мажоры, когда врач заболел. На доске можно посмотреть кто и когда сообщил о невозможности выйти на работу, кто кого подменил. И это не будет считается нарушением.
Такое благодаря этому инструменту можно назначать сотрудникам задачи и контролировать их выполнение.
Мессенджер
В мессенджере Platrum идёт вся корпоративная коммуникация. Это очень удобно, так как врачи обмениваются информацией о пациентах. Могут задать вопрос. Есть общий канал, где есть расписание, мотивашки, Это пространство с важными объявлениями. поздравлениями. Если вдруг новые ролики выходят в базе знаний, о тоже скидываем, чтобы было все видно. в общем канале есть информация. Можно писать лично. Все вопросы по работе решаем в личных сообщениях.
Итог
В медицинской компании, как и в любом другом бизнесе, важно иметь четко работающий административный и операционный аппарат, чтобы обеспечить хорошее качество услуг. Но сфере медицинских услуг цена ошибки выше, поэтому внутреннее устройство компании должно работать как часы.
Platrum помог реализовать управление компании с минимальными затратами их ресурсов. Это особенно важно, когда работают дорогостоящие специалисты. Теперь все сферы ответственности сотрудников очевидны для их коллег, вся информация по пациентам структурирована. Документация хранится в едином месте и быстро доступна, а обучение стандартам качества клиники полностью автоматизировано.
Platrum настолько удобен, что предприниматели из разных областей бизнеса могут без проблем настроить его под специфику своей деятельности. Главное не бояться. У платформы оперативная техподдержка, где отвечают моментально. Никогда не бывает задержек по ответам, менеджеры всегда помогают и спрашивают о предложениях по улучшению программы. Команда думает как это можно доработать и превратить в функцию.
В компании есть очередь, в порядке которой продуктовый отдел и разработчики реализуют предложения от клиентов. А клиенты могут увидеть на какой очереди стоит их предложение.
Также читайте кейс: Как структура компании помогла владельцу производства тормозных систем масштабировать бизнес
