Содержание
Компания “Экран Про” занимается поставкой, установкой и дальнейшим обслуживанием светодиодных экранов по всей России. Сейчас в команде 12 человек.
Сооснователь компании “Экран Про” Ренат Акиев рассказал, как с помощью Platrum он автоматизировал обучение сотрудников и полностью снял с себя эту рутинную задачу.
| До | После |
| На введение в должность менеджера по продажам у руководителя уходило больше недели его рабочего времени. | Теперь руководитель тратит 1 минуту, чтобы дать сотруднику доступ на обучающий курс. |
| Разрозненная хаотичная База знаний на Google Диске, непонятно, у кого есть доступ к информации. | Получилась структурированная по папкам корпоративная база знаний, где любой сотрудник может самостоятельно найти нужный регламент. |
| Сотрудники неправильно информировали клиентов, например, о скидках, так как не знали об изменениях в регламентах. | Сотрудники всегда знают об изменениях в регламентах и не допускают ошибок. Система автоматически рассылает уведомления об обновлении документов. И все сотрудники в обязательном порядке знакомятся с изменениями. |
Знакомство с сервисом и внедрение
Как вы узнали о Platrum?
Я узнал о Platum в 2019 году на одном из бизнес-тренингов, где посоветовали использовать сервис для управления компаний. С тех пор так им и пользуемся.
Сложно ли было внедрять систему?
Нет, сложностей не было никаких. Все интуитивно понятно, инструмент было легко внедрить.
Инструменты
Какие инструменты используете?
Мы используем почти все инструменты: Базу знаний в связке с Академией, Метрики, Пароли, Задачи, Контроль качества.
База знаний
Сразу стали внедрять Базу знаний. Раньше все данные хранились на Google Диске в виде текстовых документов и таблиц. Было непонятно, кто имеет к документам доступ, особенно, если его дают по ссылке.
При переносе Базы знаний в Platrum, мы разделили все материалы по папкам. Например, есть папка сотрудника компании, где находятся все регламенты, которые касаются каждого:
- конфиденциальность;
- внешний вид;
- политика компании;
- карьерные перспективы;
- работа с клиентами в чатах;
- работа с корпоративной видеотекой.
Остальные папки разбиты по должностям. Есть папка HR - того, кто ищет и нанимает новых сотрудников, папка офис-менеджера, папка хантера - того, кто ищет клиентов. В ней есть информация про продукт, про CRM, про то, как проводить встречи, про скидки и рассрочки.
Если в регламенте что-то меняется, мы вносим изменения в Базу знаний и система автоматически рассылает всем уведомление. И это огромная помощь руководителю, так как я точно знаю, что каждый сотрудник прочитает и усвоит обновление в регламенте.
Академия
Раньше мы вместе с новым сотрудником проходили по шоуруму и показывали разные экраны, рассказывали об их особенностях. А потом мы выделили один день, записали видеоинструкцию по каждому экрану, загрузили их в Академию, создали тесты. Теперь, когда приходит новый менеджер по продажам, он получает ссылку на обучающий курс, заходит в него и видит видеоинструкции о компании, о продукте, о том, как монтируется оборудование и многое другое.
В конце каждого регламента есть тест, а в конце курса - экзамен. Если сотрудник даст неверный ответ на вопрос, то система вернет его к изучению материала. И теперь я, как владелец компании, не трачу на обучение время, а сразу получаю обученного специалиста, который знает и продукты, и скидки, и как работать в CRM.
Более того, сама система еще и переаттестовывать сотрудников - время от времени задает им вопросы, чтобы он вспомнил все правила. Если он ответит на вопросы неправильно, сервис направит сотрудника на повторное обучение. Так что мы не только обучаем новых сотрудников, но и контролируем знания текущих.
Если в регламенте что-то меняется, то всем сотрудникам, которые проходили этот курс, приходит приглашение пройти его заново. И теперь сотрудник не может сказать, что он что-то не знает, так как не получал информацию на почту или был в отпуске. Например, нет такого, что сотрудник не знает об изменениях в условиях предоставления скидок.
Руководителю не нужно следить за прохождением курса. Если сотрудник не прошел обучение, то система пришлет руководителю уведомление.
Управление паролями
Раньше пароли от сервисов мы хранили в Google таблицах. И это было очень небезопасно, так как бывают случаи утечки паролей в сеть.
Теперь все доступы хранятся в системе Platrum в зашифрованном виде, их не знает даже сам сервис. Пароли не отображаются даже на экране программы. И если кто-то случайно подойдет со спины, он все равно не сможет узнать пароль. Пароль можно скопировать из системы только при наличии мастер-пароля, который нужно вводить каждый раз, чтобы получить доступ.
Если кто-то уволился, то система подскажет, что сотрудник, который покинул компанию, знал пароль и напомнит, что пароль нужно поменять.
Контроль качества
Для проверки работы менеджеров используем инструмент Контроль качества. Аудит проводит удаленный нештатный сотрудник.
Метрики
Также отслеживаем эффективность работы сотрудников. На каждую должность мы ввели одну главную метрику и одну-две дополнительные. Например, у менеджеров по продажам - это звонки и проведенные встречи, у руководителя отдела продаж - это доход от постоянных клиентов и доход от новых клиентов. Сотрудники заполняют эти две метрики на еженедельной основе.
Полученные результаты
Каких результатов добились благодаря сервису?
Конечно же намного проще стало обучать сотрудников. Раньше на ввод в должность менеджера по продажам мы тратили неделю. При этом далеко не всегда сотрудники хорошо усваивали информацию о продукции и улавливали главное из инструкций. Сейчас на ввод в должность менеджера по продажам мы тратим 1 минуту. Мы просто даем им ссылку на Академию и система сама прогоняет человека по регламентам, формирует вопросы, проверяет тесты. Один раз мы записали инструкции, составили обучение и больше вообще не тратим на это время.
Platrum нас очень сильно разгрузил, автоматизировав многие рутинные процессы.
Были ли сомнения при принятии решения о внедрении Platrum?
Сомнений не было, так как время руководителя гораздо дороже, чем тарифы в Platrum. Система делает много функций сама. А мы можем думать про стратегию и заниматься обязанностями владельца компании. Если подсчитать, сколько времени тратит руководитель на введение одного сотрудника в должность, сомнения сразу исчезают.
Сервис может использовать любая компания. Нельзя сказать, что это сервис только для маленькой компании. Этот сервис принесет пользу и крупной, и небольшой компании. Но чем больше сотрудников, тем он нужнее, так как автоматизируются многие рутинные процессы. И это колоссально экономит время. Польза очевидна, и глупо этим не пользоваться. Тем более, есть бесплатный тариф и для того, кто только начинает пользоваться системой, функционала вполне хватит.
Мы в восторге от Platrum - это то, что нужно любому управленцу и бизнесмену. Даже если вы будете использовать один инструмент, это все равно сэкономит много времени. Это настолько невероятный сервис, что я советую его всем предпринимателям. И если кто-то еще не присоединился, то точно должен это сделать.
Также читайте кейс: Владельцы сети студий красоты автоматизировали обучение франчайзи и перестали терять драгоценное время
