Маркетолог Илья Зыбин занимается комплексным сопровождением микробизнеса онлайн. Он предоставляет услуги по ведению аккаунтов социальных сетей, контекстной рекламе, созданию сайтов.
До 2022 года Илья работал в агентстве, но сейчас ушёл во фриланс и преимущественно ведет клиентов один, привлекая других фрилансеров и формируя команду под крупные проекты.
Еще работая в агентстве Илья искал инструменты, которые бы помогали организовывать работу команды в 10 человек. Нужна была система финансового учета. Важно было разобраться с такими отчетами, как PNL, ДДС, баланс. Тогда нашелся Platrum. Помимо удобного финансового учета, привлекла возможность строить структуру организации, использовать таск трекер и базу знаний.
База знаний
На момент работы в агентстве было важно выстроить базу знаний и на ее основе запустить автоматизированное обучение. В компании был большой поток аккаунт-менеджеров, которые работают напрямую с клиентами. Найти людей с опытом было проблематично, поэтому нанимали тех у кого опыта не было и обучали.
В Platrum была создана большая база знаний, где хранилась информация по ведению социальных сетей, таргетингу, по контекстной рекламе и многое другое. Была потребность в том, чтобы новые сотрудники могли изучать материал самостоятельно, но при этом можно было отслеживать прогресс и их успехи. Platrum отлично решил эти задачи.
С 2022 года Илья перестал сотрудничать с агентством и ушел в свободное плавание, как фрилансер. База знаний стала неактуальна, так как всю работу он выполняет сам или другие опытные специалисты. Но так как у него есть мысли по организации собственного агентства, База знаний станет прекрасным инструментом для обучения специалистов.
Финансовый учет
Когда начался поиск инструментов для ведения финансового учета, помимо Platrum Илья рассматривал и другие сервисы, но по стоимости они выходили дороже. Поэтому Platrum стал идеальным сочетанием цены и качества для задач фриланса.
Вот что привлекает больше всего:
1.Возможность оплаты с разных счетов и карт.
В разделе Расходы можно выбрать карту или счет, с которых происходит оплата. “Это невероятно удобная функция, которую я активно использую”, - говорит Илья.
2. Возможность выбора контрагента.
"Мне важно видеть расход и доход по конкретному агенту, чтобы понимать, рентабелен этот клиент или нет. Структуру расходов и доходов по конкретному контрагенту я смотрю через фильтр контрагенты и нужной дате. В итоге смотрю доход, оцениваю рентабельность клиента в том числе оцениваю трудозатраты на проект и считаю стоимость часа по проекту".
3. Возможность выбора даты отчёта.
"В Platrum есть дата отчета и дата транзакции - это очень удобно. Не все сервисы предоставляют такую возможность. Я свожу отчет раз в неделю и классно, что в Platrum можно выбрать дату.".
4. Удобные настройки PnL отчета.
В конечном PnL отчете можно настроить нужные параметры. Я настроил так, чтобы видеть клиентские бюджеты и свою выручку. В конечном PnL есть отдельная категория "Выручка от проектов клиентов", отдельно "Бюджеты клиентов" и отдельно "Расход бюджета клиентов". Если бюджет и расходы бюджета не совпали, значит, что у меня что-то не в порядке, я что-то не учел, не внес и какие-то деньги. А бюджет клиентов - это важный критичный момент, когда нужно отчитываться до копейки. Я очень тщательно за этим слежу. Поэтому когда я могу выбрать в доходах "Бюджет" и "Выручку" - это очень мне помогает.
5. Наличие раздела Перемещения денежных средств.
Во время работы бывает, что надо перекинуть деньги с, карты, на карту, или на счёт. Поэтому я также активно пользуюсь разделом Перемещения. Я вижу сколько у меня осталось денег, проверяю, чтобы все совпало. Если не совпало, то проверяю, где и что не так внес.
Platrum помогает оценить валовую выручку за месяц или квартал, в любой момент проверить доходы, расходы, маржинальную прибыль. Можно оценить постоянные расходы, валовую выручку на человека, расходы на оплату труда, средний чек и дивиденды конкретно на себя.
Структура компании
Есть маленькая Структура, на которой отображены всего двое человек: Илья и его ключевой партнер. “На ней мы разбили и отразили основные задачи, обозначили, кто и за что отвечает. Например, кто отвечает за сайт, кто за клиентов, кто за стратегию и так далее. Структура прекрасно помогает это делать”.
Задачи
В Platrum очень удобный таск трекер и всем, кто работает с Platrum надо его использовать.
Тем более, что российскому пользователю работать с популярными иностранными трекерами теперь очень неудобно. Да и зачем, когда есть отличный вариант с Platrum.
В общем, фрилансеры могут спокойно использовать Platrum для организации своей работы. Он особенно полезен тем, что позволяет вести несколько проектов и понимать их прибыльность. Инструмент Финансы поможет навести порядок в деньгах и найти инсайты в ведении финансов.
Также читайте кейс: Как собственник оптовой продуктовой компании увидел точки роста своего бизнеса
