Содержание
Рассказываем, как сертифицированный партнёр Platrum Алексей Кашин помог владельцу компании увидеть узкие места в работе бизнеса и превратить их в возможности для роста.
| До | После |
| Очень много сотрудников, есть проблемы во взаимодействии. Не все понимают, к каким результатам стремиться. | Теперь каждый в компании знает, за что отвечает он сам и его коллеги. Все знают как с кем связаться. |
| Руководители и собственник выполняют несвойственые для своей должности задачи. | Распределили задачи на подчинённых. Сделали акцент на функциях руководителей. Отдельно прописали важные задачи собственника. |
Компания "ЮгОпт" в городе Краснодар торгует продуктами питания и занимается крупным и мелким оптом на юге России. В компании 7 филиалов в разных городах. В штате 800 сотрудников. Владеет компанией один собственник.
С какой задачей пришел клиент
В компании есть несколько направлений деятельности: оптовая торговля продуктами питания, сеть магазинов, производство готовых блюд. Некоторые сотрудники выполняют функции для всех направлений, другие только для оптовой торговли.
Собственник хотел:
- разработать структуру компании, внести ясность "кто, чем занимается" и "кто, за что отвечает";
- описать функции компании, чтобы понять, где пробелы и над чем нужно работать;
- выйти из операционки.
Разработка структуры компании предполагает создание структуры для каждого отдела, с описанием всех его функций и итоговых результатов работы всего отдела в целом и каждой должности.
Отдел персонала
В компании около 300 торговых представителей. Ротация сотрудников на этой должности постоянная. Часть первичной адаптации проводит отдел персонала, глубоким погружением в должность занимаются супервайзеры.
Проблема
Постоянная трудоёмкая адаптация новых сотрудников.
Руководитель отдела персонала не успевает выполнять управленческие функции.
Решение
Прописали стандартные функции: найм персонала, введение в должность, обеспечение рабочих мест и т.д.
Проработали нестандартные функции с учётом специфики бизнеса. Например, "введение в должность торговых представителей".
Внесли все функции на структуру и расставили ответственных сотрудников.
Схема показала, что руководитель отдела персонала выполняет 10 линейных функций самостоятельно. Не удивительно, что он перегружен.
Несколько функций остались без ответственного, нужно нанимать дополнительный персонал.
Пример структуры отдела персонала из демоверсии Platrum
Итоги
- Приняли решение об автоматизации обучения персонала через создание Базы знаний и Академию.
- Открыли 2 новые вакансии.
Маркетинг и продажи
Штатного маркетолога в компании нет, маркетинговые функции распределены между сотрудниками отдела продаж и IT. Часть линейных функций выполняет директор по продажам.
В отделе продаж работает 40 супервайзеров, более 200 торговых представителей, 7 руководителей филиалов. Руководит всем директор по продажам.
Проблема
Как такого отдела маркетинга нет. Нет специалистов, нет руководителя. Поставить стратегическую задачу по маркетингу некому. В этом направлении компания работает не системно.
Сотрудники отдела продаж выполняют и другие функции.
Решение
Построили структуру отдела маркетинга, стало очевидно, что не хватает кадров.
Построили структуру отдела продаж и увидели, что сотрудники замещают людей на недостающих позициях.
Итоги
Принято решение нанять руководителя в отдел маркетинга, а также новых сотрудников, чтобы снять эти задачи с отдела продаж.
Пример структуры отделов маркетинга и продаж из демоверсии Platrum
Отдел финансов
Выявленные проблемы и решения
1.Функции по финансовому планированию, управленческому учёту, отчёту ДДС выполняет заместитель генерального директора по финансовым вопросам, который на структура компании находится выше руководителя финансового отдела. Явный перекос функций.
Отметили функции красным, чтобы руководители устранили нарушения подчинения и перестали выполнять не свои функции.
2. Финансовый директор выполняет несколько линейных функций. Отметили их красным, чтобы передать ответственным сотрудникам.
3. В бухгалтерии выявили 2 несвойственные для неё функции. Отметили красным, чтобы главный бухгалтер передала их в профильный отдел.
4. Частые проблемы со сбором "дебиторки", так как ей занимаются торговые представители по своим клиентам.
Создали на структуре отдел дебиторской задолженности и описали итоговый результат должности: "Вовремя собранная дебиторская задолженность от Клиентов в соответствии с правилами компании". Теперь сотрудники чётко знают, что ждёт от их работы компания.
Пример структуры финансового отдела из демоверсии Platrum
Отдел логистики и склад
Для оперативной и корректной доставки грузов отдел логистики и склад постоянно взаимодействуют. Сотрудникам важно чётко понимать, кто за что отвечает в соседнем отделе, для быстрого взаимодействия. Поэтому качественно прописали все функции и нанесли на структуру с именами и контактами ответственных сотрудников.
Отдел качества
Работа с качеством ведется в компании фрагментарно и не системно, хотя именно этот отдел выявляет точки роста.
Прописали функции "опросов клиентов", "улаживания споров с клиентами" и "контроль выполнения сотрудниками стандартов компании".
Разработали стандарты этого отдела и наняли первого сотрудника, отвечающего за качество.
Вот так структура компания позволяет оперативно принимать управленческие решения!
Отдел обучения
Не все процессы обучения в компании системны, а компания уже большая и управлять квалификацией команды крайне необходимо.
Описали задачи и функции отдела обучения. Владелец увидел в этом точку роста и принял решение о развитии этого направления.
Отделение развития
Текущая ситуация
Компания проводит различные мероприятия, работает со СМИ.
Но отдельного ответственного за выполнение этих задач в компании нет. Ответственный за все функции - один из соучредителей компании. До пиара не доходят руки, но с точки зрения развития бизнеса, важно постоянно работать над брендом.
Решение
- Описали функции пиара и повышения узнаваемости компании.
- Описали функции по работе дилерской сети, так как компания планирует выходить на зарубежные рынки.
- Описали функции запуска новой собственной торговой марки (СТМ) и развития ассортимента.
- Приняли решение нанять директора по развитию.
Функции собственника
Как и в большинстве случаев, собственник этой компании погряз в операционном управлении, а значит, он тушит пожары и решает текущие проблемы, а
не работает над развитием компании. Чтобы сфокусировать владельца на важном:
- описали функции по созданию стратегии компании, разработке новых продуктов и услуг и выход на новые рынки.
- вычленили и отметили на схеме задачи собсвнника по управлению и построению компании. Фамилия владельца должна быть только на этих функциях, на всех остальных позициях в итоге должны появиться сотрудники.
По сути, чтобы владельцу выйти из операционки, он должен передать все другие функции другим сотрудникам и видеть свою фамилию на структуре компании только в функциях собственника.
Итоговые результаты
- Создали рабочую структуру компании с описанием всех отделов их функций и функций всех должностей.
Пример структуры компании из демоверсии Platrum
- Каждый руководитель в процессе создания структуры увидел точки роста своего отдела.
- Стали видны перекосы в работе некоторых сотрудников: не свойственные функции, перегруз задачами.
- Структура показала, каких сотрудников не хватает и кого нужно нанять.
- Обнаружились сотрудники с двойным подчинением и это обязательно нужно устранять.
- Несколько отделов не функционируют их нужно выстраивать, например контроль качества.
- Собственник увидел дыры в работе компании, которые были не видны из-за высокой загруженности и фокуса на других задачах.
Также читайте кейс: Как Platrum помог агентству недвижимости навести порядок в задачах, обучении и паролях компании
Telegram-канал Алексея Кашина: https://t.me/systembp
