Содержание
Студия эстетики тела специализируется на косметических процедурах и проведении LPG массажа. На данный момент работает 31 студия в Москве, Московской области и Воронеже. В штате около 100 сотрудников и многие из них работают удаленно.
Совладелица студии Валентина рассказала, как ей удалось решить проблему с инвентаризацией расходных материалов и сократить время на обучение сотрудников в три раза.
| До | После |
| Нет никакой базы знаний, вся информация хранится разрозненно, в файлах и передается устно. Из-за этого постоянные ошибки в работе. | Все знания компании упорядочили в Базе знаний Platrum. Открыли доступы только нужным сотрудникам. |
| Руководитель тратила около недели плотного включения в процесс обучения новых сотрудников. | Сократили время обучения в 3 раза. Теперь сотрудники самостоятельно изучают информацию за 2 дня. |
| Часто приходится перебрасывать расходные материалы из студии в студию и было очень сложно вести учет имущества. Вечные проблемы с инвентаризацией. | С использованием инструмента Склад перемещения расходных материалов стали прозрачны. Легко контролировать имущество, а главное - теперь легко вести его учет в системе. |
С какими проблемами сталкивался бизнес
На тот момент, когда мы начали работать с Platrum, у нас было 7 студий. Удаленных работников было немного и администраторы были далеко не в каждой студии. Информационная поддержка клиентов была удаленной.
Из-за этого мы столкнулись с проблемой, что информация, которую мы доносим до администраторов, записывалась ими на листочках и со временем терялась. Например, администратор забывал о новой акции или открытии студии. И так было постоянно.
Хоть в нашей сети студий и небольшая текучка, при смене администраторов возникали проблемы с передачей информации и обучением. Информацию новые сотрудники усваивали плохо, так как она была разрозненная и хранилась непонятно как. А студии, тем временем, все продолжали открываться.
Была проблема и в том, что студии работали в Москве, а администраторы принимали звонки в Воронеже, а значит, они совсем не ориентировались в городе. Нам нужно было сделать так, чтобы они могли объяснить клиентам местоположение студии, а также начали ориентироваться в большом количестве как новой, так и старой информации.
Получилось, что мы не успевали за своим ростом. Мы упирались в какую-то проблему и потом ее начинали решать. Поэтому мы озадачились поиском системы, которая бы помогла нам навести порядок в процессах. И нам было важно, чтобы было все понятно и просто. Поэтому, когда я открыла Platrum, то поняла, что здесь мы сможем разобраться.
Но пока мы глубоко не погружаемся в Platrum, и постепенно начинаем расширять функционал.
Как внедряли Базу знаний
Какой инструмент стали сразу использовать?
В первую очередь мы стали осваивать Базу знаний. Внесли в нее всю информацию, начиная от материалов для администраторов, заканчивая статьями о том, как открыть студию, как сдать смену, как включать и отключать кассу. Я сняла с себя этот груз бесконечных объяснений. У меня появилось время, чтобы развивать бизнес. И оно появилось, когда мы внедрили Platrum. За это время мы разрослись до 31 студии.
До того как мы внедрили Platrum, мы хранили документы в текстовых файлах. Но это не работало, так как было неудобно, нельзя было проверить, пользуются ли ими люди, нельзя ограничить доступ.
Сейчас я храню в Базе знаний всю информацию и могу открывать доступ только нужным людям. Мы храним там и информацию о сотрудниках, и финансовую информацию, и по зарплатам. Она не нужна администратором и я просто ограничиваю им доступ. Это очень удобно.
Пример базы знаний компании из демо-версии Platrum
Конечно можно работать, передавая информацию на листочках. Но это всегда будет вызывать проблемы, так вмешивается человеческий фактор. Ошибки, которые могут случиться из-за того, что сотрудник что-то забыл, точно нужно убирать. Сейчас мы выстраиваем свою работу по принципу минимизации человеческого фактора и Platrum помогает нам это сделать.
Как сэкономили время руководителя
Сколько времени вы тратили на погружение администратора в должность и сколько тратите сейчас?
Раньше на это нужна была неделя моего плотного личного включения. При этом было очень сложно произвести оценку готовности специалиста, так как все происходило удаленно. Сейчас на это у меня уходит 2 дня. Мы сразу можем обучить и дать актуальную информацию. Также сейчас у нас уже есть специалист, который занимается обучением. Но у меня есть возможность контролировать через отчеты, насколько качественно это все происходит.
В базе знаний есть курс по работе с CRM системой, с онлайн записью, и теперь сотрудники могут зайти, изучить самостоятельно. Только после этого они могут задать вопросы. После я тестирую человека на усвоение информации.
В целом, обучение стало происходить в три раза быстрее.
Какие еще инструменты помогают в работе
Одно из больных мест для нас - это инвентаризация. И раздел Склад мне показался очень удобным, простым и подходящим к нашей ситуации.
У нас небольшой перечень расходников, так как небольшой спектр услуг. Мне легко туда все занести и легко сделать переброску материалов из студии в студию, а у нас это бывает довольно часто. Мне важно, чтобы все эти действия можно было произвести быстро и просто. Потому что если это будет сложно, то мы просто не будем вести учет.
Пример инструмента Склад в демо-версии Platrum
В Platrum не нужно думать, все интуитивно понятно - ты открываешь и сразу понимаешь, как действовать и какую кнопочку нажать. Недавно мы взяли отдельного специалиста, который будет заниматься инвентаризацией и заниматься разделом Склад.
Сейчас мы подходим к изучению раздела Академия. У нас есть обучение, но нет тестирования. И мы хотим начать проводить. Мы уже сформировали раздел обучения для руководящего состава и администраторов, сейчас делаем для мастеров и массажистов.
Впечатления от использования
Компаниям, где есть сотрудники, однозначно стоит использовать Platrum и ничего другого я даже не могу порекомендовать. Мы пытались искать что-то подобное, но ничего не нашли, где можно было бы сразу и быстро начать работать. И как только порекомендовали Platrum, все пошло гораздо быстрее.
И еще мы с удовольствием используем мобильное приложение, где все видно, понятно и мастера им пользуются.
Это та система, которая дает быстрый результат и освобождает время. А время - это деньги. И каждый руководитель должен понимать, сколько времени у него уходит на управление. А Platrum снижает текучку и дает результат молниеносно.
Также читайте кейс: Как маркетинговое агентство автоматизировало обучение стажеров
