Содержание
Сеть детских интерактивных парков развлечений ТУТОКРУТО — это интерактивная пещера, батутная арена, семейное кафе, верёвочный парк, лабиринты и квесты. Каждый месяц парк посещает 18000 детей и взрослых.
Рассказываем, как сертифицированный партнёр Platrum INTRASET интегрировал Platrum с банками и помог сократить время загрузки финансовых транзакций до 2-х минут, освободив время бухгалтера.
| До | После |
| В силу специфики бизнеса, бухгалтер ежедневно вводит сотни транзакций. | Транзакции автоматически загружаются в Platrum за 2 минуты. |
| Есть риск допущения ошибки при переносе данных вручную. | Все данные безошибочно переносятся в систему программой. |
| Компания готова нанять дополнительного бухгалтера со средним окладом в 30 000 рублей. | Экономия около 360 000 рублей в год на найме нового сотрудника. |
Компания ТУТОКРУТО использует инструменты Platrum для автоматизации бизнес-процессов. Сервис помогает управлять компанией: контролировать имущество компании, оптимизировать её структуру и менеджмент, контролировать качество оказания услуг и вести финансовый учёт.
Клиент обратился к партнёрам с просьбой автоматизировать процесс выгрузки данных из банков в Platrum.
Инструмент Финансы из демоверсии Platrum
Описание проблемы
Инструмент Platrum Финансовое планирование и учёт позволяет руководству компании контролировать все финансовые расходы, грамотно распределять деньги и больше зарабатывать. Для этого в систему добавляются доходы и расходы. Отчет P&L создаётся в пару кликов и дает возможность контролировать движение денежных средств компании. Руководитель может следить за реальным финансовым результатом бизнеса в онлайн режиме.
Для этого в Platrum надо загружать данные о движении денежных средств. Есть два варианта:
Ввод транзакций из выписки из банков в Platrum через специальную форму. Но при большом количестве транзакций это занимает много времени. Также есть вероятность допущения ошибки, а значит нужно проверять уже сделанную работу и повторно вводить (исправлять) данные.
Импорт через файл в формате csv. На основе выписки из банков создаётся таблица в Excel, которая преобразовывается в формат csv и загружается в Platrum через специальный интерфейс. Сама загрузка занимает пару минут. Но подготовка нужного файла - съедает больше. Даже если банк даёт возможность выгрузить выписки в Excel, то ее нужно привести к требуемой форме. Для этого том требуются дополнительные навыки работы с таблицами и сохранении их в нужном формате.
Второй способ клиенту не подходил, т.к. требовал специальных знаний при подготовке файла для импорта, а по временным затратам занимал столько же времени как и первый. Поэтому в компании использовался первый способ. Из-за этого возрастала нагрузка на бухгалтера.
Но руководству было важно ежедневно иметь перед глазами актуальные отчеты для принятия правильных управленческих решений.
Так как у клиента 3 юридических лица и 10 расчетных счетов в разных банках, по которым есть ежедневное движение процесс занимал около 2-х часов в день.
Задача
Клиент хотел найти решение, которое бы позволило ежедневно оперативно загружать данные по движению денежных средств по банковским счетам и при этом освободить время бухгалтера не прибегая к его обучению с csv форматом.
Решение
В качестве необходимого апгрейда к интеграции с сервиса Platrum с банками, был разработан модуль BRP для автоматизации ввода транзакций, который позволяет:
- обрабатывать банковские выписки любых банков РФ;
- работать с любым количеством юрлиц;
- работать с любым числом банковских счетов;
- автоматически распознавать данные платёжных поручений и заносить их в нужную «кассу»;
- проверять наличие контрагента в базе данных, и при его отсутствии в ней, добавляет новые данные в реестр;
- создает итоговый файл в формате Excel со всеми распознанными транзакциями и их статусами, что позволяет быстро провести сверку и обнаружить ошибки;
Всё что нужно сделать бухгалтеру — перенести выписку в рабочую папку. Дальнейшей систематизацией транзакции занимается робот, а выполнение процесса можно проконтролировать в итоговой папке.
Результат
В результате реализации проекта:
- настроили автоматическую загрузку транзакций банковских выписок 3-х юридических лиц;
- настроили интеграцию Platrum с банками: подключили 10 расчетных счетов (СБЕР, ВТБ, АТБ, УБРИР);
- сократили время загрузки данных до 2-х минут в день;
В денежном эквиваленте довольно сложно оценить рост мотивации в коллективе, после передачи работы по внесению платежек роботу. А вот необходимость найма второго бухгалтера вполне можно измерить. Компания сэкономила 360 000 руб. в год (средняя зарплата бухгалтера по данным на 2023 год – 30 000 руб./месяц).
Также читайте кейс: Как строительный бизнес увеличил продажи, построив структуру компании
