Содержание
Любой большой проект состоит из множества маленьких задач. Сами по себе они разрозненны, поэтому управление ими сродни дирижированию оркестром. Придется следить, чтобы каждая задача играла свою партию - в смысле выполнялась - в нужное время, в нужном месте и должным образом.
В этой статье расскажем, как стать первоклассным дирижером для своего бизнеса и какие для этого существуют лайфхаки и методологии.
Основные этапы управления проектами
Разберем основные этапы управления проектами на примере открытия кофейни. Это не просто "захотелось и открыл", это настоящий проект, требующий тщательного планирования и управления.
1. Инициация и планирование.
Самый первый шаг по превращению мечты в план. На этом этапе важно самому себе ответить на ряд вопросов: зачем вы это делаете, как себе представляете конечный результат, уверены ли в своих силах?
Допустим вы любите кофе, много лет отработали баристой и знаете всю эту «кухню» изнутри. Да тут еще подвернулось подходящее помещение в аренду. Значит в общих чертах идея представляется жизнеспособной и пора переходить к более детальному планированию.
Детально - это значит нужен подробный бизнес-план, в котором будет расписана концепция, целевая аудитория, маркетинговая стратегия, и финансовые прогнозы в отношении новой кофейни. Нужно определиться с местоположением и меню, необходимым оборудованием, поставщиками и, конечно, с обязательными лицензиями и разрешениями.
Короче, работы много. Но после того, как она будет сделана можно приступать к следующему этапу.
2. Реализация и контроль.
Это самая активная фаза – воплощение плана в жизнь. На этом этапе ведется интенсивная работа: от ремонта и дизайна помещения кофейни до найма персонала и маркетинга. Взаимодействовать придется с огромным количеством людей и компаний, в числе которых будут и строительные бригады, и госорганы, выдающие разрешение на открытие кофейни.
Самое важное на этом этапе - вовремя заметить, если что-то пойдет не так. А для этого нужна хорошая предпринимательская чуйка. Каким бы бизнесом вы ни занимались, обращайте внимание на три главных параметра: время, деньги и качество.
В смысле, успевают завершить ремонт к запланированной дате открытия? Если нет, то почему? Не превышаются ли запланированные расходы? Где можно сэкономить, а где требуются дополнительные траты? Ремонт выполнен качественно? Кофемашина функционирует без сбоев?
И еще очень важно оценить риски и понять не возникают ли непредвиденные проблемы. Такой проблемой, например, может быть поломка кофемашины перед открытием.
3. Завершение проекта.
Звучит троекратное ура: проект по "открытию кофейни" завершен, и теперь она начинает работать как полноценный бизнес. Все системы налажены, персонал обучен, необходимые документы получены.
На этом этапе важно проанализировать полученные знания и опыт. Что можно сделать лучше в следующий раз? (Например, "Стоило заказать оборудование раньше" или "Слишком мало времени отвели на обучение бариста").
Как Platrum помог гостинично-ресторанному комплексу централизовать основные функции
Популярные методологии управления проектами
Существует множество подходов к управлению проектами.
- Agile и Scrum: «Импровизация».
Agile - это философия, которая основана на гибкости и способности быстро реагировать на изменения. С английского она так и переводится - гибкий. Похоже на приготовление торта, но с одним условием: кондитер не знает какой будет крем, поэтому ему придется постоянно пробовать и менять начинку.
Scrum — это одна из самых популярных методик, основанных на Agile.
Одна из важнейших особенностей этой методики - работа короткими циклами, их еще называют спринтами. Проект делят на небольшие отрезки, обычно от 1 до 4 недель. В случае открытия кофейни это может быть “спринт по ремонту” или “спринт по меню”.
В рамках этой методики каждое утро проводятся ежедневные собрания, из называют Дейли скрамами. Длятся они не более 15 минут и нужны, чтобы обсудить, что было сделано, что будет сделано сегодня и какие есть проблемы.
Scrum идеален для проектов, где требования могут часто меняться.
- Waterfall.
Waterfall (с англ. — “водопад”) — это традиционная методология, где каждый этап выполняется строго последовательно. Вы не можете приступить к следующей задаче, пока не завершили предыдущую. Как водопад: вода течет только вниз.
Если открывать кофейню по Waterfall, то придется сначала полностью разработать её дизайн и только после этого начать ремонт. Вносить новые идеи по дизайну в этот момент уже строжайше запрещено.
Ладно, согласны: в отношении кофейни Waterfall не самый классный вариант. А вот для проектов госсектора, где требования четко определены с самого начала и маловероятно, что они изменятся, это самое то. Согласитесь, строить АЭС по Agile - было бы не лучшей идеей.
Что такое Waterfall методология в управлении проектами, её преимущества и недостатки
Инструменты для управления проектами
Для управления проектами не нужна магическая палочка (на самом деле хотелось бы). Достаточно использовать правильные инструменты.
- Trello. Это такая доска с заметками, где можно перемещать карточки с задачами. Например, “Найти помещение”, “Сделать ремонт”, “Закупить кофемашину”.
- Asana. Более продвинутый вариант с возможностью назначать задачи, устанавливать сроки и отслеживать прогресс.
- Notion. Универсальный инструмент, в котором можно не только управлять задачами, но и вести заметки, хранить документы и создавать базы данных.
- Google Таблицы. Отличный бесплатный вариант, если нужно просто отслеживать задачи в виде списка.
Распространенные проблемы и их решения.
Даже если вы всё классно планируете, проблемы всё равно будут вылезать. Это нормально! Главное — знать, как с ними бороться.
1. Проблема: «Ой, я забыл!»
Иногда в процессе работы над проектом так увлекаешься одной задачей, что напрочь забываешь про другую. Например, с получением разрешений возникли такие лютые сложности, что совсем вылетело из головы заказать ключевое оборудование. В итоге сроки сдвигаются, а нервы на пределе.
Решается все только при помощи четкого плана. До начала проекта (открытия кофейни) нужно расписать абсолютно всё, что нужно сделать: от регистрации ИП до закупки салфеток. Прямо по пунктам: 1. Найти помещение, 2. Подписать договор аренды, 3. Заказать дизайн-проект, 4. Получить разрешения СЭС и пожарной инспекции, 5. Купить кофемашину, 6. Нанять бариста и так далее.
Можно сделать это просто в блокноте, но лучше в использовать более удобные инструменты. Например, бесплатные программы, о которых мы уже рассказали, типа Trello или Asana.
2. Проблема: «Не успеваем!»
Допустим, планировали открыть кофейню к определённой дате, но ремонт затянулся, поставщик оборудования подвёл, а бариста никак не находится. Время летит, а работы ещё непочатый край.
Главный совет, чтобы избежать такого развития событий: не ждите, пока жареный петух клюнет.
Договоритесь с командой (если она есть, например, с дизайнером, строителями, поставщиками) встречаться хотя бы раз в неделю. Можно даже по видеосвязи. На этих встречах обсуждайте: "Что сделали? Что мешает? Есть ли проблемы?"
Корпоративный мессенджер для бизнеса Platrum
Если видите, что что-то идёт не по плану (например, ремонт затягивается), не паникуйте, а сразу думайте, как это исправить. Может, нужно нанять ещё одного мастера, чтобы ускориться? Или попросить поставщика доставить товар быстрее, пусть даже это будет стоить чуть дороже? Главное — не замалчивать проблему, а решать её.
3. Проблема: «Кто за это отвечает?»
Бывает так, что вроде все знают, что нужно сделать, но никто не взял на себя конкретную задачу. В итоге одна и та же задача либо не делается вовсе, либо за неё берутся сразу несколько человек, тратя время впустую.
Чтобы этого избежать важно назначить ответственного за каждую задачу. Например при составлении списка дел для кофейни, рядом с каждой задачей сразу надо прописать, кто за неё отвечает.
А еще есть такой крутой принцип "Один ответственный". Если за вывеску отвечает дизайнер, то только он контактирует с изготовителями, контролирует сроки и качество. Другие могут помочь, но главная ответственность на нём. Иначе получится как в известной поговорке: "У семи нянек дитя без глаза" — вроде все присматривают, а в итоге никто толком не следит, и ребёнок (в нашем случае, задача) остаётся без внимания.
Заключение
Для того, чтобы научиться превращать хаос в порядок, мечту в проект, а проект в работающий бизнес не надо быть волшебником. Достаточно просто быть знакомым с основными этапами и методами по управлению проектами. А если при этом вооружиться правильными инструментами, то вместо нестройного хора из разных идей и задач, очень скоро удастся услышать настоящую симфонию крупного бизнес-проекта.
Читайте также: Что такое системная компания и как ее создать
