Периодическая проверка знаний сотрудников: как и зачем

Расскажем, что такое периодическая проверка знаний у сотрудников и зачем она нужна.

Если в компании регламенты и инструкции пишутся не в стол, а для сотрудников, то люди эти документы должны знать. Но люди часто относятся к внутренним регламентам  формально, читают по диагонали или совсем не читают.

Как проверить, что сотрудник прочитал и понял документ?

В этом могут помочь:

• недовольные отзывы клиентов;
• сбой в работе отделов;
• уменьшение доходов;
• периодическая проверка знаний работника.

Периодическая проверка знаний персонала — не формальная процедура для галочки. 

Периодическая проверка знаний проводится еженедельно или ежемесячно, или в тот момент, когда регламент или инструкция изменились. Ведь внутренние документы компании - не Библия. Они изменяются, дополняются, и сотрудники должны быть в курсе нововведений.

Кто проводит периодическую проверку знаний

Периодическую проверку знаний работника можно проводить руками. Менеджер по обучению персонала сам разрабатывает тесты, раздает их сотрудникам, собирает и проверяет ответы. Этот уникальный человек должен знать все: где, что меняется, кто и когда должен это узнать, поддерживать актуальность тестовых заданий.

Но что делать, если этот человек заболел, ушел в отпуск или уволился в конце концов. Последнее, кстати, вполне вероятно при таких задачах. И как руководителю проверить, что сотрудники вовремя прошли обучение, а не откупились от коллеги коробкой конфет? 

В случае бумажных тестов никак.

Сервисы автоматической проверки

Доступно и легко это делают сервисы автоматической проверки знаний. Например, Platrum. Механика сервиса связывает систему обучения сотрудников с тестированием. Лишнего и неактуального в ней не будет.

Тест с автоматической проверкой создается на платформе за 3-5 минут. При этом не нужно быть айтишником. Создаете документ, добавляете к нему проверочные вопросы, назначаете дедлайн, указываете сотрудников, которым необходимо пройти тест. Все, смотрите на результат. Поэтому сервисы для автоматической проверки знаний так популярны в корпоративном образовании. 

 Преимущества автоматической проверки знаний сотрудников

• Система работает без вас. Все регулируется в настройках.
• Тест нельзя закрыть. Его пройдут все, кто указан в системе. Без успешного прохождения теста система не даст сотруднику работать дальше.
• Невозможно списать или исправить ответы.
• Автоматическая проверка тестов беспристрастна.

Кого проверять?

Новичков

Начинающий специалист познакомится со стандартами компании с помощью регламентов. Когда регламентов много, не понятно какие и в каком порядке читать.

После пятой страницы третьего документа уже забыл, про что был первый. Тесты с автоматической проверкой будут держать человека в тонусе. Если он допустил ошибку, система предложит перечитать раздел еще раз и пройти тест заново позже.

Опытных сотрудников

Когда человек работает в компании 2-3 года, ему кажется, что он знает все. Но век живи — век учись. Опытные сотрудники многое делают на автомате, и неожиданный вопрос клиента может сломать систему. Поэтому периодическую проверку знаний проводят не только у новобранцев. Тест покажет, что забылось и что следует повторить.

Руководителей

Перед периодической проверкой знаний все равны. Заместители директора, руководители отделов, направлений такие же участники тестирования, как и рядовые сотрудники. Для управленцев разрабатываются отдельные тесты, с ограниченным доступом только для них.

Метод пряника и… пряника

Рекомендуем не превращать периодическую проверку знаний обучения в жесткий экзамен на вылет. Нет задачи поставить «неуд» или «отлично». Главное, чтобы команда знала процессы, зафиксированные в документах, владел информацией, грамотно применял ее в работе.

Сделайте автоматическую проверку знаний в компании комфортной. Хвалите сотрудников не только за выполнение КРI, но и за успешное прохождение теста или курса.

Придумайте конкурсы с номинациями или разработайте нематериальную систему поощрения для тех, кто внимательно читает документы и хорошо справляется с тестами.

 Мотивация сотрудников: 10 крутых способов

Таким образом, вы сделайте периодическую проверку знаний обучения выгодной для бизнеса и приятной для сотрудников.

Также читайте: Автоматизация обучения сотрудников