“Зачем рисовать какие-то квадратики, чертить схему и создавать какую-то структуру? Я что не знаю, как выглядит моя компания и какие обязанности у моих сотрудников?”
Если при упоминании такого инструмента управления, как структура компании вам в голову приходит подобная мысль, тогда скорее читайте эту статью. В ней мы разберем, зачем нужна структура компании, и как она связана с разделением функций.
Разделяем и увеличиваем эффективность
В менеджменте есть один отличный инструмент, который помогает улучшить результаты сотрудников, а значит и результаты всего бизнеса. Привлекательно, не правда ли? Представьте, что ваш менеджер начнет продавать не на 60 000 рублей, а на 100 000, или даже 120 000 рублей. Звучит еще привлекательнее.
Достичь таких результатов помогает разделение функций в компании.
Каждый сотрудник в течении своего рабочего дня выполняет разные задачи. Например, менеджер по продажам звонит клиентам, договаривается о заключении договоров, вносит данные в CRM, оформляет заявку, отвечает на звонки недовольных клиентов, собирает обратную связь, подготавливает документы и т.д.
И вот, вместо того чтобы продавать, менеджер обзванивает клиентов, чтобы получить от них отзыв. Или тратит несколько часов в день на подготовку документов. Или разбирается с доставкой и ищет курьера. Сколько же часов из рабочего дня у него остается на реальные продажи?
А что, если нанять отдельного сотрудника, который будет заниматься подготовкой всей бумажной работы, или будет собирать обратную связь и разруливать негативные ситуации с клиентами. А может быть у вас даже появится человек, который станет заниматься доставками и организовывать логистику. И тогда менеджеры начнут продавать не 4 часа в день, а все 8. Только представьте себе, как увеличатся их результаты, и сколько новых клиентов появится у компании.
Вот это и называется разделение функций - вы снимаете с сотрудника все лишние задачи, на которые уходит много времени или те, которые не относятся к его функционалу. В результате работник начинает выполнять одну функцию, в которой он действительно хорош, и за которую он получает деньги.
При чем же здесь структура компании
Структура компании - это схема, на которой отображены отделы компании (продажи, маркетинг, разработка, финансы, производство и т.п.) и даже каждая должность.
При создании структуры важно понимать, что независимо от текущего размера компании, в ней должны быть определенные отделы. Другими словами - существует определенный набор функций, который обязательно должен быть в компании, если она хочет развиваться. И даже если на данный момент эти отделы отсутствуют, их все равно указывают на структуре.
Очень подробно про построение организационной структуры, рассказали в нашей статье.
И вот руководитель компании живет и думает, что у него все прекрасно. Есть бухгалтер, есть человек отвечающий за производство, есть маркетолог на аутсорсе, есть несколько менеджеров, которые отвечают за звонки. Однако компания почему-то не растет. И вроде деньги в рекламу вкладывают, и менеджеры делают по 100 звонков в день, а результат, как будто застопорился.
И вот однажды, руководитель узнает о таком инструменте, как структура компании и решает его внедрить. Он расписывает все отделы, в каждом прописывает нужные функции, а потом начинает вносить на каждую позицию членов команды.
Например, в отделе маркетинга он выделил несколько функций: контекстная реклама, блог, SEO. Оказалось, что маркетолог на аутсорсе занимается только контекстной рекламой, а соцсети ведет секретарь, периодически выкладывая туда посты из жизни компании. А блогом на сайте вообще никто не занимается. Вот и становится понятно, почему заявок нет. Оказалось, что функции отдела маркетинга либо не закрыты, либо закрыты не ТЕМИ сотрудниками. А значит, руководителю нужен либо еще один маркетолог, либо сотрудник на полный рабочий день.
Далее он переходит в отдел финансов. Штатный бухгалтер занимается отчетностью и налогами. Финансовым планированием занимается сам владелец. Но так как специального образования у него нет, то делает он это как может. Становится очевидно, что неплохо было бы взять и финансового директора.
Отдела HR в компании вообще нет. За найм сотрудников также отвечает владелец. Он мониторит резюме, проводит собеседования, принимает решения о найме. И тратит на это уйму времени.
Вот и получается, что заполнение схемы проявляет, что важные для работы компании функции отсутствуют или один сотрудник выполняет слишком много функций и делает это не очень хорошо. Заполнение структуры ненавязчивым образом подталкивает вас к разделению функций своих сотрудников. Вы увидите, что функции разных отделов выполняют одни и те же люди, или даже вы сами. А значит, компания в этом очень сильно буксует. Это ее узкое горлышко, которое и не дает ей развиваться.
И далеко не каждый руководитель или собственник способен увидеть вот такие белые пятна в компании. В повседневной текущей деятельности сложно понять, что один сотрудник выполняет и функции маркетолога, и секретаря, и менеджера по продажам. Наглядность дает отображение всех функций на схеме.
Структура компании - это действительно мощный инструмент для развития бизнеса.
- Вы увидите какие отделы (а значит сферы) вашего бизнеса проседают
- Увидите, какие сотрудники завалены работой, и кого вам нужно нанять дополнительно.
- Снимите с себя рутинную работу и освободите время, для того чтобы начать творить, придумывать новые идеи, запускать из на тест и развивать свое дело дальше.
Структура компании - это не просто красивая схема. Это реальный инструмент развития бизнеса.
Также читайте: Структура компании
