Содержание
“Самый плохой карандаш - лучше, самой хорошей памяти”. Рассказываем про техники управления временем и как они помогают стать продуктивнее, эффективнее и успешнее.
Жизнь руководителей и владельцев бизнеса загружена по полной. И важно задуматься о том, как организовать свою работу и жизнь, чтобы она была эффективной, сбалансированной и приносила удовольствие. Делимся секретами как внедрить тайм-менеджмент, не бросить его на полпути и получить отличные результаты.
7 секретов тайм-менеджмента
1. Держите внимание на целях. Есть бизнес-цели: как открыть магазин, франшизу, расширить ассортимент, выйти на международный уровень и так далее. А есть цели, которые вызывают настоящие эмоции. И это не обязательно должна быть “умная” цель. Например, директор магазина хочет съездить с любимой женщиной на Мальдивы. Это цель, которая вызывает эмоции и которую ему хочется достигать.
Когда идет речь о тайм-менеджменте и планировании дел по бизнесу, всегда держите внимание на целях, которые наполняют эмоциями лично вас. Кончено, у руководителя магазина есть цель выйти к концу месяца на какой-то объем, улучшить ассортимент, открыть филиалы. Это логичные и аналитические цели, которые через какое-то время перестают приносить удовлетворение, они не заряжают эмоционально.
Но у него каждого человека есть какая-то личная цель. Например, съездить на Камчатку или покататься где-то на лыжах. В тайм-менеджмент важно использовать цели, которые наполняют, чтобы эти эмоции заряжали цели в бизнесе. Умные и правильные бизнес-цели заряжают не всегда.
2. Реалистично оценивайте имеющееся время. Оценивайте сколько у вас действительно есть времени на работу и достижение целей. Некоторые смотрят на этот вопрос слишком оптимистично.
В реальности у человека есть 40 часов рабочего времени в неделю. Однако бывают руководители, которые стараются запихнуть в свое расписание задач на 80 часов. В результате они превращаются в загнанных лошадей, а сам тайм-менеджмент превращает человека в раба работы, который пребывает в постоянном стрессе. Задача тайм-менеджмента не в том, чтобы работать в 8 раз больше. Он учит уделять внимание тому, что приносит результаты и так, чтобы не загнать себя до полусмерти.
Планируйте рабочую неделю исходя из 35 рабочих часов. Потому что жизнь точно подкинет что-то не предсказуемое. Периодически переоценивайте необходимое время на проекты. Так вы сможете расставить или снизать приоритеты, от чего-то отказаться. Иначе, в долгосрочной перспективе, они заставят вас работать по 60 часов в неделю, а это не реально. Личная эффективность руководителя, в том числе грамотное управление временем - один из факторов успеха всего бизнеса.
3. Планируйте абсолютно все. Если вы хотите, чтобы ваша жизнь была счастливой и приятной, чтобы в ней было место для общения с семьей и друзьями, это должно быть запланировано. Если вы не запланировали удовольствие в жизни, в вашей жизни удовольствия не будет. Поэтому планируйте заранее. Уделяйте этому время, заносите события в свой календарь. Сделайте заботу о своем здоровье, физические упражнения, поездки и путешествия, встречи с друзьями, семейные сборы и время с детьми, частью своего тайм менеджмента. Ставьте их в календарь, планируйте и тогда это будет происходить. Иначе работа буквально сожрёт все время и вы всегда будете выбирать её.
4. Всё записывайте. Тайм менеджмент - это не то, что происходит в голове. Все должно быть записано в календаре, в ежедневнике или в файле. Память всегда может подвести, а сиюминутные проблемы и сложности всегда будут выбивать из отвлекать. Тайм-менеджмент всегда ведется в письменном виде (в бумажном или электронном). Это помогает держать фокус на важном и не сбиться с важных приоритетов.
Как только у вас возникла классная идея: поехать куда-то провести время, выучиться чему-то новому - сразу внесите это в свой календарь. Запишите, когда вы будете это делать и это произойдет.
5. Анализируйте свои ошибки. Когда вы только начинаете вводить тайм-менеджмент в свою жизнь, вы можете допускать ошибки. Например, заложили час на совещание, два на презентацию, тридцать минут на работу с документами, но в итоге что-то заняло больше времени, что-то вы не успели, что-то оказалось не важным. План на день начинает рассыпаться. Многие из-за этого расстраиваются и прекращают заниматься тайм-менеджментом. Но невозможно освоить такой довольно сложный инструмент с первой попытки. А управление временем и планирование - это профессиональные инструменты. Поэтому постоянно анализируйте ошибки.
Перед каждым планированием откройте свой предыдущий день. Посмотрите что пошло не так, почему это произошло. Например, не учтено время, чтобы добратся до встречи. Пересмотрите на основе этой информации свои планы на следующий день, исправьте это. И с каждым днем планирование будет становиться все более реалистичным.
6. Выделяйте время на планирование. Само по себе планирование требует время. Выделите 15 минут, чтобы оценить предыдущий день и запланировать новый. Это может быть утро или вечер. Но тайм-менеджмент должен стать частью вашей постоянной рутины, как йога, пробежка. Работа над планом должна стать частью жизни. Потому что жизнь всегда будет казаться важнее планирования этой жизни. Если не следовать этому правилу и не выделять время планированию, то очень быстро планы начинают рассыпаться, ошибки накапливаются и тайм-менеджмент сходит на нет.
7. Ведите дневник. Дневник - это записи о том, что самого важного происходит в вашей жизни, о идеях, которые возникают, о том как меняются интересы или цели. Люди, которые ведут дневник получают необычайные результаты. Наша точка зрения постоянно меняется и сложно вспомнить, как меняются взгляды и мысли. Планирование - это всегда о будущем, а дневник - это всегда о том, что происходило, он позволяет просмотреть назад. И бывает, что есть ощущение, что нет никакого прогресса, не ощущаешь, что жизнь изменилась и стала более эффективной. Дневник помогает этого избежать и увидеть ретроспективу.
Его не нужно вести каждый день в обязательном порядке. Но когда в голову приходят интересные выводы, наблюдения и мысли, можно записать их в дневник. И каждый раз обращаясь к дневнику, можно увидеть как изменилась жизнь, насколько ваша точка зрения стала более живая. Дневник позволяет правильно оценить личный прогресс.
Попробуйте внедрить эти правила управления временем в свою жизнь и она станет более интересной, эффективной и целесообразной, а вы начнете получать больше удовольствия. Тайм-менеджмент помогает сделать так, чтобы все сферы жизни были в балансе.
Также читайте: Методы эффективного планирования
