Содержание
В этой статье собрали корпоративные правила поведения, которые помогут урегулировать работу в команде и решить хозяйственные вопросы, которые неизбежно возникают в офисе.
Правила довольно простые и вполне логичные, но иногда их лучше обозначить всем участникам в команде, чтобы избежать возможных недопониманий.
Правила взаимодействия
1.Если вы не знаете, кому задать вопрос сначала задайте его своему руководителю. Если руководитель не смог помочь или не ответил, спросите руководителя выше.
2. Соблюдайте NDA: нельзя раскрывать никакую информацию никому без письменного подтверждения руководителя. Даже, если вам кажется, что эта информация не секретна или не критична.
Подробно о том, что такое соглашение о неразглашении или NDA, рассказали в статье.
3. Используйте корпоративный мессенджер и организуйте в нём тематические каналы.
Все рабочие вопросы решайте только в корпоративных мессенджерах и в соответствующих каналах, а не в личных сообщениях.
Внимательно читайте и соблюдайте правила корпоративных каналов (добавьте их в описание канала или в прикрепленные сообщения).
4. Записывайте все договоренности с клиентами и коллегами. Так не будет разногласий и все участники процесса будут ясно понимать, о чем вы договорились. Придерживайтесь правила: "Не записано — не было".
5. Когда вы уходите в отпуск, берете отгул или вы на больничном, распределите свои задачи и поставьте в известность коллег.
Поставьте соответствующий статус в корпоративном мессенджере с указанием времени отсутствия и ответственного за ваши задачи сотрудника.
6. Отвечайте на сообщения и вопросы коллег в течении рабочего дня. Если вы заняты и есть более приоритетные задачи, письменно обозначьте срок своего ответа.
Корпоративные правила общения с клиентами
Ведите все общение с клиентом только только через ERP или CRM. В крайних случаях должна быть запись общения, сделанная на диктофон и прикрепленная к заявке или аккаунту. Это поможет разобраться в случае конфликтной ситуации.
Все 11 правил как общаться с клиентами, читайте в статье.
Правила использования внутренних инструментов
1.Внедрите корпоративное правило, при котором все аккаунты в сторонних сервисах нужно регистрировать на корпоративную почту. Это может быть в таком виде:
[название сервиса]@домен компании.
2. Если вам нужен бюджет, создайте заявку и дождитесь ее согласования. Нельзя создавать заявку на расходование средств постфактум, когда деньги уже потрачены.
3. Используйте в работе домены, зарегистрированные на компанию. Если нужен новый домен обратитесь к руководителю.
4. Храните и выдавайте все пароли только через специальные сервисы - парольницы.
5. Пользоваться Google Диском и создавать рабочие файлы можно только в корпоративной папке и только с почты на корпоративном домене. Так, всё документы, создаваемые сотрудниками, останется в компании, а не на личном диске, ушедшего из фирмы работника.
6. Если в компании внедрены KPI, определите день, в которой будут заполняться Метрики и недельные отчеты. Например, каждую среду до 13.00
Про то, как оценивать эффективность персонала, читайте в статье.
7. Не выдавайте доступы к файлам на Google Диске по ссылке. Открывайте доступ по почте для конкретных сотрудников с корпоративным емейлом. Это правило поможет сохранить документы в безопасности. Ведь никогда не знаешь кому ещё могут отправить эту ссылку.
8. Соблюдайте корпоративные правила, прописанные в регламентах. Если видите, что регламент "устарел" или не приносит пользы, подумайте как это исправить и отправьте свой вариант руководителю.
Про то как мы пишем инструкции для сотрудников, рассказали здесь.
Корпоративные правила офиса
Расскажите, где сотрудники могут припарковаться:
- укажите бесплатные места для парковок;
- отметьте, если парковочные места вдоль улицы платные;
- расскажите, как забронировать парковочное место на территории Бизнес Центра, в котором находится ваш офис.
Электронный пропуск
- носите электронный пропуск от офиса при себе;
- не теряйте его и не передавайте третьим лицам;
- если вы забыли/потеряли пропуск, то необходимо выписать новый и заблокировать старый. Для этого подойдите на ресепшен БЦ, попросите выписать новый пропуск и заблокировать утерянный.
- если пропуск нашелся, сразу сдайте его на ресепшн;
- если вы нашли чужой пропуск, то напишите об этом в корпоративном канале.
Общие правила офиса
Блокируйте компьютер, если отходите от рабочего места, больше чем на метр.
Подробности смотрите в статье Соглашение о неразглашении (NDA)
Не пускайте посторонних в офис.
Соблюдайте базовый этикет.
Не используйте нецензурную речь.
Держите рабочее место в чистоте и порядке. Не оставляйте на рабочих столах продукты питания и их остатки.
Если хотите выпить чашечку кофе за рабочим местом, будьте аккуратны. В случае, когда кофе оказался на полу, возьмите тряпку и уберите. Всем приятно, когда офис чистый.
Корпоративное оборудование и техника
Не перемещай компьютерное оборудование/рабочую мебель между рабочими местами самостоятельно.
Если необходимо переместить компьютерное оборудование (исключением являются ноутбуки) на другое рабочее место, обратитесь к ответственному за это сотруднику.
Если речь идет о перемещении офисной мебели, обратитесь к коллеге, который отвечает за организацию перестановок внутри офиса.
Забирать домой компьютерное оборудование нельзя. Чтобы забрать оборудование домой для удаленной работы, нужно обратиться к офис-менеджеру для подготовки акта приема-передачи, подписать акт.
Правила общих офисных зон (кухни, лаунж, веранды)
Подписывайте контейнер с обедом и следите, чтобы еда не испортилась.
Не оставляйте еду надолго в холодильнике. Каждую пятницу холодильник освобождается от еды.
Всю посуду после себя необходимо мыть и убирать на место.
Помойте за собой раковину и протрите обеденный стол, после приёма пищи.
Согласовывайте вечерние посиделки в лаунже/веранде заранее.
После посиделок с командой в ландже/на веранде уберите за собой весь мусор самостоятельно, придерживаясь вышеупомянутых правил.
Очень важно оставлять за собой чистоту, а также выносить мусор в контейнер на улицу.
Корпоративные правила гостей офиса
Если по какой-то причине за вами в офис зашел гость, сопроводите его до офис-менеджера. Гость не должен оставаться один.
Заранее согласовывайте проведение встречи с гостями.
Если вы планируете провести в офисе (лаунже, переговорной комнате и т.д.) встречу с гостями (подрядчиками, клиентами и т.д.), от 3-х и более человек, то ее необходимо согласовать с руководителем. Расскажите о составе участников, цели встречи, месте и времени ее проведения.
Правила курения
Курите в специально отведенном для этого месте. Для этого, на территории есть специально отведенное место для курения.
Приложите скриншот карты, где находится место для курения.
Следуйте этим простым корпоративным правилам общения и обеспечения порядка в офисе, и вы увидите, как жизнь команды изменится в лучшую сторону.
А чтобы они всегда были у сотрудников и под рукой, создайте соответствующий регламент и добавьте в корпоративную базу знаний. Так у всех будет к нему доступ.
Также читайте: 11 правил как общаться с клиентами
