Содержание
В статье подробно рассмотрим цели, задачи, обязанности, функции и ключевые показатели эффективности (KPI) административной службы.
Что такое административная служба компании
Административная служба – это невидимый, но крайне важный механизм, обеспечивающий бесперебойную работу любой компании, независимо от ее размера и отрасли.
Зачастую её функции воспринимаются как второстепенные, рутинные, но на самом деле эффективная административная служба – это залог продуктивности, экономии ресурсов и создания комфортной рабочей среды.
Цель создания административной службы
Главная цель при создании административной службы – обеспечение оптимальных условий для эффективной работы всех подразделений компании, достижение компанией её стратегических целей. Для этого необходимы оптимизация внутренних процессов, эффективное управление ресурсами и создание благоприятной атмосферы для сотрудников.
Задачи административной службы
Организационное обеспечение: планирование и организация рабочих процессов, обеспечение необходимой инфраструктуры (офисные помещения, оборудование, связь), управление документацией и архивированием. Это включает в себя разработку и внедрение внутренних регламентов, инструкций и процедур, оптимизацию рабочих мест и организацию эффективного документооборота.
Управление ресурсами: оптимизация расходов на канцелярские товары, услуги связи, транспортные и другие расходы. Эффективное управление ресурсами включает в себя поиск лучших поставщиков, контроль за расходованием средств и предотвращение нецелевого использования ресурсов.
Административная поддержка: предоставление административной поддержки руководству и сотрудникам компании. Это включает в себя организацию совещаний, подготовку презентаций, ведение деловой переписки, бронирование билетов и гостиниц, организацию деловых поездок.
Как эффективно провести совещание. 13 нестандартных фишек
Управление персоналом (частичное). В небольших компаниях административная служба может частично выполнять функции отдела кадров,занимаясь оформлением документов, ведением табеля учета рабочего времени, организацией обучения персонала.В больших компаниях эта функция, как правило, делегируется специализированному отделу.
Взаимодействие с внешними организациями: с поставщиками, клиентами, государственными органами по административным вопросам.
Функции административной службы
Функции административной службы тесно связаны с её задачами и могут быть детализированы следующим образом:
- Управление офисными процессами:Организация и контроль работы офиса, распределение обязанностей между сотрудниками, управление почтой, курьерской доставкой,ведение деловой переписки.
- Управление документацией:Разработка и внедрение системы документооборота, регистрация, хранение и архивирование документов.
- Управление имуществом:Учет,контроль иобслуживаниеофисного оборудования, мебели, инвентаря.Это включает в себя планирование закупок, ремонт и утилизацию имущества.
- Управление коммуникациями:Обеспечение связи внутри компании и с внешним миром.Это включает в себя организацию телефонной связи, электронной почты,ведение корпоративных коммуникаций.
- Организация мероприятий:Планирование и проведение корпоративных мероприятий, конференций, семинаров, презентаций.
- Бюджетирование и финансовый контроль:Составление бюджета административных расходов, контроль за его исполнением,анализ затрат и поиск путей оптимизации.
- Обеспечение безопасности информации:Разработка и внедрение мер по защите информации, контроль доступа к конфиденциальным данным.
Обязанности сотрудников административной службы
Оказание административной поддержки руководителю или отделу, ведение деловой переписки, организация встреч, подготовка документов, управление календарем.
Управление офисными процессами, контроль за работой персонала, заказ канцелярских товаров, управление имуществом,обеспечение бесперебойной работы офиса.
Приём и обработка звонков, ведение деловой переписки, организация встреч,ведение протоколов совещаний,управление документами.
KPI для административной службы
Для оценки эффективности работы административной службы важно использовать ключевые показатели эффективности (KPI). Они помогают установить конкретные цели и оценить достигнутые результаты. Вот некоторые распространенные KPI для административной службы:
1. Процент выполнения задач в срок: измеряет, насколько хорошо служба выполняет свои обязательства по срокам.
2. Эффективность управления ресурсами: оценивается соотношением затрат на ресурсы и получаемого результата.
3. Уровень удовлетворенности сотрудников: определяет, насколько сотрудники довольны организацией рабочего процесса и условиями труда.
4. Скорость обработки документов: время, требуемое для обработки и утверждения документов, также является важным показателем.
5. Коэффициент текучести кадров: позволяет оценить стабильность кадрового состава и выявить проблемы в управлении персоналом.
Текучесть кадров: нормы, причины, чем опасна и как предотвратить
6. Количество внедренных инициатив по улучшению процессов: оценка числа успешных инициатив, направленных на оптимизацию работы.
7. Уровень соблюдения внутренних стандартов и процедур: позволяет определить, насколько сотрудники следуют установленным правилам.
Продукт должности: что такое, зачем он нужен, как его определить и причём здесь метрики и KPI
Понимание целей, задач, функций и KPI административной службы позволяет руководителям эффективно управлять этим важным подразделением, оптимизировать его работу и максимизировать вклад в достижение стратегических целей организации.
Также читайте: HR generalist – как уместить кадровую службу в одном сотруднике
