Что такое хронометраж и как он повышает эффективность сотрудников
В статье рассказали, что такое хронометраж и как эта техника тайм-менеджмента помогает повысить эффективность работы команды.
Хронометраж это…
Хронометраж рабочего времени - это процесс измерения и контроля времени, затрачиваемого сотрудниками на выполнение своих задач и обязанностей. С помощью хронометража работодатель может отслеживать, сколько времени сотрудник тратит на каждую конкретную задачу или проект.
Расскажем простыми словами как при помощи этого инструмента оптимизировать ведение бизнеса.
Для чего нужен хронометраж
Основная цель хронометража в бизнесе - это улучшение эффективности и производительности работы сотрудников. Хронометраж позволяет оптимизировать распределение ресурсов.
Когда компания применяет хронометраж, она может:
1. Измерять время выполнения задач
С помощью специального программного обеспечения или устройств, сотрудники могут отмечать время, затраченное на выполнение каждой задачи. Это помогает руководителям получить точные данные о том, сколько времени уходит на разные виды работ.
2. Анализировать затраты времени
На основе собранных данных, руководители могут проанализировать, какое количество времени тратится на различные задачи и определить, где возможны улучшения. Например, если определенная задача занимает слишком много времени, возможно, потребуется пересмотреть процесс работы или обучить сотрудников эффективным методам выполнения задач.
3. Управлять ресурсами
Зная, сколько времени требуется на определенные виды работ, руководители могут распределять ресурсы эффективнее. Это предотвращает перегрузки или недостаток времени на выполнение важных задач. Обеспечивает более сбалансированный рабочий процесс.
4. Оптимизировать производительность
Хронометраж помогает выявить, где тратится больше времени на ненужные или неэффективные действия.
Как провести хронометраж рабочего времени
Хронометраж рабочего времени проводится в несколько этапов.
1. Определите, какой период времени вы хотите оценить: один рабочий день, неделя, месяц или более длительный срок.
2. Зафиксируйте время начала и окончания работы каждого сотрудника.
3. Вычислите промежутки времени, которые сотрудник потратил на ту или иную задачу.
5. Сравните количество часов, отработанных сотрудником, с нормой рабочего времени для его должности или графиками работы. Если сотрудник работал больше нормы, это может потребовать дополнительной оплаты или отдыха. А если меньше, возможно, потребуется корректировка графика работы или проведение беседы с сотрудником.
Пример
Хронометраж одного рабочего дня для секретаря:
9:00 - 10.00 - Прибытие на рабочее место, проверка почты, планирование задач на день.
10:00 - 10.30 - Проверка графика и организация встреч/совещаний.
10:30 - 12:00 - уточнение задач, подготовка материалов для презентаций/встреч, выполнение документооборота.
12:00 - 13:00 - Обед.
13:00 - 14:00 - Обновление базы данных с контактами, уточнение расписания мероприятий, бронирование билетов/гостиниц/залов.
14:00 - 16:30 - Участие в совещаниях, заседаниях, подготовка протоколов.
16:30 - 17:00 - Оформление заказов на канцелярские материалы, внесение всех необходимых записей в систему, архивация документов.
17:00 - 17:30 - проверка расписания на завтра.
Секретарь провел на рабочем месте 8,5 часов. С учётом обеденного перерыва он отработал 7,5 часов.
В предоставленном хронометраже обращают на себя внимание два пика активности. Это время с 10:30 до 12:00 - 1,5 часа, посвящённых документообороту. И время с 14.00 до 16.30 - 2,5 часа для участия в совещаниях. В оба эти периода от секретаря требуется активное внимание и взаимодействие с коллегами и руководством.
При этом на планирование дня и проверку электронной почты тратится 1 час рабочего времени. Почти столько же времени, сколько уходит на документооборот. Это время может быть сокращено в пользу выполнения других задач.
Инструменты для проведения хронометража рабочего времени
Существует множество программ, которые помогают провести хронометраж рабочего времени сотрудников. Вот несколько простых инструментов:
1. Табельный учет. Это традиционный способ учета рабочего времени, где сотрудники регистрируют свое время прихода и ухода на специальных формах или таблицах. Эти данные затем вносятся в электронную таблицу или простую базу данных.
2. Электронные таблицы или графики в Microsoft Excel или Google Sheets, где каждый сотрудник будет отмечать свое время прихода и ухода. Формулы и функции таблицы можно использовать для автоматического подсчета отработанного времени.
3. Специализированные программы для хронометража Toggl, TimeCamp, Clockify и другие. Они предлагают более удобный и автоматизированный способ регистрации времени работы с помощью таймеров, отчетов и других функций.
4. Системы учета рабочего времени включенные в CRM или HRM-системы. Некоторые системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM ) или системы управления человеческими ресурсами (HRM) имеют встроенные функции хронометража рабочего времени. Они позволяют вести записи о времени работы сотрудников внутри системы, а также предоставляют отчеты и аналитику.
Как анализировать данные хронометража рабочего времени
После того как проведён сбор данных о деятельности сотрудника в течение рабочего дня, приступайте к их анализу.
Для этого отсортируйте задачи, выполненные сотрудником, по категориям или типам, чтобы получить общее представление о распределении его рабочего времени. Например, вы можете выделить время, затраченное сотрудником на встречи, электронную почту, административные задачи и т. д.
После этого переходим к оценке эффективности сотрудника.
Рассмотрите, сколько времени было потрачено на выполнение каждой задачи. Оцените результативность в достижении поставленных целей. Это поможет вам определить в каких областях работник может быть более эффективным, а где он нуждается в дополнительной поддержке и обучении.
О том, как оценить эффективность персонала, читайте в статье.
На основе анализа хронометража рабочего дня сотрудника, разработайте план и оптимизируйте его рабочие процессы.
Пример анализа хронометража дня дизайнера
Хронометраж дня дизайнера в концертном агенстве может выглядеть так:
9:00 - 10:00 - Просмотр электронной почты
10:00 - 11:00 - Встреча с клиентом для обсуждения нового проекта агентства
11:00 - 12:00 - Разработка дизайна афиши концерта.
12:00 - 13:00 - Обеденный перерыв
13:00 - 15:00 - Создание окончательной версии афиши.
15:00 - 15:30 - Получение обратной связи от клиента и редактирование афиши.
15:30 - 16:00 - Подготовка графических файлов для печати
16:00 - 17:00 - Просмотр и проверка других проектов и задач.
По результатам анализа хронометража дня можно сделать следующие выводы:
1. Пики производительности.
Специалист занимается дизайном афиши 3,5 часа. Очевидно, что в это время он достигает высокой производительности.
2. Провалы в производительности. Длительные встречи с клиентами и проверка электронной почты занимают значительное время. Это отнимает время от основной работы.
3. Оптимизация времени.
Время, затраченное на проверку электронной почты и длительные встречи, может быть сокращено. Это позволит освободить больше времени и сил для создания и разработки дизайнерских проектов.
Для улучшения работы дизайнера в концертном агентстве можно рекомендовать следующие меры:
1. Планируйте встречи с клиентами более компактно, чтобы увеличить время для выполнения дизайнерских задач.
2. Установите ограничение времени для проверки электронной почты, чтобы не отнимать его от творческой работы.
3. Создайте список приоритетных задач, чтобы дизайнер мог сосредоточиться на самых важных и срочных проектах.
4. Планируйте перерывы для дизайнера, чтобы он имел возможность отдохнуть и восстановиться. Это поддержит его производительность и мотивацию.
5. Регулярно проводите обзор времени работы дизайнера и внедряйте изменения в его расписание. Это улучшит его производительность и эффективность работы.
Сложности при внедрении хронометража
При внедрении хронометража рабочего дня могут возникнуть следующие сложности:
Появится необходимость разработать четкие правила относительно времени работы сотрудников: обязательные перерывы, допустимые задержки и штрафы или поощрения, которые могут быть применены при несоблюдении правил.
Обучение и привыкание сотрудников может занять некоторое время. Возможно, потребуется провести тренинги и подготовительные мероприятия для сотрудников и руководителей. Важно объяснить, как правильно использовать систему и какие изменения она вносит в рабочую рутину.
Придется учитывать индивидуальные особенности сотрудников, создавать для них гибкие или нестандартные графики, а какие-то должности вообще перевести на аутсорсинг.
Чем аутсорс поможет компании, читайте в блоге.
Заключение
Хронометраж рабочего времени - это полезный инструмент для оценки и управления временем сотрудников. Он помогает компаниям повысить эффективность работы, оптимизировать распределение ресурсов и достигать лучших результатов. Важно помнить, что внедрение хронометража требует внимания к законодательству и политике охраны данных, чтобы обеспечить соблюдение прав работников и безопасность информации.
Также читайте: Тайм-менеджмент: 7 эффективных правил
