Содержание
Паша — талантливый, но не самый организованный дизайнер. Во вторник ему поставили задачу сделать три макета баннера для рекламной кампании к вечеру пятницы. Три дня Паша прокрастинировал, и утром в пятницу принялся за макеты. Время поджимало, Паша нервничал, но макеты подготовил (правда сделать он их мог гораздо лучше). А на прошлой неделе Паша не спал всю ночь, чтобы сверстать картинки для соцсетей. Как вы понимаете, у Паши все время горят дедлайны.
Расскажем, что такое дедлайн простыми словами, почему срываются сроки и каковы возможные последствия, поделимся советами, как соблюсти время выполнения работ, чтобы не быть как Паша.
Что такое дедлайн
В прямом переводе с английского “deadline” - значит “мертвая грань, мертвая линия”. В начале ХХ века термин дедлайн использовали газетные издательства. Так они называли время отправки номера в печать. После этого статью было невозможно добавить в выпуск.
Сегодня термин используют в более широком смысле. Дедлайн - время сдачи выполненной работы. Например, когда копирайтер берет заказ на текст, ему устанавливают дедлайн - крайний срок сдачи статьи. Для команды программистов дедлайн - это время, к которому должна быть написана готовая программа без багов. Для рекламщиков - это инструмент стимулирования продаж. Например, акция, которая действует до 31 декабря.
Дедлайном может быть конкретная дата, время, день недели или событие. Например:
Сдать многоквартирный дом до 20 августа 2025 года.
Сделать проект сайта к 3 сентября.
Заплатить налоги до 1 декабря.
Загрузить статью в блог в четверг.
Оплатить квитанцию за квартиру до 10 февраля.
Сдать экзамен 4 июня.
Составить отчет к 16.00
Сбросить 5 кг к июню.
Каждый человек сталкивается в повседневной жизни с “естественными дедлайнами”: поздравить маму с днем рождения, подготовить подарки к новому году, купить путевки к началу отпуска, проснуться в 8.00, чтобы не опоздать на работу.
Дедлайн — часть постановки задач и обязательная составляющая тайм-менеджмента.
Дедлайны бывают жесткими и мягкими. Жесткий deadline не допускает задержек. Если заказ не выполнен во время, заказчик отказывается от сотрудничества и не оплачивает работу. При мягких границах сдачи заказчик может дать дополнительное время задержавшемуся исполнителю. Время выполнения работ обговаривается заранее.
Как соблюсти deadline
Часто бывает, что команда начинает активно шевелится только к приближению срока сдачи проекта. И, к сожалению, не всегда успевает реализовать задания во время. Срывы дедлайнов происходят из-за прокрастинации и не умения планировать. За соблюдение deadline отвечает не только сотрудник, но его руководитель. Он должен осуществлять контроль выполнения задач. Рассказываем, как правильно ставить дедлайны, чтобы из соблюдать.
1. Дедлайн должен быть реалистичным. Оценивайте задание рационально, назначайте реальную дату. Тогда тревога о том, что вы не успеваете не будет беспокоить.
2. Разбейте проект на части. Оцените время на выполнение каждой задачи. На каждый этап поставьте отдельный срок. Это поможет отслеживать скорость выполнения и оценить время реализации задания.
3. Начинайте с самого сложного. Не тратьте время на несущественные проблемы.
4. Планируйте. Выделите определенное количество времени и не переключайтесь ни на что другое. Выявите сколько времени вы готовы уделять заданию. Если сомневаетесь в адекватной оценке, разделите время на два. Можно решать львиную долю вопросов в первую половину дня, а в оставшееся время выполнять более простые дела. Согласно закону Парето первые 80% задач выполняешь за 20% времени.
Про методы эффективного планирования рассказали в статье.
5. Записывайте задачи. Фиксируете события и дела в ежедневнике и календаре. Что не записано, то не работает. Заведите планнер или ежедневник. Планируйте хотя бы примерно.
6. Не откладывайте до последнего момента, выполняйте все равномерно и качественно. Не прокрастинируете, не тратьте слишком много времени на обдумывание, начинайте действовать.
7. Оставляйте время для форс-мажоров, возможной болезни, правок заказчика. Лучше сдать проект раньше, чем пытаться влезть в горящий дедлайн.
Лайфхаки
- Не отвлекайтесь на телевизор, соцсети, выключайте телефон.
- Общайтесь с командой. Профессиональный руководитель должен следить за выполнением проекта, вносить корректировки, выяснять причины непродуктивности.
- Сделайте публичное заявление о скорости выполнения. Заявите, что закроете вопрос за 2 дня. Перед коллегами будет неудобно, если не выполните обязательства.
- Помните про отдых. Соблюдайте баланс между трудом и отдыхом. При планировании рабочего дня учтите время на перерывы и обед. Чередуйте сложные и простые дела.
- Поспорьте с коллегой о том, что сдадите работу раньше.
Почему срываются дедлайны
1. Смена приоритетов. Например, появились более срочные задачи, случилось что-то непредвиденное, чт*о нарушит график: выскочит баг. В личных, нерабочих делах может уйти интерес.
2. Неправильная оценка времени. Например, было выделено 2 часа в день, а потом оказывается, что слишком устали, не хватает времени на другие задачи и так далее.
3. Эмоциональное выгорание. Когда слишком долго занимаешься одной проблемой возникает эмоциональное напряжение, все валится из рук и работа не ладится.
4. Выполнение задач строго по расписанию. Человек - не машина. В графике сложно учесть все моменты, поэтому нужно оставлять запас по времени.
5. Откладывание на завтра. Думая, что завтра будет лучше, чем сегодня, дедлайны будут сорваны. Не откладывайте на завтра.
Плюсы назначения сроков выполнения
Дедлайны подстегивают, заставляя трудится усерднее. Вот несколько плюсов установления времени сдачи работ:
- Наличие границ проекта и гарантированное завершение заказа вовремя;
- Стимулирование трудовой деятельности и увеличение производительности. Желание достичь поставленной цели стимулирует работать усерднее;
- Правильное распределение рабочего времени, и повышение организованности сотрудников;
- Планирование и постановка дальнейших задач по проекту. Например, от того, когда будет готов сайт, будет зависеть начало его продвижения, закупка таргетированной и баннерной рекламы, размещение статей и описания товаров.
- Координация действий внутри команды. Например, маркетологи смогут запустить рекламную кампанию только после того, как копирайтер подготовит текст, дизайнер макет, а отдел продаж изучит акционные предложения.
Наличие дедлайна мотивирует двигаться вперед и не забрасывать начатое дело. Deadline выводит из зоны комфорта, заставляет сконцентрироваться на работе и делать ее эффективно и более качественно.
Минусы постановки дедлайнов
1. Стресс из-за установления жестких рамок. При приближении отчетной границы напряжение только усиливается.
2. Появление проблем из-за несоблюдения сроков. Конфликты с заказчиками, недовольство начальства, репутационные и финансовые потери.
3. Неверное определение сроков. Слишком далекая дата "расхолаживает" и заставляет откладывать на потом, а слишком близкая - вызывает стресс.
4. Падение качества работы. Иногда, чтобы уложиться во временные рамки приходится пропускать этапы работ, сокращать время тестирования, упрощать продукт.
5. Несовместимость с желанием сделать все идеально. Иначе сроки будут постоянно сорваны.
Редлайн: дедлайн дедлайна.
Редлайн (redline) в переводе с английского ― "красная линия". Это срок, назначенный на несколько дней раньше реального дедлайна. Например, сдача проекта назначена на 25 августа. Назначьте редлайн на 5 августа и у команды будет 20 дней в запасе, чтобы доделать, то что не успели, исправить ошибки, тестировать продукт или довести заказ до совершенства. Редлайн помогает не сорвать заказ.
Санкции по срыву сроков
Если дедлайн сорван, на исполнителя накладываются санкции. Они могут быть реальными и условными.
Условные санкции:
- самооценка, самокритика, что подрывает веру в себя.
- снижения рейтинга на биржах фрилансеров
Реальные:
- снижение оплаты или понижение денежного бонуса;
- отклонении заказа;
- увольнение или понижение в должности.
Также читайте: Agile: метод управления проектами
