Содержание
Рассказываем, как сертифицированный партнёр Platrum Peller Media помог компании навести порядок в бизнесе, внедрив инструменты автоматизации бизнеса.
| До | После |
| У владельцев есть только общее представление о строении компании, нет четкого понимания кто и за что отвечает. | Появилась подробная структура компании со всеми департаментами, отделами и должностями. Наглядно видно кто кому подчиняется и за что отвечает. |
| Непонятно как объективно оценить работу сотрудников. Нет KPI. | Внедрили метрики для каждой должности. Появились объективные цифры для оценки работы каждого сотрудника. |
| Часть задач теряется, не выполняется или выполняется не вовремя, так как задачи ставятся устно или через мессенджеры. | Теперь все задачи ставятся через инструмент Задачи. После утверждения плана список задач нельзя изменить. Система напоминает о дедлайнах и подсвечивает просроченные задачи. |
| Регламенты располагаются хаотично в облачном хранилище. Неудобно пользоваться, велик риск утечки данных. | Все документы систематизированы и перенесены в Базу знаний. Настроены доступы по должностям. |
| Обучающие документы высылаются каждому новому сотруднику на электронную почту. Руководители тратят время на обучение персонала. | Созданы обучающие курсы, которые автоматически назначаются новым сотрудникам. Руководители освободили своё время и не участвуют в процессе. |
Компания “Альянс Лес” является признанным лидером в отрасли поставки стройматериалов, в частности изготовления пиломатериалов. Два филиала располагаются в Московской области. В штате компании более 40 сотрудников.
О том, как внедрялись инструменты, рассказал руководитель отдела продаж “Альянс Лес” Давид Акобян.
С какой проблемой столкнулась компания
Компания находится в стадии активного развития, наращивает мощности, количество сотрудников увеличивается, и соответственно, нуждается в планомерной систематизации и автоматизации.
С ростом компании стало труднее контролировать работу сотрудников. Руководители почувствовали, что пора внедрять систему, которая бы помогла отслеживать и контролировать качество работы сотрудников.
Владельцы хотели увидеть, как в целом функционирует компания, чтобы вовремя находить “узкие места”. Также назрела необходимость структурировать работу всех отделов и взаимодействие между ними.
В связи с этим было принято решение внедрить систему автоматизации менеджмента Platrum.
Задачи внедрения
- разработать структуру компании;
- внедрить метрики и отчётность;
- настроить задачи и планирование;
- разработать и внедрить Базу Знаний;
- внедрить модуль Академия;
- настроить инструмент Финансы и Финансовое планирование.
Во внедрении инструментов большое участие принимали коммерческий и финансовый директор и руководитель отдела продаж. Общение проходило в режиме онлайн. Партнёры сделали аудит компании и провели несколько ознакомительных лекций с системой Platrum.
Чтобы система начала качественно работать, нужно было погрузиться в производственные процессы компании, начиная от этапа поиска и найма сотрудников до продаж товара.
Структура компании
Структура компании в организации не существовала, поэтому её пришлось создавать с нуля. Благодаря совместной работе с руководителями разобрались:
- какие в компании есть департаменты;
- сколько людей входит в каждый департамент;
- какие должности они занимают;
- подробно определили функции;
- определили конечные продукты для каждой должности.
В итоге создали полную проработанную и последовательную структуру компании, на которой расставили сотрудников по должностям. Теперь у всех сотрудников, подключенных к Platrum, есть доступ к инструменту, где они могут посмотреть существующие департаменты и отделы, увидеть, какие функции есть в компании и кто за них отвечает. Есть возможность быстро решать вопросы, обращаясь напрямую к ответственному сотруднику.
Метрики
Когда в компании есть стройная структура с прописанными функциями и продуктами работы каждой должности, внедрить метрики не составляет большого труда, так как теперь и руководители, и сотрудники понимают, что конкретно ожидает от них компания.
Совместно с руководителями были определены числовые показатели и выбраны главные метрики для каждого сотрудника. Теперь в отчётный период (раз в неделю или раз в день, в зависимости от должности) сотрудники заполняют свои метрики в Platrum.
Задачи
До внедрения инструментов руководители ставили рабочие задачи своим сотрудникам устно или через сообщения в мессенджерах. Неудивительно, что часть задач терялась или не выполнялась. Это тормозило процессы и приходилось тратить время на выяснение, почему задача не выполнена или выполнена не так. Особую сложность представляла передача задач из отдела продаж в отдел производства.
Теперь все задачи ставятся сотрудникам в инструменте Задачи Platrum. Во-первых, так ни одна задача не теряется, а во-вторых, руководитель видит на каком этапе выполнения находятся задачи в данный момент.
Постановка задач из отдела продаж в отдел производства происходит через доски задач, на которых видны текущие, запланированные и просроченные задачи.
Благодаря инструменту Задачи перед глазами сотрудников и руководителей есть подробный список задач, из которого понятно, чем будут заняты сотрудники на текущей рабочей неделе.
Финансы
Далее была проведена работа в модуле Финансы. Здесь определили типы доходов и расходов, провели обучение по использованию инструмента.
Далее был настроен модель Финансового планирования, через который сотрудники любого отдела могут отправлять заявки на одобрение нужных расходов. Если раньше не было установленной формы и заявки подавались хаотично в бухгалтерию или руководителям, сейчас всё подаётся через систему. Заявки на оплату расходов принимаются до определённого времени, финально утверждаются генеральным директором и только после этого передаются в финотдел. Благодаря такой системе компания может планировать расходы заранее и тратит меньше времени на операционную обработку расходов.
База знаний и Академия
Как и в большинстве компаний, в “Альянс Лес” все документы и регламенты по обучению хранились в облачных файлах. К документам имели доступ все сотрудники независимо от должностей, разобраться с системе папок было довольно сложно, а на поиск нужных файлов уходило много времени.
Поэтому все регламенты и документы, необходимые для обучения новых сотрудников компании и повышения квалификации персонала были перенесены в Базу знаний Platrum. Теперь все материалы структурированы по папкам согласно структуре компании. Доступы к папкам предоставлены согласно занимаемым должностям.
На основе документов из Базы знаний в Академии был создан обучающий курс для новых сотрудников. Если раньше каждому новому сотруднику присылали файлы с обучающим материалом, теперь всё хранится в системе, обучение максимально автоматизировано и проходит без участия менеджера по персоналу и руководителя отдела.
Также в Академии настроили регулярное тестирование для сотрудников отдела продаж. Вопросы теста формируются автоматически. Система высылает уведомление о необходимости пройти тест в установленный срок. Таким образом знания менеджеров по продажам всегда остаются актуальными, а руководитель может не переживать, что сотрудники забывают стандарты или нюансы скриптов продаж.
В результате в компании появилась удобная структурированная База знаний со всеми нужными регламентами. У обучающих курсов появилась чёткая структура, само обучение стало автоматическим, благодаря чему на руководителей отделов значительно снизилась нагрузка.
Результаты внедрения Platrum
Благодаря созданию продуманной организационной структуры, постепенно решается проблема несогласованности, разрывов и задержек в процессах.
Компании уже удалось повысить производительность за счёт прозрачной системы метрик для всех сотрудников.
Кроме того, в компании появился бесценный актив для дальнейшего роста — База Знаний с регламентами и ценной информацией по всем процессам, что значительно сократит время на обучение новых сотрудников.
Компания на данном этапе продолжает адаптировать Platrum под особенности бизнеса, опираясь на успешно освоенные возможности системы.
Также читайте: Как компания IT решений для охранных предприятий навела порядок в отделе продаж благодаря Platrum
