Как управлять виртуальными командами: принципы и инструменты

В статье рассмотрим, что такое виртуальные команды, как они функционируют, как ими управлять и какие выгоды они могут принести бизнесу.

Что такое виртуальные команды

Виртуальные команды – группы сотрудников, работающих в разных локациях и общающихся через интернет. Они могут состоять из фрилансеров и сотрудников из других городов или стран. Виртуальные команды позволяют компании быть гибкой, расширяет доступ к талантам и снижает издержки на офисное пространство. Они требуют особого внимания к коммуникации, управлению и налаживанию социальных связей между членами команды.

Про эффективное командообразование или что такое верёвочный курс, рассказали в статье. 

Плюсы виртуальных команд

1.Способность быстро и гибко реагировать на изменения в бизнесе. Участники могут работать из любого уголка мира в любое время суток. Это значительно расширяет доступ к талантливым специалистам.

2. Значительная экономия на аренде офиса, транспортных расходах и других издержках. Гибкий график работы и возможность работать из дома повышают удовлетворенность сотрудников.

Подробнее о программах произвольного сокращения рабочего времени или V-time программах, рассказали в блоге. 

3. Улучшение бизнес-континуитета.  Это планы и стратегии для непрерывной работы и минимизации потенциальных убытков в случае кризисных ситуаций.

Вот почему так происходит:

• Наличие сотрудников из разных географических областей позволяет компаниям быть более устойчивыми к кризисным ситуациям в отдельных регионах. Например, при естественных катастрофах или эпидемиях, виртуальные команды могут продолжать работать, независимо от ограничений местности.
• Виртуальные команды часто создаются в децентрализованных структурах. Это означает, что принятие решений происходит на различных уровнях.
• Виртуальные команды чаще всего используют облачные технологии и резервное хранение данных. Это обеспечивает высокий уровень безопасности и восстановления информации в случае потери данных или технических сбоев.
• Благодаря гибкому графику сотрудники виртуальных команд доступны в различные временные интервалы. Это обеспечивает продолжение работы над проектами даже при изменении рабочих обстоятельств.

Минусы виртуальных команд

1.Ограниченность личной коммуникации и связей между коллегами. Коммуникация в виртуальных командах может быть более сложной, чем в традиционных командах. Это приводит к недопониманию и ошибкам, затрудняет разрешение конфликтов и создает сложности в создании корпоративной культуры.

Также в виртуальных командах сотрудникам может быть сложнее доверять друг другу. А это негативно сказывается на работе.

2. Сложности с координацией работы. Виртуальные команды требуют более тщательного планирования и управления, а это вызов для руководителей бизнеса. Также их сложнее контролировать. А значит и управлять эффективно тоже может быть затруднительно.

Почему в бизнесе важно пинговать, рассказали в статье. 

3. Проблемы связанные с безопасностью данных и конфиденциальностью.

Но умелое управление и развитая система коммуникаций смягчают эти недостатки. Обеспечивают эффективную работу виртуальных команд специальные сервисы, такие как Platrum, где есть все необходимые инструменты для управления виртуальными командами.

Как управлять виртуальными командами

Управление виртуальными командами – сложное и актуальное в современном бизнесе искусство, которое требует особых навыков и стратегий. Расскажем о них.

1.Правильная коммуникация. Эффективная связь играет важнейшую роль, когда сотрудники находятся в разных местах.  Электронная почта, видеоконференции и платформы для совместной работы очень в этом помогают. Важно обучить команду их применять.

Как управлять коммуникациями в проекте

2. Постановка ясных целей. Сотрудники должны четко понимать, что от них ожидается и как будет оцениваться их работа.

3. Регулярные видеоконференции, где члены команды могут видеть друг друга и общаться вживую. Мессенджеры же помогут быстро обмениваться сообщениями и файлами

4. Выстраивание доверия и сотрудничества. Проводите регулярные встречи и мероприятия, чтобы сотрудники знакомились друг с другом и строили доверительные отношения.

5. Необходимые ресурсы. Это доступ к оборудованию, программное обеспечение, обучение и поддержка.

6. Поддержание командного духа. Важно чтобы сотрудники чувствовали себя частью команды.

7. Информационная безопасность. Используйте инструменты, которые шифруют данные и защищают их от несанкционированного доступа. 

Примером успешного управления виртуальной командой может служить компания Automattic, разработчик популярной платформы для ведения блогов WordPress. У компании нет центрального офиса, и большинство сотрудников работают на удаленной основе. Они активно используют виртуальные инструменты для коммуникации и обмена информацией, такие как Slack, Zoom, и платформу для совместной работы. Благодаря правильному подходу к управлению, компания обеспечивает высокую производительность и качество работы своих удаленных команд.

Коммуникация в виртуальных командах

Качественную коммуникацию в бизнесе помогает обеспечить правильное использование специализированных инструментов.

1.Платформы для мгновенных сообщений, такие как Platrum Chat, предоставляют возможность:

• общаться в реальном времени;
• создавать групповые чаты;
• проводить видеоконференции;
• делиться файлами.

Такое ПО обеспечивает надежную и удобную среду для общения сотрудников в режиме реального времени.

2. Виртуальные рабочие пространства. Платформы для совместной работы, такие как Platrum, позволяют:

• создавать общие пространства для работы;
• делегировать задачи;
• контролировать процессы;
• измерять результаты.

Например, в инструменте Задачи можно создавать доски задач, назначать ответственных, устанавливать сроки и отслеживать выполнение задач.

3. Программы для видеоконференций помогают сотрудникам видеть и слышать друг друга, создавая более естественную и информативную коммуникацию. Они способствуют более тесному взаимодействию участников виртуальных команд.

Заключение

Виртуальные команды играют значимую роль в современном бизнесе, обеспечивая компаниям гибкость, эффективность и устойчивость.

Виртуальные команды:

• предоставляют возможность сотрудничать с лучшими специалистами, независимо от их местоположения
• сокращают затраты на офисное пространство
• способствуют созданию более разнообразных и инклюзивных команд.

Децентрализованная структура и технологии делают виртуальные команды более устойчивыми к кризисным ситуациям и обеспечивают бизнес-континуитет. 

Виртуальные команды - мощный инструмент в современном деловом мире. Тем не менее, важно учитывать их особенности и грамотно ими управлять. 

Также читайте: Обязанности руководителя