Содержание
Компания SimpleSales является официальным партнером amoCRM и занимается внедрением и настройкой amoCRM, помогая клиентам совершенствовать продажи и увеличивать прибыль.
Административный директор компании Юлия рассказала о том, как инструмент автоматизации обучения сотрудников помог освободить время руководителя и лучших сотрудников. Теперь они не тратят время на обучение персонала, а новые сотрудники быстрее достигают результатов.
| До | После |
| 1. Проблемы с коммуникацией между сотрудниками. Нет понимания, кто за какие функции отвечает | 1. Структура компании полностью закрыла проблемы в коммуникации и в понимании организации бизнеса |
| 2. Хаотичная база знаний в программе для обучения, где было невозможно навести порядок и сложно пользоваться | 2. Создали структурированную Базу знаний, где все располагается в папках по отделам |
| 3. Раньше HR-менеджер тратил большую часть времени на обучение стажеров | 3. Время, которое HR-менеджер уделяет стажерам, сократилось на 40% |
| 4. Руководители компании также часто тратили время на обучение сотрудников, вместо фокуса на стратегии. | 4. Освободили время руководителей: теперь они вообще не занимаются обучением новых сотрудников |
Внедрение Platrum
Как проходило внедрение Platrum?
Когда узнали о Platrum, в котором можно создать структуру компании и базу знаний, мы сразу решили его протестировать, тем более, аналогов этого сервиса нет. Первичной настройкой Platrum мы занимались самостоятельно. Проблем не было, так как для каждого раздела есть инструкции по настройке. Изучили документацию и прошли бесплатный обучающий курс по систематизации бизнеса Platrum буткемп*. Интуитивно понятный интерфейс также облегчает внедрение.
* В Platrum разработан онлайн-курс для предпринимателей, руководителей и сотрудников по обучению системному бизнесу на примере инструментов Platrum. Курс помогает внедрить систему и начать ей пользоваться.
Что помогло выстроить процессы
Какими инструментами вы пользуетесь?
Из всех инструментов, которые представлены на платформе, на данный момент мы пользуемся Структурой компании, Базой Знаний, Академией (прим. редактора - платформой обучения) и иногда Дашбордами.
Структура компании
До внедрения Platum были проблемы с коммуникаций между отделами. Сотрудники не понимали по каким вопросам, в какой отдел и к кому обращаться, кто чем занимается. Название должности у каждого сотрудника есть корпоративном мессенджере, но проблемы с коммуникаций все равно возникали.
Поэтому первым делом мы стали заполнять Структуру компании. Это очень полезный и удобный инструмент в плане визуализации отделов компании и расположения на них всех сотрудников. В инструменте есть стандартные поля для заполнения, например, ФИО, телефон, ссылки на мессенджеры, дата рождения и так далее.
Теперь мы можем вести учет сотрудников, видеть период их работы в компании, дату вступления в должность, количество сотрудников и их должности. Можно посмотреть, сколько стажеров прошли испытательный срок, как происходит перемещение сотрудников внутри компании и прочее.
Академия
Активнее всего мы используем Академию - инструмент для обучения сотрудников.
Обучение без участия руководителя
Академия очень помогает нам для адаптации, когда приходят новые сотрудники.
До этого все обучающие программы мы хранили на Google Диске. Новые сотрудники читали там материалы и выполняли задания, также там размещались ссылки на статьи и видео. Все задания наш HR-менеджер проверял вручную, на что тратил очень много времени. Также он принимал итоговый экзамен по усвоению знаний. То есть раньше обучение было совершенно не автоматизировано.
Сейчас первые дни сотрудник изучает все самостоятельно. Он проходит курс в Академии, который открывается автоматически и не требует участия руководителя или HR-менеджера.
Первичное обучение сотрудники должны пройти за два дня. Оно включает в себя изучение регламентов компании и функционал должности. Сразу в Академии они выполняют задания: решают тесты, смотрят обучающие видео, выполняют определенное задание.
И только после обучения в Академии сотрудник попадает к руководителю.
Благодаря автоматизации обучения руководитель теперь вообще не участвует в обучении новых сотрудников, а HR задействован по-минимуму. Освободилось время и у руководителей, и у HR-менеджеров.
Курсы для сотрудников
В основном мы используем Академию в качестве обучения новичков, но также создали несколько обучающих курсов по просьбе штатных сотрудников. Например, курс по правильному заполнению отчетов.
База знаний
Базу знаний мы также активно используем. Этот инструмент тесно связан с Академией. В нем хранятся все регламенты и документы, на основании которых мы создаем курсы.
У нас есть папка Общие регламенты, где хранится общая документация по компании, которая может понадобиться любому сотруднику. Также у каждого отдела есть папка, где хранятся инструкции и данные, необходимые для работы конкретного отдела.
Внедрение базы знаний не заняло много времени. Мы перенесли все имеющиеся документы из Google Диска в Базу знаний. А потом все новые инструкции и регламенты мы просто создавали сразу в Platrum. Здесь очень удобный редактор, где можно вставлять картинки, видео, ссылки. Там же придумывали тесты в конце каждого документа.
Фокус сотрудников - на результате
Также мы закрыли задачу с ведением метрик*. Можно составить дашборды индивидуально для каждого руководителя. Можно на одном дашборде настроить метрики разных отделов. В Platrum очень удобные метрики. Раньше, работая в офисе, мы распечатывали и вешали метрики на доску, теперь все видят метрики в Platrum. Сотрудники понимают динамику своего роста или провалов. Это комфортно, удобно и наглядно для каждого сотрудника.
*Метрики - это инструмент, отображающий результаты работы сотрудника по его ключевым целям в виде графиков. Сотрудник регулярно вручную заполняет графики цифрами, за которые он отвечает. Это позволяет ему и его руководителю видеть результаты в динамике.
Чем помог Platrum
1. Теперь сотрудники видят Структуру компании и понимают, по каким вопросам и к кому можно обращаться. Структура компании полностью закрыла проблемы с коммуникацией между сотрудниками и отделами.
2. Создали структурированную Базу знаний, где все документы расположены по папкам. Раньше в компании база знаний велась в другой программе хаотично. Теперь любой сотрудник может найти ответы на вопросы в Базе знаний по поиску или открыть папку своего отдела и посмотреть там.
3. Сделали удобную подробную Академию, благодаря чему решили проблему с первичным обучением стажеров. А время, которое HR-менеджер уделяет стажерам сократилось на 40%.
4. Освободили время руководителей: они не принимают участие в первые дни работы новых сотрудников. Стажер не отвлекает руководителя и приходит к нему уже обученный, с пониманием, что требуется от него на должности, как работать в системе, и может полноценно войти в работу.
Готовы ли вы рекомендовать Platrum?
Platrum, конечно же, рекомендуем. Очень удобная система, особенно, связка Базы знаний и Академии. Аналогов, где есть Метрики, Дашборды, Оргструктура компании, удобная База знаний и Академия - мы не нашли.
В планах у нас освоение и других инструментов: Хранения паролей, Финансового планирования и Задач. Очень радует служба поддержки: сотрудники оперативно выходят на связь, помогают и рассказывают, что и как внедрять.
Советуем внедрять Platrum в процессы компании, так как он поможет разложить все по полочкам. Если вы устали от бардака и хотите сократить время на обучение новых сотрудников, то смело внедряйте Platrum, пользуйтесь и получайте результаты.
Также читайте кейс: Бизнес по сдаче спецтехники в аренду автоматизировал обучение и увеличил продажи
