Insurance Planet, LLC является одним из лучших страховых агентств в Джексонвилле, Флорида. Компания существует с 2015 года. На данный момент в штате компании 20 сотрудников как удаленных, так и офлайн.
Рассказываем, как сертифицированный партнёр Platrum Василий Беляк, помог страховой компании в США организовать удалённую работу отдела продаж.
| До | После |
| В целях экономии, компания решила открыть удалённый отдел продаж. Но был страх, что так сотрудники будут работать спустя рукава. | Инструменты Platrum помогли организовать удаленный отдел. Через систему руководители легко управляют процессами и контролируют работу. |
Проблема
В процессе роста компания столкнулась с проблемой ограниченного офисного пространства. В офисе работало 18 сотрудников и владелец искал способы расширить штат, не тратя дополнительные средства на аренду еще одного офиса. Также встал вопрос с обучением новых сотрудников.
Решение
Решили создать удаленный отдел продаж. Однако руководители отделов были против, так как не были готовы или не имели опыта в написании инструкций и управлении удаленными сотрудниками. Чтобы преодолеть разногласия, наняли удаленного руководителя отдела продаж, который возглавит команду из пяти удаленных продавцов.
Для организации удаленной работы настроили CRM, телефонию, корпоративную почту и внедрили инструменты управления бизнесом Platum.
Какие задачи помог закрыть Platrum
Создание структуры компании помогло увидеть, каких должностей не хватает в компании.
Так было нанято пять удаленных продавцов. А также четыре ассистента для каждого руководителя, включая удалённого. Также наняли личного ассистента для владельца. Это упростило менеджмент, так как многие рутинные задачи были переданы ассистентам.
Пример структуры компании из демоверсии Platrum
Текущую структуру компании не меняли, но внедрили ее в новую удаленную модель работы, обеспечив гладкую интеграцию удалённых сотрудников и сохранение всех существующих процессов.
Для нового удаленного отдела продаж были разработаны специальные метрики, чтобы отслеживать производительность и эффективность его работы. Сотрудники самостоятельно вносят их в систему и следят за своими результатами. Метрики помогают удалённым сотрудникам оставаться в тонусе, а руководитель спокоен, что менеджеры решают задачи, а не просто просиживают рабочее время.
Пример метрик из демоверсии Platrum
Внедрение инструмента Задачи помогло планировать деятельность удалённого отдела и фиксировать все задачи и договорённости в одной системе, где можно поставить сроки исполнения, назначить ответственного и проследить за процессом выполнения.
Инструмент помог обеспечить ясность и прозрачность в управлении задачами и планировании. А также позволил каждому сотруднику лучше понимать свои обязанности и функции.
Пример организауии задач из демоверсии Platrum
Чтобы удаленный отдел мог функционировать, предстояло систематизировать все знания компании и оформить их в регламенты и инструкции. Для этого наняли сотрудника в офис, чтобы он мог взаимодействовать с офисной командой и помочь разработать необходимые инструкции для удаленного персонала.
В итоге в Platrum создали систематизированную базу знаний. Она включает в себя:
- программу онбординга для новых сотрудников (общую и специфическую для каждой функции);
- обучающие курсы по использованию различных программ и инструментов, включая CRM, телефонию и другие.
Пример организации базы знаний из демоверсии Platrum
Если появляется новый кейс, сотрудник тут же создает инструкцию по его решению, обновляя базу знаний.
С ростом команды, вопрос безопасности становился Все более актуальным. Поэтому пароли от всех сервисов были перенесены в систему Platum, где можно выдавать доступы тем или иным паролям в зависимости от должности. А также при увольнении сотрудника, система подсвечивает, какие пароли нужно поменять. Это не только безопасно, но и очень удобно.
Пример хранения паролей из демоверсии Platrum
Итоги
Основная задача была в том, чтобы расширить штат сотрудников и сделать содержание команды более эффективной по стоимости.
Благодаря Platrum удалось организовать удалённую работу отдела продаж и значительно снизить затраты на сотрудников, так как теперь компания не ограничена только рынком США.
Это дало возможность нанимать неограниченное количество сотрудников и развивать бизнес без дополнительных затрат на офисное пространство.
Также читайте кейс: Как Platrum вдохновил владельца бизнеса по дистрибуции автомобилей открыть консалтинговый бизнес
