Офбординг персонала: что, зачем и как

В статье рассказали, что такое офбординг персонала, как его правильно организовать и какие бонусы он даёт компании. 

Что такое офбординг персонала

Офбординг персонала от английского offboarding) - процесс расставания компании с сотрудником. Он включает не только подписание документа об увольнении, но и разговор с начальством и оценку его работы со стороны работодателя.

Сотрудник может уволиться самостоятельно, если находит другую работу. Если он не справляется с обязанностями, нарушает дисциплину или ведет себя агрессивно с коллегами и клиентами, его могут уволить. Многие сотрудники теряют работу из-за сокращения персонала, например, когда компания трансформируется или прекращает свою деятельность. Независимо от причины увольнения, важно правильно организовать этот процесс.

Основная цель офбординга - безопасно и эффективно расстаться с сотрудником, чтобы минимизировать риски и потери для компании. Бывший сотрудник знает клиентов, все процессы и слабые точки компании. Его негативные эмоции при уходе могут повлиять на дела компании. Кроме того, этот сотрудник отвечал за определенные задачи, поэтому его внезапный уход может вызвать простои и проблемы в работе.

Этапы офбординга персонала

Офбординг включает в себя ряд шагов, которые помогают установить гладкую и профессиональную передачу всех задач и ответственностей от увольняющегося сотрудника другим членам команды или новому сотруднику, который займет его позицию.

Процесс офбординга может включать в себя следующие шаги:

1. Уведомление руководства и команды. Увольняющийся сотрудник сообщает руководителю о решении уволиться и начинает процесс офбординга.

2. Передача задач и проектов. Сотрудник передает задачи и проекты другим членам команды или новому сотруднику. Так минимизируются негативные последствия. Организуйте совместное сотрудничество и обучение нового сотрудника, чтобы обеспечить продолжение работы без значительного простоя или снижения производительности.

3. Передача информации. Сотрудник передает свои знания, опыт другим членам команды, чтобы помочь им в их дальнейшей работе.

В идеале это процесс должен быть настроен в компании до увольнения сотрудников. Когда сотрудники фиксируют основные процессы своей должности в базе знаний компании. Например, копирайтер, пишет документ о том, как он составляет и пишет тексты в блог. Секретарь фиксирует процесс правильного приёма телефонных звонков или решение вопросов с канцелярией. И при увольнении процессы не теряются. Они надёжно зафиксированы в базе знаний.

4. Обработка документов. Сотруднику предоставляют документы и инструкции для завершения всех формальностей, связанных с увольнением. Например, формы отказа от медицинской страховки или выплаты компенсаций.

Цель офбординга - обеспечение гладкой и эффективной передачи задач и ответственностей, сохранение положительных рабочих отношений и предоставление возможности сотруднику покинуть компанию в профессиональном и уважительном окружении.

Действия HR во время офбординга

Когда HR-менеджер проводит офбординг, он должен выполнить ряд задач. Вот некоторые из них:

1. Провести встречу. HR-менеджер должен назначить встречу с увольняющимся сотрудником, чтобы обсудить процесс увольнения, формальности, документы и процедуры, связанные с окончанием работы. Учтите, что каждый сотрудник уникален и может иметь индивидуальные потребности или вопросы. Обеспечьте возможность проведения индивидуальных консультаций и совещаний с HR-специалистами, чтобы сотрудник мог получить ответы на все свои вопросы и эффективно завершить свою работу.

2. Обеспечить соблюдение правил и политик компании.  Важно рассказать сотруднику о правилах, связанных с окончанием работы, включая предоставление уведомления, возврат имущества компании и другие соглашения.

3. Обработка заключительных документов. HR-менеджер подготавливает все необходимые документы для сотрудника, включая форму увольнения и другие документы, связанные с увольнением.

4. Проверка компенсаций и выплат. Важно убедиться, что последняя зарплата, невыплаченные отпускные и другие денежные суммы, подлежащие сотруднику, выплачены согласно законодательству.

5. Забрать имущество компании. Нужно обеспечить возврат имущества компании, которое было предоставлено сотруднику во время его работы, такого как электронное оборудование, ключи, доступы к системам и другое.

6. Провести выходное интервью. Желательно, чтобы HR-менеджер провел выходное интервью с сотрудником, чтобы получить его отзыв о работе в компании, оценку своего опыта и предложения по улучшению. Будьте готовы выслушать мнение сотрудника о работе в компании, получить обратную связь и предложения по улучшению рабочих процессов. Это поможет увидеть слабые места в компании и сделать коррективы для улучшения условий работы

7. Поддерживать положительные рабочие отношения. Основная задача HR-менеджера - постараться сохранить положительные рабочие отношения с увольняющимся сотрудником. Оставьте дверь открытой для сотрудника и поддерживайте с ним положительные взаимоотношения. С уважением относитесь к его решению уйти из компании и пожелайте ему успехов в новых начинаниях. Это может быть полезно при поиске новых сотрудников в будущем, а также для поддержания репутации компании.

8. Обновить данные и удалить доступы. HR-менеджер должен обновить данные увольняющегося сотрудника в системе управления персоналом, а также отозвать или удалить его доступы к системам компании.

С этой точки зрения увольнение сотрудников , может быть щепетильный процессом. Важно, чтобы никакая информация не ушла на сторону. Поэтому так важно организовать правильно хранение паролей. Если у вас установлена платформа  менеджмента Platrum, то система автоматически подсветит все пароли, к которым имел доступ сотрудник.

Важно, чтобы offboarding был проведен с уважением и заботой о сотруднике, и чтобы он оставил положительное впечатление о компании, даже после его ухода.

Фишки offboarding персонала

Вот несколько интересных идей, которые могут помочь организовать хорошее расставание с сотрудником:

1.Проведите встречу с сотрудником перед его увольнением, чтобы обсудить его достижения, цели и интересы в будущем. Это поможет ему почувствовать, что его работа и вклад были ценными.

2. Предложите помощь в написании рекомендательного письма или подготовке контактных данных для будущих работодателей. Это может помочь сотруднику найти новую работу.

3. Неожиданные увольнения могут вызывать неудобство и недовольство у оставшихся сотрудников. Поэтому объявление об уходе сотрудника или его прощальная речь может быть полезным для подготовки остальных коллег к изменениям и смягчения негативных эмоций.

4.Предложите увольняющемуся сотруднику заполнить анонимную анкету с целью получить обратную связь о том, как компания могла бы улучшить свои процессы или условия работы. Это также позволит сотруднику выразить свое мнение и почувствовать, что его мнение имеет значение.

5. Рассмотрите возможность подарить увольняющемуся сотруднику что-то символическое или личное, чтобы показать благодарность за его работу в компании. Это может быть что-то, что он сможет сохранить в качестве памятного подарка.

6. Убедитесь, что сотрудник ознакомлен с программами социального страхования для безопасности и защиты здоровья после ухода. Предоставьте информацию о сохранении страховки, праве на пособие по безработице и других подобных программах.

7.Предложите сотруднику вступить в профессиональные сети, чаты или закрытые группы, чтобы он мог оставаться на связи с командой и быть в курсе новостей компании.

8. Руководители должны активно участвовать в процессе offboarding, выражать благодарность сотруднику за его вклад в работу компании и личный вклад в команду. Это поможет создать положительную атмосферу и показать, что вы цените своих сотрудников.

Цель offboarding - показать уважение к работе и внести позитивный вклад в последний этап сотрудничества с конкретным человеком. Хороший offboarding – это забота о сотруднике. Он выходит далеко за рамки простого выполнения формальных процедур. Важно поддерживать положительные отношения с увольняющимся сотрудником и создавать благоприятную атмосферу не только во время его работы, но и после увольнения. Это поможет укрепить работу команды, поддержать репутацию компании и создать хорошую основу для будущих сотрудников.

Также читайте: Онбординг персонала: как ввести в должность нового сотрудника