Отчёт о прибыли и убытках без сложных терминов: что он показывает владельцу

Ваш бизнес — это черный ящик. Отчет о прибыли и убытках — рентген, который показывает, что внутри на самом деле.

Вы смотрите на расчетный счет. Деньги поступают, деньги уходят. Вроде бы все в порядке. Но ответьте честно на один вопрос: бизнес принес прибыль в этом месяце? Не просто «деньги есть», а именно прибыль? Не догадываетесь, а знаете точно?

Если ответ «не совсем» или «я чувствую, что да», значит, вы управляете бизнесом вслепую. Вы как пилот, который смотрит только на указатель скорости, но не видит высоты, расхода топлива и курса. Рано или поздно это закончится аварией.

Отчёт о прибыли и убытках — это и есть ваша приборная панель. Он не показывает движение денег (это делает отчет о движении денежных средств), он показывает экономическую суть вашей деятельности. Давайте вместе разберемся, как читать этот документ без паники и бухгалтерского занудства.

Что это за зверь такой: p&l отчёт для владельца

Представьте, что вы за месяц продали товаров или услуг на 2 миллиона рублей. Из них 1.2 миллиона вы сразу отдали поставщикам за сырье или товар. Осталось 800 тысяч. Это ваша выручка? Нет, это валовая прибыль. А теперь из этих 800 тысяч нужно оплатить аренду, зарплаты, рекламу, налоги… Что останется в итоге? Вот за этим и приходят к отчёту о прибылях и убытках.

Если говорить простыми словами, этот документ отвечает на главный вопрос: насколько эффективно мы превращали наши усилия в деньги за определенный период? Он показывает финансовый результат компании: заработали мы в итоге или сработали в убыток.

Это не отчет о том, «куда ушли деньги с карточки». Это отчет о том, какие доходы мы генерировали и какие расходы несли для этого в течение месяца, квартала или года. Деньги на счету могут быть, а прибыли — нет (если, например, вам кто-то вернул старый долг). И наоборот, прибыль по отчету может быть, а денег на счету — мало (если все заработанное вы тут же вложили в новый товар).

PnL отчёт о прибылях и убытках

Из чего состоит отчет о прибыли и убытках

Любой управленческий отчёт о прибыли строится по простому и логичному принципу «доходы минус расходы». Но не все так просто. Давайте пройдемся по нему сверху вниз.

Выручка: сколько мы наварили каши из того, что было

Это самая верхняя строчка. Не путайте ее с поступлениями на счет! Выручка — это стоимость всех товаров или услуг, которые вы передали клиентам и право собственности на которые перешло к ним в этом месяце. Даже если клиент заплатит вам позже.

• Пример: вы строительная компания. В этом месяце вы завершили ремонт в трех квартирах. Стоимость работ — 1.5 миллиона рублей. Это ваша выручка. Даже если один из клиентов заплатит вам только через 30 дней.

Себестоимость продаж: во сколько нам обошлись ингредиенты для той самой каши

Это все прямые расходы, которые можно однозначно отнести к конкретной проданной единице.

• Для магазина: закупочная стоимость проданного товара.
• для производства: стоимость сырья, материалов, зарплата рабочих.
• для услуг: например, стоимость материалов, использованных при оказании услуги.

Валовая прибыль: наш первый и важнейший показатель

Формула проста: Выручка − Себестоимость = Валовая прибыль.

Это ваша первая настоящая прибыль. Тот самый кусок, который остался от выручки после расчета с поставщиками. Почему он важен? Потому что он показывает, насколько правильно вы установили цены. Если валовая прибыль мизерная, значит, вы продаете товар почти по себестоимости, и никакая экономия на канцтоварах вас не спасет.

Что такое себестоимость: методы расчета, как связана с прибылью и оптимизация

Коммерческие и управленческие расходы: на чем мы едем и кто нами рулит

Теперь наступает время вычесть все остальные расходы, без которых бизнес работает, но которые нельзя привязать к одной продаже.

• Коммерческие расходы: все, что связано с продажей и продвижением. Зарплата менеджеров и маркетологов, реклама, доставка, упаковка.
• Управленческие расходы: стоимость «содержания штаба». Аренда офиса, зарплата директора и бухгалтера, коммунальные услуги, связь, офисная техника.

Прибыль от продаж: сердечко вашего бизнеса

Формула: Валовая прибыль − Коммерческие и управленческие расходы = Прибыль от продаж.

Вот он — ключевой показатель эффективности вашей основной деятельности! Он отвечает на вопрос: а хорошо ли мы работаем по своей специальности? Если эта цифра стабильно растет — вы на верном пути. Если падает или уходит в минус — пора бить тревогу.

Прочие доходы и расходы: неожиданные гости

Жизнь есть жизнь. Иногда вам прилетают деньги не от основной деятельности: например, вы продали старый принтер или получили проценты по депозиту. Это прочие доходы. А иногда случаются непредвиденные траты: заплатили штраф, курсовая разница съела часть денег. Это прочие расходы.

Чистая прибыль: то, ради чего все затевалось

Финальный аккорд. Формула: Прибыль от продаж + Прочие доходы − Прочие расходы − Налоги = Чистая прибыль.

Вот она, священная корова предпринимателя! Это те самые деньги, которые бизнес заработал по итогам периода. Их можно забрать в качестве дивидендов, инвестировать в развитие или положить в подушку безопасности. Это конечный финансовый результат компании.

Прибыль и валовая прибыль: в чем разница и как рассчитать 

Как читать отчёт о прибыли и убытках: не просто смотреть, а видеть

Просто знать цифры — мало. Нужно понимать, что за ними стоит. Вот какие вопросы должен задавать себе владелец, глядя на p&l отчёт.

Сравнивайте с прошлыми периодами
Прибыль в 100 тысяч рублей — это хорошо или плохо? Ответ даст только динамика. Если в прошлом месяце она была 50 тысяч — вы молодец, рост налицо. Если была 200 тысяч — это тревожный сигнал, нужно искать причину падения.

Считайте маржинальность
Делите валовую прибыль на выручку и умножайте на 100%. Получаете коэффициент валовой маржи. Он показывает, какой процент от выручки остается у вас после расчета с поставщиками. Следите, чтобы этот показатель не снижался.

Анализируйте структуру расходов
Какая доля от выручки уходит на аренду? А на рекламу? Если вы видите, что какая-то статья расходов бесконтрольно растет быстрее выручки, это повод задуматься об оптимизации.

Ищите причинно-следственные связи
Мы увеличили расходы на рекламу на 50 тысяч. Насколько выросла выручка? Если всего на 70 тысяч, возможно, реклама неэффективна. А если на 500 тысяч — значит, это была удачная инвестиция.

Чего не видно в p&l отчете: важные ограничения

Помните, что управленческий отчёт о прибыли — не всемогущ.

• Он не показывает движение денег. Вы можете иметь большую прибыль, но при этом не иметь денег на счетах из-за того, что клиенты задерживают оплату.
• Он не отражает рыночную стоимость компании. Дорогая мебель в офисе будет учитываться не как красота, а как расход, который постепенно списывается через амортизацию.
• Он не учитывает будущие обязательства. Если вы подписали договор аренды на 3 года, отчет покажет расходы только за текущий месяц.

Финансы и Финансовое планирование в Platrum: берите все траты под контроль и зарабатывайте больше. Добавляйте поступления, расходы, перемещения между кассами в простом конструкторе PnL отчета в Platrum

Если вы до сих пор управляли бизнесом, ориентируясь только на остаток на счете, вы похожи на садовника, который поливает растение, не зная, что творится с его корнями. Отчёт о прибыли и убытках простыми словами — это и есть ваша возможность увидеть корневую систему.

Начните с малого. Попросите вашего бухгалтера или финансового директора готовить для вас такой отчет ежемесячно. Не просто присылать, а проводить для вас 15-минутный брифинг: «Смотри, в этом месяце выручка выросла, но прибыль упала, потому что подскочили затраты на логистику».

Когда вы научитесь читать этот документ, вы перестанете быть заложником ситуаций. Вы начнете управлять ими. Вы будете точно знать, какое решение принесет деньги, а какое — пустые хлопоты. Потому что финансы — это не скучные цифры. Это самый честный язык, на котором с вами говорит ваш бизнес. Стоит выучить его, чтобы услышать всю правду.

Также читайте: Финансовый анализ для нефинансистов: ключевые метрики бизнеса