Содержание
То, сколько предприниматель забирает из бизнеса ничего не говорит о результативности компании. Количество денег в кассе не говорит об успешности.
Разберем, что такое PnL отчёт о прибылях и убытках, структуру, источники информации, и значение PnL отчёта в бизнесе.
Что такое PnL отчёт
Расшифровка PnL – аббревиатура первых букв английской фразы Profit and Loss statement, что означает отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ). К созданию PnL отчёта, подходят после настройки отчёта о движении денежных средств (ДДС).
ДДС - отчет, который показывает сколько денег пришло, по каким статьям и направлениям, сколько денег осталось в кассе. Pnl и ДДС - главные финансовые отчёты.
Но не иллюстрирует:
- сколько заработала фирма.
- рост богатства.
- кто, сколько, кому должен.
Отчёт о прибылях и убытках показывает заработок и финансовый результат. Если его не вести, то:
- из бизнеса вытаскивается больше, чем заработано;
- попадание в кассовые разрывы (фирма не может рассчитаться по обязательствам);
- возникают проблемы с налоговой, поставщиками, клиентами.
В бизнесе есть две сферы: деньги и обязательства (то, на какую сумму возникают обязательства у компании перед сотрудниками, налоговой, подрядчиками, заказчиками). В отличие от денег, обязательства скрыты от предпринимателя.
Зачем нужен PnL отчёт
В предпринимательстве существует финансовый парадокс. В убыточной компании может быть полный сейф денег, а в прибыльной - катастрофически не хватать денег.
В первом случае возникает иллюзия, что деньги есть. Например, поставщики дают отсрочку платежа. Товар поставщика реализовали, но деньги поставщика постепенно уходят на другое. Без отчёта о прибылях и убытках, предприниматель тратит то, что по сути принадлежат не ему. Иллюзия денежного бизнеса может длиться годами.
Во-втором случае доход растет, выручка растет, но денег не хватает. В строительных или производственных предприятиях, заработанная прибыль не выражена в деньгах. Она выражена в запасах, дебиторской задолженности (клиенты должны фирме). А предприятие - в кассовом разрыве.
Отчёт о прибылях и убытках разделяет мнение и факт:
- думал, что миллионер, а оказалось, что работаю в убыток;
- считал в бизнесе, все плохо, а все хорошо;
- на оплату труда хватает, а прибыли ноль (все уходит на зарплату предпринимателя);
- факт совпадает с мнением.
Прибыль - лакмусовая бумажка, которая показывает продуктивность фирмы. Компания должна зарабатывать достаточно для развития, на резервы и дивиденды. Прибыль - индикатор грамотного менеджмента, который осуществляет профессиональный руководитель, а значит результат будет предсказуем и достижим. Один раз заработать миллион - не сложно, а зарабатывать миллион от месяца к месяцу - сложная задачка.
Как рассчитать PnL отчёт
Принципы создания PnL.
1. Принцип обязательств. Если финансовые специалисты предлагают считать PnL отчёт кассовым методом и брать значения из ДДС, то это неправильно. Это начисленный метод. Но PnL учитывает не деньги как таковые, а обязательства, которые возникли перед сотрудниками, поставщиками и контрагентами.
Выручка не равно деньги. Например, в июне подписали договор на 400 тыс. руб, в июле внесли предоплату на 400 тыс. руб, в августе отгрузили товар на 400 тыс. руб. Выручка вносится в документы только в августе. Выручка - это не то, что лежит в кассе, это объем исполненных обязательств перед клиентом.
2. Принцип соответствия. Расходы признаются с учетом связи с выручкой. Например, проект стоимостью 800 тыс. рублей будет сдан через 4 месяца. Но при этом каждый месяц, предприниматель оплачивает работу программистов 100 тыс руб. Когда на 4-ый месяц будет учтен доход от проекта в 800 тыс рублей, вносятся расходы 400 тыс. руб. Деньги на зарплату учитываются эти месяцы в отчёте о движении денежных средств (ДДС), но не в PnL.
Статьи расхода
Исходя из того, что нужно проанализировать расходы делят на группы. Существует три вида группировки:
Прямые и косвенные. Они помогают оценить эффективность бизнеса.
Прямые - можно понять, к какому контракту/проекту/ единице продукции они относятся.
Косвенные - относятся на все контракты/проекты. Их нельзя идентифицировать с конкретной единицей продукции или контрактом. Например, оптово-розничное предприятие.
Анализировать эффективность проекта (направления) в этом случае нужно по валовой прибыли.
Постоянные и переменные расходы.
Постоянные - не меняются с изменением объема производства или объема оказанных услуг.
Переменные - меняются с изменением объема производства или объема оказанных услуг.
Обычно такую разбивку используют для подсчета точки безубыточности. ТБУ - объем выручки, покрывающий все операционные издержки и прибыль равна нулю.
Производственные, коммерческие, административные расходы.
Статьи расхода для каждого бизнеса будут свои. Например, в фирме по печати на холсте будет статья на офис (канцелярия, интернет, чай, кофе), а для консалтинговой компании - канцелярия будет вынесена в отдельную статью. Соблюдайте принцип существенности, и выводите большие траты в отдельную статью.
Источники информации для отчёта PnL
1. Отчёт ДДС (часть статей ДДС). Из него нельзя брать оплату налогов, оплату поставщикам и подрядчикам, выплаченную зарплату сотрудникам, возврат денег покупателям, траты на покупку основных средств.
Можно взять информацию об аренде, оплате сервисов, тратах на рекламу и содержание офиса. Одинаковые статьи расходов в каждый месяц.
2. Учет сделок. Документ, фиксирующий все сделки с клиентами. Помогает находить убыточные сделки. Берем выручку по закрытым сделкам и прямые расходы. Помогает анализировать рентабельность по валовой прибыли.
3. Зарплатная ведомость отражает начисленную зарплату. Начисленная оплата труда - сумма обязательств перед сотрудниками. Выплаченная - сумма, полученная сотрудниками на руки. Предприниматель должен назначить себе заработную плату (за выполнение работы генерального директора) и дивиденды. Чтобы иметь адекватное представление о доходности бизнеса. Заработная плата сотрудников - один из основных источников трат.
4. Учет основных средств (амортизация). Релевантна для организаций, где есть станки, компьютеры, грузовые автомобили и др. Оборудование устаревает физически и морально, поэтому рассчитывают его амортизацию. Амортизация:
- помогает считать прибыль,
- помогает готовиться к крупным вложениям,
- демонстрирует на какую сумму использовали основных средств.
Например, в кафе через три года ломаются кофемашины, посудомойки и т.д, но владелец не учел амортизацию и теперь ему не на что купить новое оборудование.
5. Учет финансовой деятельности (проценты по кредитам). Кредит - это не доход, а оплата по кредиту - не расход. Расход - процент за пользование кредитом. Ошибка зачислять в расходы всю сумму выплат по кредиту.
6. Учет налогов. Каждый месяц нужно знать:
- базу для налогообложения,
- сумму начисленного налога,
- сумму уплаченного налога.
Добейтесь, чтобы бухгалтерия ежемесячно давала цифры уплаченного налога. Так вы сможете учитывать обязательства на налоги и не будут сюрпризом.
Собрать отчёт о прибылях и убытках - не простая задача, чтобы его сделать нужно вести вышеперечисленные документы. Это фундамент, который поможет создать PnL таблицу.
Заключение
Главная метрика руководителя - это чистая прибыль. В чем толк, если компания увеличивает количество сотрудников или обороты, а доход снижается. Достаточно ли предприятие зарабатывает, чтобы дальше развиваться, формировать резервные фонды и выплачивать дивиденды? PnL отчёт о прибылях и убытках - это своеобразная справка о здоровье бизнеса и индикатор эффективности менеджмента.
Берите все траты под контроль. Вносите поступления, расходы, перемещения между кассами в простом конструкторе PnL отчета в инструменте Финансы и финансовое планирование.
Также читайте: Можно ли обойтись без бухгалтерии
