C чего начать автоматизацию бизнеса: пошаговый гид для уставшего руководителя

Вы замечали, что ваши сотрудники постоянно заняты, а дело стоит на месте? Что рост компании упирается в какие-то невидимые потолки? Скорее всего, проблема не в людях, а в процессах. Вернее, в их отсутствии. Ваш бизнес тонет в рутине, а вы теряете деньги и нервы. Автоматизация могла бы стать спасательным кругом. Но с чего начать? В голове одна каша: CRM, ERP, скрипты, интеграции… Сложно, дорого, страшно.

А что, если автоматизация — это не про то, чтобы срочно купить модный софт за миллион? Это про то, чтобы навести порядок и дать людям возможность делать то, что действительно приносит деньги. Давайте вместе разберемся, с чего сделать первый шаг, чтобы не споткнуться и не выбросить кучу денег на ветер.

Почему большинство попыток автоматизации проваливаются

Представьте, что вы пытаетесь навести порядок в гигантском захламленном гараже. Можно сразу побежать в магазин за крутыми органайзерами, ящиками и полками. Но куда их ставить? Что в них складывать? Скорее всего, вы просто потратите кучу денег, а в гараже станет еще теснее.

Так же и в бизнесе. Самые частые ошибки:

• начинают с покупки программы, а не с анализа проблемы: купили мощную CRM, а продажники продолжают работать в excel, потому что им неудобно;
• автоматизируют хаос: если у вас нет понятного регламента, как обрабатывать заявку, то ее автоматизация лишь быстрее будет приносить хаос;
• ставят на слишком сложные системы: которые никто не может освоить и которые встают мертвым грузом;
• игнорируют людей: сотрудники видят в автоматизации угрозу своей работе и саботируют все нововведения.

Вывод простой: правильный старт — это девяносто процентов успеха. И начинается он не в магазине софта, а в головах и в процессах.

Автоматизация финансового учета

А ваш бизнес вообще готов? Давайте проверим

Автоматизация — как лекарство. Его нужно принимать тогда, когда есть диагноз, а не просто так, для профилактики.

Вам уже пора, если:

• вы или ваши менеджеры постоянно что-то забывают: не перезвонили клиенту, потеряли заявку, опоздали со сдачей отчета;
• вы не понимаете, на что именно уходит время сотрудников: все в работе, а результата нет;
• чтобы найти что-то, нужно обойти пол-офиса и спросить у десяти человек: информация хранится в разных головах, чатах и блокнотиках;
• клиенты жалуются на скорость и качество: потому что каждый раз все делается с нуля, как в первый раз.

Может быть вам еще рано? Бывает и так. Не стоит автоматизировать процесс, который еще не устоялся, который меняется каждый день и который существует только в голове основателя. Сначала доведите его до ума вручную.

Автоматизация обучения менеджеров по продажам светодиодных экранов: от 1 недели до 1 минуты

Ваш пошаговый план спасения от хаоса

Забудьте на время про слова «внедрение» и «интеграция». Давайте думать, как хирург: сначала диагноз, потом — ювелирное вмешательство.

Шаг первый: диагностика — ищем главные точки боли

Ваша задача — найти не просто задачи, а цепочки действий. Возьмите блокнот и пройдите весь путь вместе с вашим клиентом или документом. Например, как к вам приходит заявка с сайта?

• заявка приходит на почту менеджера;
• менеджер копирует данные из письма в свою таблицу excel;
• затем он звонит клиенту и ручками ставит пометку в таблице;
• после разговора он пишет финальный комментарий и пересылает письмо директору;
• директор проверяет и отвечает «ок»;
• менеджер вносит это в таблицу и только тогда начинает готовить коммерческое предложение.

Узнали? Десяток лишних действий, где можно ошибиться, потерять, забыть. Вот она — ваша цель! Поговорите с сотрудниками, посидите рядом, замерьте время на каждую операцию. Ваша цель — нарисовать карту всех процессов и найти на ней «пробки».

Шаг второй: расстановка приоритетов — не стреляйте из пушки по воробьям

Нельзя автоматизировать все и сразу. Выделите самые проблемные процессы и отфильтруйте их по простым критериям:

• насколько это больно? сколько денег/времени/нервов вы теряете;
• как часто это происходит? ежедневная рутина важнее ежемесячного отчета;
• насколько легко это исправить? есть ли простое решение.

Ваша золотая середина — процессы, которые сильно болят, повторяются часто и при этом легко исправляются. Это ваши «быстрые победы». Они дадут моментальный эффект и веру в себя команде. Например, автоматический сбор заявок с сайта в одну таблицу вместо десятка писем на почте.

Шаг третий: выбор инструментов — начните с малого

Вот тут многие срываются с цепи. Не нужно сразу смотреть на монструозные и дорогие системы! Ваша цель на старте — получить результат малыми силами.

Есть гениальное решение — no-code/low-code платформы. Это такие конструкторы, где можно собирать автоматизацию без программистов, как lego. Что должно быть:

• чтобы связывать между собой разные программы;
• чтобы создавать гибкие базы данных под себя;
• чтобы управлять задачами наглядно.

Представьте: заявка с сайта автоматически попадает в нужную таблицу, а в телеграм-чат менеджеров моментально приходит уведомление. И все это вы настраиваете за пару часов без единой строчки кода. Магия? Нет, современные и доступные технологии.

Шаг четвертый: тестовый запуск — проверяем гипотезу

Не заставляйте сразу весь отдел переходить на новую схему работы. Выберите одного-двух самых адекватных и прогрессивных сотрудников и запустите пилотный проект. Скажите им: «Давайте попробуем две недели работать так. Вы мне потом расскажете, что не так».

Главное — замерить ключевые показатели до и после. Раньше на обработку заявки уходило три часа? Посмотрите, сколько стало. Было десять процентов ошибок? Стало сколько? Только цифры покажут, работает ваша затея или нет.

Шаг пятый: масштабирование и поддержка — превращаем эксперимент в систему

Если пилот удался и сотрудники сказали «да, так действительно удобнее», можно внедрять на всех. Но здесь кроется главный секрет: назначьте ответственного за систему. Того, кто будет ее администрировать, учить новичков и собирать идеи по улучшению. Без этого любая автоматизация зарастет мхом.

И самое важное — учите команду. Объясните, зачем это нужно. Не «я купил программу, теперь вы будете там работать», а «ребята, давайте заберем у вас эту нудную работу с переносом данных, чтобы вы могли больше продавать и больше зарабатывать». Люди должны увидеть выгоду лично для себя.

Автоматизация обучения сотрудников

Что можно автоматизировать прямо сейчас: примеры из жизни

Чтобы было понятнее, вот несколько идей для вдохновения, которые работают в малом бизнесе:

• для отдела продаж: автоматическое создание карточки клиента в crm или google-таблице из заявки с сайта. Мгновенное уведомление менеджера в телеграм, чтобы он мог позвонить, пока конкуренты еще читают почту.
• для маркетинга: автоматическая отправка приветственной цепочки писем новому подписчику. Или автоматический сбор отзывов через несколько дней после покупки.
• для операционной работы: автоматическое напоминание клиенту о предстоящей встрече за день и за час. Или создание задачи в trello из письма, которое вы переслали на специальный адрес.
• для финансов: автоматическое формирование счета и его отправка клиенту после одобрения заявки. Напоминание о просроченных платежах.

Найдите всего один такой процесс и автоматизируйте его на следующей неделе. Вы сразу почувствуете облегчение.

Искусственный интеллект для автоматизации бизнеса

Как преодолеть сопротивление команды: ваш главный союзник — сотрудники

Вы можете купить самую совершенную систему на рынке, но если ваши люди не захотят ей пользоваться, это будут выброшенные на ветер деньги. Страх перед переменами — это нормально. Сотрудники могут думать: «меня заменят роботом», «я не справлюсь с этой сложной программой», «это просто добавит мне работы».

Ваша задача — не давить, а вовлекать. Сделайте их соавторами изменений.

• говорите на языке выгод: не «мы внедряем новую crm», а «мы ставим систему, которая сама будет напоминать вам о звонках и собирать все данные в одном месте, чтобы вам не пришлось их искать по разным файлам».
• признайте их экспертизу: спросите у своих менеджеров: «куда уходит больше всего времени? что вас бесит в текущей работе?». Они знают все больные места лучше любого консультанта. Используйте это.
• назначайте чемпионов: найдите в коллективе того, кто любит все новое и технологичное. Сделайте его своим проводником и главным помощником во внедрении. Его искренний энтузиазм заразит остальных.
• не наказывайте за ошибки: первые дни все будут путаться и делать что-то не так. Создайте атмосферу, где за это не ругают, а помогают разобраться. Это не контроль, это помощь.

Помните: вы автоматизируете процессы, а не людей. Ваша цель — помочь им стать эффективнее.

Как автоматизировать адаптацию сотрудников на новом месте

Как считать деньги: а оно того вообще стоит?

Любое изменение должно иметь понятный финансовый результат. Иначе это просто баловство. Вам нужно доказать самому себе, что усилия окупаются.

Самый простой способ — посчитать стоимость часа ключевого сотрудника. Допустим, час работы менеджера по продажам стоит условно 500 рублей. Теперь посчитайте, сколько часов в месяц он тратит на рутину: перенос данных, составление отчетов, поиск информации.

Допустим, набирается 20 часов. Это 10 000 рублей в месяц или 120 000 в год. Теперь оцените стоимость инструмента для автоматизации (допустим, 3000 рублей в месяц) и время на его внедрение (скажем, 20 часов вашего времени). Уже через пару месяцев вы выйдете в чистую экономию. А дальше — только расти.

И это мы еще не считаем скрытую выгоду: меньше ошибок, более довольные клиенты и возможность масштабироваться, не нанимая новых людей. Цифры — ваш главный козырь в принятии решений.

Обучение новых сотрудников: зачем, как организовать и автоматизировать 

А если я не технарь? Вы не один такой

Вам не нужно становиться программистом. Ваша задача — быть архитектором. Вы должны понять, какой процесс нужно улучшить и какой результат хотите получить. А как именно это будет технически реализовано — задача других людей или современных сервисов.

Это как с ремонтом в квартире: вы же не сами берете в руки перфоратор, чтобы повесить полку. Вы находите хорошего мастера, объясняете ему, что хотите, а он уже выбирает нужный инструмент и крепления. Ваша роль — стратегическая. Вы видите картину целиком.

Что дальше? Когда простой автоматизации уже недостаточно

Рано или поздно вы упретесь в потолок возможностей простых конструкторов. Вы поймете это по нескольким признакам:

• ваши процессы стали слишком сложными и переплелись между собой;
• вы продолжаете вручную переносить данные из одной системы в другую, потому что они не дружат друг с другом;
• вам не хватает отчетности и вы не можете получить общую картину по бизнесу.

Это момент, когда стоит задуматься о более серьезных комплексных системах, как erp. Но это уже тема для отдельного большого разговора. Главное — вы придете к этому вопросу подготовленным, с четким пониманием своих процессов и потребностей. Вы уже не будете тем клиентом, которому можно продать ненужный функционал за большие деньги.

Чек-лист для первого шага

Чтобы вы не потерялись в море информации, вот краткий план действий на ближайшую неделю:

1. выберите одну боль: сядьте на пять минут и честно ответьте: какая одна рутинная операция в вашем бизнесе отнимает больше всего сил и времени лично у вас или у ваших ключевых сотрудников?
2. набросайте идеальный сценарий: а как должно работать в идеале? Опишите это в одном предложении. «Я хочу, чтобы все заявки с сайта сами попадали в мой телеграм-чат».
3. найдите инструмент: погуглите 15 минут. Забейте в поиск: «как автоматически переносить заявки с сайта в телеграм». Вы сразу найдете кучу инструкций для zapier, make или других сервисов.
4. попробуйте: зарегистрируйтесь и потратьте час на эксперименты. Не получится — ничего страшного. Получится — вы получите свою первую дозу мотивации.

Самое главное — начать. Не с глобального плана на пять лет, а с одной маленькой, но такой надоевшей проблемы. Сделайте первый шаг, и вы увидите, что автоматизация — это не страшно. Это интересно. И это освобождает ваше время и голову для самого главного: развития вашего бизнеса.

Коротко о главном: не наступайте на эти грабли

Перед тем как вы ринетесь в бой, запомните три главных табу:

1. не автоматизируйте все процессы разом. Одного-двух для старта более чем достаточно.
2. не экономьте на обучении и поддержке. Брошенная в поле система не вырастет сама.
3. не забывайте анализировать результат. Автоматизация ради автоматизации — путь в никуда.

Автоматизация — это не разовое событие, а образ мышления. Это постоянный путь улучшения и освобождения себя и своей команды от рутины. Начните с одного маленького шага. С одной утренней рутины, которая вас бесит. Уберите ее, получите первую победу и идите дальше. Ваш будущий самому себе скажет спасибо.

Также читайте: Как внедрение Platrum помогло лидеру в отрасли пиломатериалов автоматизировать рутину в компании