Чем занимается CAO (Chief Administrative Officer) или административный директор: задачи, обязанности, компетенции
В статье рассказали, кто такой CAO, чем он занимается, какие обязанности выполняет и какими компетенциями должен обладать.
Кто такой CAO
CAO (Chief Administrative Officer) – это высокопрофильный специалист, который отвечает за управление административными функциями, включая поддержку работы офисов, управление ресурсами и координацию административных процессов.
В русском языке аналогом должности является административный директор. Этот человек играет ключевую роль в обеспечении эффективного функционирования компании через оптимизацию административных процессов.
Какие задачи выполняет CAO
Структурирование административного отдела: формирование и поддержание эффективной структуры административного аппарата. Включает распределение обязанностей между сотрудниками и установление отчетности.
Управление ресурсами. Анализ потребностей в канцелярских товарах, технике, мебели и других ресурсах, необходимых для эффективной работы офиса. Проведение тендеров, выбор поставщиков, заключение договоров и контроль за выполнением условий контракта.
Что такое ресурсы компании, какие они бывают и как ими управлять
Разработка и внедрение административных процедур. Разработка стандартных операционных процедур, которые описывают порядок выполнения различных административных функций. Периодическая оценка существующих процессов и внедрение улучшений для повышения их эффективности.
Координация взаимодействия между подразделениями. Создание и поддержание эффективных коммуникационных каналов, чтобы сотрудники могли быстро и удобно обмениваться информацией и получать помощь. Объединении усилий разных подразделений для достижения совместных целей.
Обеспечение качества сервиса. Регулярная оценка эффективности административных функций и уровня сервиса, предоставляемого кулисами, курьерами, секретарями. Сбор и анализ отзывов сотрудников и клиентов о работе административной службы, выявление проблем и недостатков, а также реализация мер по их устранению.
Управление бюджетом административных расходов. Подготовка годового бюджета для административного отдела с учетом всех необходимых расходов. Контроль за выполнением бюджета.
Работа с сотрудниками. Исполнение запросов сотрудников других отделов на административные услуги, решение возникающих вопросов и проблем.
Организация поддержки. Обеспечение спокойной работы всех сотрудников компании: от предоставления канцелярских принадлежностей до организации бизнес-поездок и мероприятий.
Сотрудничество с подрядчиками. Участие в выборе и управлении внешними подрядчиками, отвечающими за уборку, техническое обслуживание, охрану и другие услуги.
Контроль качества услуг.
Обеспечение надлежащего уровня качества выполняемых услуг и контроль за выполнением условий соглашений с подрядчиками.
Хотите улучшить качество работы процессов в компании? Контролируйте качество работы сотрудников в любой CRM-системе или другом веб-сервисе с помощью удобного инструмента Platrum
Подготовка и организация мероприятий. Планирование корпоративных мероприятий.
Сфера ответственности.
1. Управление персоналом. Подбор, обучение и развитие сотрудников административного отдела.
2. Бюджетирование. Планирование и контроль бюджета административных расходов.
3. Процессы офисного управления. Управление повседневной деятельностью офиса, включая прием и распределение почты, организацию встреч и деловых поездок.
4. Поддержка клиентов и партнеров. Обеспечение высокого уровня обслуживания внутренних и внешних клиентов.
Как и зачем развивать партнёрские отношения
5. Управление коммунальными услугами и подрядчиками. Взаимодействие с подрядчиками по вопросам технического обслуживания и обеспечения работы офиса.
Чем CAO отличается от операционного директора
Разница между административным директором и операционным директором (COO) заключается в области ответственности и фокусе работы.
CAO сосредоточен на административных функциях, управлении офисом и поддержании эффективной работы специалистов, работающих на административном уровне.
COO, с другой стороны, отвечает за общую операционную деятельность компании, включая управление производственными процессами, логистику и выполнение стратегических целей бизнеса. Операционный директор может фокусироваться на расширении бизнеса, повышении эффективности и внедрении новых операций.
Как нанять хорошего CAO (на что обращать внимание)
1. Опыт работы. Проверяйте наличие опыта работы в административных должностях, предпочтительно в аналогичной отрасли.
2. Образование. Ищите кандидатов с образованием в области управления, бизнеса или смежных дисциплин.
3. Навыки управления. Убедитесь в наличии развитых навыков управления персоналом и коммуникации.
Подборка: 7 книг по менеджменту и управлению. Как стать руководителем
4. Рекомендации. Отзывы и рекомендации от предыдущих работодателей могут дать представление о профессиональных качествах кандидата.
5. Личностные качества. Обратите внимание на лидерские качества, способность работать в команде и умение решать конфликты.
6. Умение работать в условиях неопределенности. Оцените способности кандидата адаптироваться к быстро меняющимся условиям и находить оптимальные решения.
Заключение
CAO играет важную роль в успехе бизнеса, обеспечивая стабильное функционирование административных процессов и поддержку всех сотрудников. Подбор хорошего административного директора требует внимательного анализа навыков, опыта и личных качеств кандидата, что в свою очередь способствует созданию эффективной и продуктивной рабочей среды.
Также читайте: CEO: компетенции, плюсы и минусы работы
