Что такое интеграция бизнес-процессов, и зачем она нужна бизнесу

В материале будем говорить об интеграции бизнес-процессов. Это ещё одна сторона работы любой компании, без которой трудно рассчитывать на развитие.

Что такое интеграция бизнес процессов? 

Интеграция бизнес-процессов – это объединение различных шагов и операций внутри компании, цель которой – создать эффективную и согласованную систему работы.

В основе интеграции – идея объединения различных компонентов бизнеса: от людей и отделов до технологий и систем – так, чтобы они могли взаимодействовать между собой в хорошо организованной и согласованной манере.

Интеграция бизнес-процессов необходима для устранения изолированности и разрозненности операций внутри компании, а это способствует повышению эффективности работы.

Цель – улучшение работы предприятия, сокращение расходов и повышение качества продуктов и услуг.

Плюсы интеграции процессов в компании

• Эффективность. Интеграция – это способ избежать двойной работы и ликвидировать ненужные этапы в производстве, снизить время и затраты на исполнение задач.

• Увеличение прозрачности. Все заинтересованные стороны получат доступ к необходимой информации, а это способствует лучшему пониманию и принятию обоснованных решений.

• Улучшение координации. Интегрированные бизнес-процессы позволяют разным отделам и командам взаимодействовать и сотрудничать более эффективно. Это облегчает совместную работу, обмен знаниями и опытом, уменьшает риск возникновения ошибок из-за недостатка коммуникации.

• Автоматизация. Часть интеграции бизнес-процессов – автоматизация рутинных задач

Это может значительно сократить необходимость ручного управления. Предприятие сосредоточится на стратегических направлениях. Это повышает производительность и конкурентоспособность.

Важно! 

К видам интеграции бизнес-процессов можно отнести объединение систем управления заказами, складского учёта и доставки товаров после заказа в интернет-магазин. 

Это позволит синхронизировать данные, отслеживать статусы заказов, оптимизировать запасы товаров и обеспечить оперативную  обработку заказов.

С чего начать?

Для начала компании следует выполнить несколько шагов.

1. Обозначьте цели и выгоды. Сначала уточните, чего хотите достичь после внедрения интеграции. Это могут быть улучшение эффективности, снижение издержек или улучшение качества продукции. Понимание целей поможет сосредоточиться на необходимых изменениях.

2. Проанализируйте текущие процессы. Изучите существующие производственные процессы в компании. Определите, какие шаги и операции нужно выполнить, чтобы добиться желаемых показателей. Обратите внимание на то, как разные системы и отделы работают друг с другом.

3. Идентифицируйте ключевых участников. Определите, кто будет вовлечён в интеграцию. Это могут быть сотрудники, менеджеры, IT-специалисты и другие сотрудники. Обеспечьте их содействие и понимание необходимости интеграции.

4. Разработайте план интеграции. Создайте детальный план, включающий последовательность шагов, роли и ответственности участников, сроки и ресурсы.

Определите, какие изменения нужно внести, какие новые системы или технологии могут быть внедрены и как будет идти обучение сотрудников.

5. Реализуйте план и оцените результаты. Приступите к внедрению плана интеграции. Внедряйте изменения поэтапно, тестируйте их и контролируйте прогресс. Оценивайте результаты, сравнивая их с поставленными целями. Вносите корректировки при необходимости.

Интеграция бизнес-процессов – длительная работа и требует участия и поддержки всех сотрудников. Регулярное обновление и оптимизация помогут поддерживать высокую эффективность компании и быть готовыми к изменяющимся условиям внешней среды.

Какие процессы можно интегрировать

Интеграцию применяют для целого списка процессов.

A. Учёт и финансы. Интеграция системы учёта и бухгалтерской программы позволит автоматизировать процесс финансовой отчётности, упростить запись транзакций, составление баланса и расчёт налогов.

B. Управление взаимоотношениями с потребителями и заказчиками, то есть CRM-система. Объединение этой системы с иными инструментами в компании – электронная почта, календари и техподдержка – поможе в удержании клиентов, автоматизации продаж. 

C. Менеджмент проектов. Интеграция управления проектами с коммуникационными инструментами – чаты и видеоконференции – может облегчить работу и общение в коллективе.

D. Поставки и логистика. Управление складом и планирование поставок стоит объединить с системой отслеживания грузов и доставок. Это увеличит эффективность процессов, уменьшит время доставки товаров и поможет избежать вручную отслеживать запасы и заказы. 

E. Человеческие ресурсы. Интеграция системы управления персоналом с системой оплаты, учётом рабочего времени и системой подбора персонала поможет автоматизировать процессы найма, оплаты и учёта рабочего времени.

Это лишь несколько примеров возможных бизнес-процессов, которые могут быть интегрированы в компании. В зависимости от специфики бизнеса можно найти и другие процессы, где интеграция может создать значительные преимущества.

Инструменты интеграции производственных процессов

Инструменты интеграции бизнес-процессов – это средства и технологии, которые помогают организациям автоматизировать, управлять и связывать работу различных подразделений и специалистов в компании. Какими они могут быть?

• Платформы рабочего потока. Они позволяют создавать и управлять комплексными рабочими потоками с участием нескольких сотрудников или отделов, оптимизировать последовательность действий и автоматизировать рутинные задачи.

• Системы управления задачами и проектами. Они необходимы для мониторинга и управления задачами, которые выполняют в рамках бизнес-процессов и обеспечивают привязку задач к конкретным сотрудникам, контроль выполнения сроков и отслеживание прогресса.

• Интеграционные платформы. Эти инструменты позволяют связать различные системы и приложения, используемые внутри компании. Они обеспечивают передачу данных и информации между различными системами, снижая необходимость вручную вводить данные в нескольких приложениях.

• Чат-боты и виртуальные помощники. Эти инструменты могут автоматизировать обработку запросов и вопросов клиентов, помогая им получать необходимую информацию или поддержку без участия реальных сотрудников. Они также могут взаимодействовать с другими системами, чтобы предоставить более полную поддержку.

• Аналитические платформы и панели управления. Эти инструменты собирают, анализируют и визуализируют данные о бизнес-процессах. Они помогают руководителям принимать информированные решения на основе данных о производительности, эффективности и других ключевых показателях.

Это основные примеры инструментов интеграции бизнес-процессов, которые используются в современных компаниях. Полный выбор будет зависеть от потребностей и особенностей конкретной организации.

Интеграцию бизнес-процессов в компании обычно организуют специалисты по бизнес-анализу и управлению проектами. Они работают вместе с руководством компании, чтобы разработать план интеграции, определить цели и требования и найти наилучшие способы объединить различные бизнес-процессы в единую систему. 

Организацию интеграции могут также провести специалисты по информационным технологиям, которые помогают настроить и интегрировать соответствующее программное обеспечение и системы для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.

Интеграция бизнес-процессов – полная или частичная? 

Интеграция бизнес-процессов может быть как полной, так и частичной. Это зависит от требований и целей компании.

Полная интеграция бизнес-процессов означает объединение всех процессов и систем в единое целое. Это подразумевает, что будет обеспечено взаимодействие всех данных и операций. 

При 100-процентной интеграции различные системы компаниии – к примеру, управление общением с клиентами (CRM), управление ресурсами предприятия (ERP), учёт – работают синхронно и обмениваются информацией без существенных препятствий.

Интеграция бизнес-процессов может быть и частичной, когда лишь некоторые процессы или системы соединять между собой. 

В этом случае только определённые аспекты бизнеса могут взаимодействовать более тесно, а другие оставаться самостоятельными. Разумеется, относительно, так как вся компания работает на одну задачу – выпуск товаров и оказание услуг и получение прибыли. 

Частичную интеграцию стоит выбрать в случаях, когда полная интеграция требует бОльших ресурсов, времени или затрат, либо когда некоторые системы несовместимы.

Вывод

Итак, благодаря интеграции компания сделает работу более комфортной для сотрудников, оптимизирует расходы, повысит качество товаров и услуг, уровень прибыли и обеспечит более устойчивое положение на рынке.

Также читайте: Как настроить автоматизацию бизнес-процессов