Когда замысел компании начинает воплощаться в жизнь, возникают ситуации, от которых зависит успех его реализации. Поэтому сотрудники должны понимать, как им действовать в том или ином случае. В этом помогает Политика компании, которая представляет собой свод правил. Если правил нет, руководителю приходится давать много распоряжений.
Если замысел компании - это дорога, ведущая к основной цели, то Политика - это поребрики на дороге, которые не дают деятельности выйти за рамки задуманного.
Например, в Apple таким ограничением стало правило не продавать лицензии на использование своей операционной системы. Apple устанавливает ее только на свои компьютеры.
Как написать Политику компании
Не перечисляйте в Политике общепринятые принципы бизнеса: "выполнять обещания", "делать так, чтобы клиенты были довольны" и так далее. Начните формировать Политику в областях, где сотрудники допускают ошибки. Проанализируйте, какие действия приводят к тому, что клиенты остаются довольны или расстраивают их, и создайте Политику, которая наведет порядок.
Посмотрите на свой бизнес и оцените, какие процессы мешают реализации замысла. Как правило, это то, что забирает ваше внимание.
Например, когда владелец делает все сам, не нанимает руководителей, не делегирует функции, и у него не остается времени на стратегическое планирование, так как он погряз в рутине. Задавайте себе вопрос: «Как это способствует реализации замысла компании?»
Кроме налаживания процессов, Политика компании поможет закрепить действия, которые приносят компании успех. Например, ваш бизнес регулярно участвует в выставках. Соберите успешный опыт их проведения и напишите регламент, описывающий работу на выставке. Сколько сотрудников должно в ней участвовать, что конкретно они должны делать, какие данные собирать при регистрирации посетителей стенда и т.п. Когда выставка закончится, нужно провести анализ результатов и внести в регламент дополнения.
Регламенты, которые составляют политику компании, владельцу необязательно писать собственноручно. Он может записать основные идеи на диктофон и дать задание руководителю составить проект документа. Потом проверить и внести корректировки.
Политика компании может включать в себя регламент по дресс-коду для офисных сотрудников и производства, регламент по поиску и найму новых сотрудников и прочее. Может быть Политика ценообразования и предоставления скидок, Политика контроля качества.
Чем больше в компании правил, регулирующих разные сферы, тем меньше ей требуется “ручное управление”. Тем меньше придется давать поручений и контролировать их исполнение. Политика - это своеобразный скелет, опора всей компании.
Как добиться исполнения Политики компании
От того, в какой форме будет создана Политика, будет зависеть ее соблюдение. Вот что необходимо включать в регламенты по Политике:
1. Кто источник Политики компании. С ростом бизнеса издавать Политику будет не только владелец компании, но и руководители отделов. Но ни одно правило, введенное руководителями, не должно противоречить правилам, установленным владельцем.
2. Название документа и дата его издания (обновления). Название регламента должно отражать его смысл. Например, Политику по ценообразованию так и назовите: «ценообразование». В документе указывается дата издания документа и дата последнего исправления.
3. На кого распространяются правила. Укажите все должности, к которым относится Политика компании. Если она относится ко всем сотрудникам, укажите это.
4. Описание проблемы c примерами. Чтобы продемонстрировать команде, что проблема действительно существует, приведите примеры, как она отражается на деятельности компании. Например, бесконтрольная “раздача” скидок клиентам значительно снижает прибыль компании.
5. Описание правильных действий. Опишите алгоритм действий простым и понятным языком. Например, “Скидка в 10% предоставляется постоянному клиенту, когда сумма его предыдущих покупок составила 10000 руб”
6. Результат от соблюдения правила. Покажите, какая польза будет от применения этого правила. Здесь логично упомянуть основную цель или замысел.
Чтобы сотрудники знали и выполняли Политику компании, она должна быть у них под рукой. Сделайте так, чтобы каждый сотрудник имел доступ к Политике: через Google документы или корпоративную базу знаний, например, в сервисе Platrum. В конце концов, используйте обычную папку с бумажными регламентами.
Обязательно проверяйте знания Политики компании у сотрудников через тестирование. Это единственный способ добиться знания регламентов.
Чем больше решений описывает Политика компании, тем более регламентированной и упорядоченной становится деятельность компании. Тем проще вводить в курс дела новых сотрудников и легче ими управлять
Также читайте: Зачем нужна учётная политика компании
