Рассказываем, как сертифицированный партнёр Platrum Peller Media помог компании внедрить инструменты управления.
| До | После |
| Путаница в обязанностях и подчинении, из-за того, что в компании часто меняется структура отделов и функционал сотрудников. | Всегда актуальная структура компании в Platrum, куда легко вносить изменения. Каждый видит свои обязанности и функционал коллег. |
| Теряются задачи, так как обсуждение идёт в мессенджерах и корпоративной почте. | Легко отследить и выявить проблему по каждой задаче, так как теперь вся информация и обсуждение в одном месте. |
| Сложности с подготовкой новых сотрудников и тех, кто перешел на новую должность. | Самостоятельное обучение сотрудников - каждый курс привязан к должности. Автоматическое тестирование по итогам обучения. |
За внедрением обратилась ООО "Медиакомпания "АЛМАЗНЫЙ КРАЙ", медиахолдинг, партнер алмазодобывающей компании “АЛРОСА”. Холдинг состоит из нескольких медиа площадок: телеканал, радио, социальные сети, производство видео для внутрикорпоративных площадок горнодобывающей компании “АЛРОСА”.
Компания управляет сетью медиа-площадок на территории Республики Саха (Якутия): телеканалы, радиостанции, рекламные носители (outdoor), а также занимается размещением рекламодателей, генеральных партнеров на этих площадках.
В компании более 80 сотрудников и возникла проблема отсутствия четкого разделения функциональных обязанностей между отделами и сотрудниками, что мешало корректно оценивать, как эффективно сотрудники выполняют работу.
Проблемы
За несколько последних лет в компании много раз менялась структура отделов, из-за чего возникло несколько проблем:.
- Во-первых, сложно готовить новых сотрудников, новички не понимают по каким вопросам, к кому обращаться.
- Во-вторых, закрепление рабочих схем. Потому что, когда меняется отдел, меняется и структура: люди - те же, а функции у них другие.
Для перехода таких сотрудников с прошлых обязанностей на новые требовалось довольно много времени.
Также в компании часто одна должность закрепляет за собой несколько функций, и в этом довольно сложно было разбираться и прослеживать ответственности.
Пример, как может выглядеть структура компании в Platrum
Такие частые изменения в структуре вынудили искать систему, которая помогла бы быстро менять структуру и функционал отдельных сотрудников.
Какая стояла задача?
Клиент обратился с просьбой качественно внедрить Platrum: настроить и объяснить как работает каждый инструмент.
Для этого определили следующие этапы:
- Построение структуры компании.
- Запуск командной работы с задачами и метриками.
- Создание Базы Знаний компании.
Пример базы знаний из демоверсии Platrum
Последовательность работы
Для начала провели аудит компании, чтобы понять как у клиента устроены процессы и как они хотят их видеть в итоге. Далее в формате еженедельных встреч начали реализовывать поставленные задачи. На первой видеоконференции обсудили все боли, наметили план и составили примерную структуру компании. Подробно обсудили деятельность каждого сотрудника и отдела и определили итоговый результат должности.
Процесс внедрения
Когда руководство компании узнало о Platrum, решили внедрять не самостоятельно, а обратиться к помощи специалистов. Было понятно, какие возможности есть у сервиса, но хотелось сделать так, чтобы это успешно работало. Также не хотелось терять драгоценное время на самостоятельное погружение в систему.
Внедрение идёт параллельно с работой компании, так как нет возможности остановить все процессы и полностью погрузиться в установку системы. Таким образом всю работу разбили на блоки.
На данный момент освоены блоки Структура компании и Задачи, которым команда успешно пользуется. Перенесены нужные Доски. Сотрудники ушли от предыдущей системы.
Сейчас осваивается блок Метрики и Бизнес-процессы.
Пример метрик из демоверсии Platrum
Результаты
В результате работы партнёры:
- Выстроили подробную структуру компании с детально прописанными обязанностями, за которые отвечает каждая функция, и назначили ответственных.
- Перенесли все задачи в одно место. Теперь можно отследить суть и историю задачи. Стало проще находить проблемные места: где неверно указан продукт, неправильно сформулировано задание, некорректный срок, проблема с ответственными. Процесс распределения задач стал более наглядным.
Пример досок с задачами из демоверсии Platrum
- Помогли клиенту сформировать метрики: теперь клиент может отслеживать результат сотрудников и отделов в цифрах;
- Познакомили руководителей отделов с инструментами База знаний и Академия. Планируется перенос регламентов и настройка автоматического обучения сотрудников.
- Проконсультировали как строить обучение внутри компании так, чтобы оно было структурировано и последовательно.
- Убедились, что клиенту удалось собрать обучающий курс и правильно наполнить Базу знаний.
- Организовали обучение сотрудников коллективной работе с досками и задачами.
Также читайте кейс: Как центр помощи пенсионерам взял под контроль финансы компании
