Как работать с поставщиками: инструкция и лайфхаки

Эффективное управление отношениями с поставщиками могут стать залогом стабильности, роста и конкурентоспособности.

 

Рассмотрим основные этапы работы с поставщиками, поделимся практическими рекомендациями и лайфхаками.

1.Определение потребностей бизнеса. 

Это включает в себя понимание:

- Какие товары или услуги вам нужны?

- В каком объеме они требуются?

- Какие критерии качества важны для вашего бизнеса?

2. Выбор поставщиков

Как только потребности определены, начните поиск потенциальных поставщиков. Для этого можно использовать специализированные площадки. Также полезно обсудить возможность сотрудничества с коллегами по отрасли.

Структура отдела логистики: задачи, функции и KPI

Например, если владельцу магазина одежды, могут быть интересны оптовики, которые предлагают качественные тканевые материалы или готовую продукцию. Важно изучить отзывы о поставщиках, проверить их репутацию и наличие необходимых сертификатов.

3. Проведение переговоров с поставщиками 

Когда потенциальные поставщики определены, начинается этап переговоров. Это важный процесс, который требует умения вести диалог и достигать компромиссов. Вот несколько советов, которые помогут вам провести успешные переговоры:

Подготовьтесь заранее. Соберите информацию о поставщике: его позицию на рынке, историю, условия поставки и ценовую политику.

Переговоры: как вести, какие навыки нужны и какую стратегию выбрать

Четко формулируйте свои требования. Объясните, что именно вам нужно, чтобы избежать недопонимания.

Будьте готовы к компромиссам. Иногда для достижения желаемых условий необходимо пойти на некоторые уступки.

4. Заключение договора с поставщиками 

После достижения устной договоренности важно зафиксировать все условия в письменном виде — заключить договор. Он должен включать:

- Объем поставок.

- Цены и условия расчетов.

- Сроки поставки.

- Условия возврата и гарантии.

Пример: многие предприятия, работающие по системе дистрибуции, используют стандартные контракты, адаптированные под свои нужды, чтобы избежать разночтений и недоразумений в будущем.

5. Управление поставками

После заключения договора важно обеспечить контроль за процессом поставок: отслеживание сроков доставки, состояния товарных запасов и соблюдения всех условий сделки.

Для грамотного управления поставками можно использовать следующие подходы:

- Автоматизация. Современные ERP-системы (например, 1С: управление торговлей) позволяют отслеживать все взаимодействия с поставщиками, а также автоматизировать закупки.

- Регулярная отчетность. Установите регулярные отчеты о поставках, чтобы своевременно выявлять возможные проблемы. Возможно, вам стоит установить несколько KPI (ключевых показателей эффективности), чтобы иметь возможность оценивать работу поставщика.

6. Выстраивание долгосрочных отношений с поставщиками

Долгосрочные отношения с поставщиками позволяют не только обеспечить постоянные и надежные поставки, но и часто получить более выгодные условия сотрудничества. Для этого стоит:

- Анализировать результаты сотрудничества. Проводите регулярные встречи с вашими поставщиками, обсуждайте результаты, выявляйте сильные и слабые стороны взаимодействия.

- Создавать обоюдовыгодные условия. Если вы видите, что поставщик демонстрирует надежность, возможно, стоит предложить ему увеличить объем заказа в обмен на скидку или улучшенные условия.

Пример: компании в сфере пищевой промышленности выстраивают долгосрочные отношения с местными производителями для снижения логистических затрат и лишь потом переходят к заключению более крупных контрактов.

7. Решение проблем и конфликты с поставщиками

К сожалению, в процессе работы с поставщиками могут возникать различные проблемы: задержки поставок, низкое качество продукции или недопоставки. Как же правильно реагировать на такие ситуации?

- Сохраняйте спокойствие. Важно не поддаваться эмоциям и сохранять профессионализм. Активное слушание позволит понять причину проблемы.

- Ищите решение совместно. Вместе с поставщиком попытайтесь найти оптимальный выход из ситуации. Возможно, вам удастся договориться о компенсации за убытки или согласовать новую дату поставки.

- Фиксируйте проблемы. Все возникшие проблемы должны быть отражены в документах, чтобы избежать повторения в будущем.

Горизонтальный конфликт в бизнесе и внутри компании

8. Оценка поставщиков и отзывы

Регулярно оценивать работу своих поставщиков — ключевой момент для поддержания качества и эффективности вашей деятельности. Для этого можно использовать:

- Оценочные листы. Создайте документ, где будете отмечать ключевые показатели, такие как качество поставляемой продукции, соблюдение сроков, уровень сервиса.

- Обратную связь. Регулярно обращайтесь к сотрудникам, которые взаимодействуют с поставщиками, чтобы получить их мнение о текущем сотрудничестве.

9. Поддержка связи и инновации

Технологии постоянно развиваются, и важно идти в ногу со временем. Рассмотрите возможность внедрения новых решений и технологий в вашу работу с поставщиками. Это может быть автоматизация процессов, упрощение документооборота, или использование онлайн-платформ для выбора и взаимодействия с поставщиками.

Также стоит поддерживать регулярную связь с вашими поставщиками, информируя их о своих планах и потребностях. Это поможет им лучше понимать ваш бизнес и предлагать более подходящие решения.

Заключение

Работа с поставщиками — это многогранный и порой непростой процесс, требующий многоуровневого подхода и внимания к деталям. 

Следуя вышеизложенным рекомендациям, вы сможете наладить продуктивные отношения с вашими поставщиками, которые приведут к значительному улучшению вашего бизнеса. 

И помните, что хороший поставщик — это не просто источник товаров, но и надежный партнер, с которым вы можете расти и развиваться.

Также читайте: Что такое управление поставками: этапы и преимущества. Зачем бизнесу управлять поставками