Меню

Подключить Platrum
ГлавнаяОбучение сотрудниковКак мотивировать сотрудников использовать базу знаний

Как мотивировать сотрудников использовать базу знаний

Содержание

База знаний — не просто хранилище информации, а мощный инструмент, который может значительно повысить эффективность работы компании. Но чтобы база знаний стала действительно полезным ресурсом, ее нужно не только создать, но и замотивировать сотрудников её использовать. Рассказываем как.

Частые проблемы использования базы знаний

Многие сотрудники не видят ценности в использовании базы знаний. Они предпочитают тратить время на поиск информации в разных источниках, задавать вопросы коллегам или обращаться к руководству. 

Причины нежелания использовать базу знаний.

Недостаток информации. База знаний может быть не полной, не актуальной или не удобной для использования.

Неудобный интерфейс. База знаний может быть сложной в использовании, иметь неинтуитивный интерфейс или быть недоступной с мобильных устройств.

Отсутствие мотивации. Сотрудники не видят прямой выгоды от использования базы знаний и предпочитают тратить время на более "простые" методы получения информации.

Недостаток обучения. Сотрудники могут не знать о возможностях базы знаний или не уметь ее использовать.

Как замотивировать сотрудников использовать базу знаний.

1. Превратите базу знаний в "живой" ресурс.

Актуальность и полнота информации. Регулярно обновляйте базу знаний, добавляйте новую информацию, корректируйте устаревшие данные. 

Информативность и удобство использования. Представьте информацию в доступном и удобном виде (текст, видео, инфографика), используйте четкую структуру и индексацию для быстрого поиска.

Интеграция с другими системами. Интегрируйте базу знаний с системами управления задачами, CRM, электронной почтой и другими программами, чтобы сделать ее неотъемлемой частью рабочего процесса.

Наведите порядок в структуре документов, используя Базу знаний Platrum. Иерархическая структура документов, в которой невозможно потеряться. Удобно группировать документы в разделы, папки и категории. 

2. Покажите сотрудникам ценность базы знаний.

Сделайте базу знаний доступной с мобильных устройств. Современные сотрудники часто работают с мобильных устройств, поэтому важно, чтобы база знаний была доступна и удобна в использовании на телефонах и планшетах.

Предложите реальные примеры использования. Покажите сотрудникам, как база знаний может помочь им в работе (например, как быстро найти информацию о продукте, решить проблему клиента, создать презентацию).

Как владелец сети бельгийских супермаркетов внедрил базу знаний и вышел из операционки

Разместите информацию о базе знаний на видном месте. Разместите баннеры и инструкции о базе знаний на рабочем столе, в интранете, в корпоративных сообщениях.

Создайте "отзывы" о базе знаний. Соберите отзывы от сотрудников, которые уже используют базу знаний, и поделитесь ими с остальными сотрудниками.

3. Создайте систему мотивации.

Бонусные программы. Предложите сотрудникам бонусы за использование базы знаний (например, скидку на покупку, увеличение зарплаты, повышение в должности).

Конкурсы. Проводите конкурсы на лучшее использование базы знаний среди сотрудников.

Поощрение активности. Награждайте сотрудников за вклад в создание и обновление базы знаний (например, за публикацию статьи, разъяснение сложного вопроса, создание инструкции).

Пишем инструкции для сотрудников

4. Проведите обучение.

Проведите инструктаж по использованию базы знаний. Научите сотрудников как использовать базу знаний, покажите им как найти нужную информацию, как создать запрос и т.д.

Создайте часто задаваемые вопросы (FAQ). В базе знаний должны быть ответы на самые распространенные вопросы, чтобы сотрудники не тратили время на поиск информации в других источниках.

Создайте видео инструкции. Видео инструкции - это простой и эффективный способ обучить сотрудников использованию базы знаний.

5. Сделайте базу знаний частью корпоративной культуры.

Расскажите истории успеха. Поделитесь историями о том, как база знаний помогла сотрудникам решить сложные задачи или улучшить качество работы.

Создайте "героев знаний". Выделите сотрудников, которые активно используют базу знаний и делают вклад в ее развитие.

Включите использование базы знаний в процесс оценки работы. При оценке работы сотрудников учитывайте их использование базы знаний как доказательство их компетентности и вклад в общий успех.

6. Не бойтесь экспериментировать.

Тестируйте разные форматы контента. Создавайте видео, инфографику, аудиозаписи, чтобы сделать базу знаний более интересной и доступной.

Используйте игровые механики. Добавьте в базу знаний элементы игры, например, баллы за правильные ответы, лидерборды, чтобы повысить мотивацию сотрудников.

Как использовать геймификацию в бизнесе

Проводите опросы и собирайте обратную связь. Узнайте у сотрудников, что им нравится в базе знаний, а что нужно улучшить.

7. Помните: база знаний должна быть полезной и удобной для всех.

Инклюзивность. Создавайте базу знаний, которая будет доступна и понятна всем сотрудникам, независимо от их уровня знаний и опыта.

Многоязычность. Если в вашей компании работают сотрудники с разным языком, обеспечьте доступ к базе знаний на их языке.

Доступность. Обеспечьте свободный доступ к базе знаний с любого устройства.

Как фирма по продаже недвижимости систематизировала документы

Заключение

Чтобы эффективно мотивировать сотрудников использовать базу знаний, важно создать культуру, в которой доступ к информации и обмен знаниями ценятся наравне с остальными рабочими процессами. Это можно сделать, предлагая обучение по работе с базой знаний, подчеркивая её преимущества в упрощении задач и повышении эффективности, а также вознаграждая сотрудников за активное участие в ее обновлении и использовании.

Также читайте. Как создать базу знаний

Ко всем статьям →