Как автоматизировать согласования и утверждения внутри компании

Обычный день в вашей компании. Менеджер готовит для клиента коммерческое предложение. Бухгалтерия ждет от отдела закупок счет на оплату. Юрист неделями не может найти время на проверку очередного договора. Знакомая картина?

А теперь подсчитайте, сколько времени уходит на то, чтобы просто «поймать» нужного человека, напомнить о себе, объяснить, почему документ срочный, и, наконец, получить заветную визу. Часы складываются в дни, дни — в недели. Простои, пропущенные дедлайны, нервотрепка и упущенные деньги. Все это — цена рутины, которую можно и нужно устранить.

В этой статье мы разберем, как превратить хаотичное «ходить по кабинетам» в четкий и прозрачный механизм. Вы узнаете, как настроить автоматизацию согласований так, чтобы ваша команда тратила силы на работу, а не на ее организацию.

Почему ручные согласования тормозят бизнес

На первый взгляд, процесс прост: отправил документ, его проверили, поставили подпись. Но под водой скрывается айсберг проблем.

Потеря контроля и прозрачности. Где сейчас находится ваша заявка? У кого она лежит? Кто задерживает процесс? Ворох писем в почте и чатов в мессенджерах не дает ответов. Вы не управляете процессом — он управляет вами.

Человеческий фактор. Сотрудник забыл, заболел, уволился. Письмо попало в спам, затерялось среди десятков других. Одна маленькая ошибка или забывчивость — и весь процесс встает колом.

Низкая скорость и упущенные выгоды. Пока счет пять дней едет по инстанциям, клиент может передумать. Пока договор две недели лежит у юриста, стартует конкурент. Медленные согласования — это прямой удар по вашей прибыли.

Демотивация сотрудников. Постоянные напоминания, выяснение отношений, рутинная беготня с бумажками — все это выматывает даже самых мотивированных сотрудников. Они чувствуют себя не специалистами, а курьерами.

Вывод прост: ручные согласования — это не просто неудобство. Это система, которая работает против вас, съедая время, деньги и нервы.

Как автоматизация процессов с помощью Platrum ускорила найм и адаптацию в компании с оборотом более 1 млрд рублей

Что такое автоматизация согласований на практике

Забудьте о сложных терминах. Представьте, что вы создали в компании виртуального и очень дисциплинированного логиста. Его работа — доставлять задачи нужным людям, следить за сроками и докладывать вам о каждом этапе.

Автоматизация согласований — это не про то, чтобы заменить людей роботами. Это про то, чтобы выстроить для людей удобные рельсы, по которым задачи будут двигаться быстро и без сбоев.

Как это выглядит в жизни? Менеджер создает заявку на закупку в специальной системе. Она мгновенно и автоматически уходит на согласование его непосредственному руководителю. Тот, получив уведомление, проверяет и одним кликом отправляет дальше — в финансовый отдел. 

Бухгалтер видит заявку в своем списке задач, проверяет бюджет и утверждает ее. Система фиксирует каждый шаг, а вы в любой момент можете зайти и посмотреть: кто и сколько времени потратил на каждое действие. Ничего не теряется, никому не нужно напоминать. Процесс идет как по маслу.

Автоматизация финансового учета

Ключевые элементы системы автоматизации

Чтобы такой механизм заработал, ему нужны четкие правила. Вот из чего состоит грамотная автоматизация бизнес-процессов утверждения документов.

Маршрутизация задач: сердце системы
Это правила, по которым задача движется от одного участника к другому. Самые распространенные схемы:

• Последовательная: как эстафетная палочка. Каждый следующий участник получает задачу только после того, как с ней поработал предыдущий. Идеально для согласования договоров, где важна последовательность проверок.
• Параллельная: задача одновременно летит нескольким людям. Например, коммерческое предложение можно сразу отправить и юристу, и техническому специалисту, и финансовому директору. Это сильно экономит время.
• Условная: умная маршрутизация, где путь задачи зависит от определенных условий. Скажем, если сумма заявки меньше 50 тысяч рублей, ее согласует только руководитель отдела. Если больше — она автоматически уходит на визу к финансовому директору.

Как внедрение Platrum помогло лидеру в отрасли пиломатериалов автоматизировать рутину в компании

Статусы: язык вашей системы
Каждая задача в процессе должна иметь понятный статус. «На согласовании», «На доработке», «Утверждено», «Отклонено». Это как светофор, который показывает текущее положение дел любому участнику процесса без лишних вопросов.

Уведомления: вовлекаем без давления
Люди не должны постоянно заходить в систему и проверять, не появилось ли у них новой задачи. Напоминания приходят сами — по электронной почте или в мессенджер. Пользователь видит ссылку, переходит по ней, выполняет действие. Все просто и быстро.

Отчетность и аналитика: там, где живут инсайты
Это ваше супероружие для оптимизации. Система автоматически собирает статистику: сколько в среднем длится согласование счета, на каком этапе задачи чаще всего зависают, кто из сотрудников регулярно задерживает процесс. Эти данные помогают находить «узкие места» и принимать взвешенные кадровые и управленческие решения.

Складской учет для малого бизнеса: с чего начать автоматизацию

Какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь

Не нужно пытаться оцифровать все и сразу. Начните с самых болезненных и рутинных направлений.

Согласование заявок: на закупку, на отпуск, на командировку. Сотрудник заполняет стандартную форму, и заявка сама «бежит» по заранее настроенному маршруту.

Согласование договоров: пожалуй, один из самых сложных и ответственных процессов. Настройте маршрут, по которому договор будет последовательно проходить менеджера, юриста, финансового директора и генерального директора, и вы забудете о хаосе в документах.

Согласование счетов: от создания счета до его оплаты должен быть четкий и быстрый путь. Это ускорит поступление денег и повысит дисциплину.

Утверждение отчетов и документов: любые ежемесячные, квартальные отчеты, служебные записки, приказы. Все это можно перевести в цифровой формат с ясным процессом утверждения.

Платежный календарь: как эффективно управлять финансовыми потоками

Как выбрать инструмент для автоматизации согласований

Сегодня на рынке много решений — от простых конструкторов в коробке до сложных систем. На что смотреть?

Гибкость. Сможете ли вы без помощи программистов настраивать маршруты? Менять этапы согласования? Добавлять условия? Это критически важно.

Интеграция. Хорошая система не должна жить сама по себе. Она обязана дружить с вашей почтой, мессенджерами, бухгалтерской программой и системой документооборота.

Простота интерфейса. Если система сложная и неудобная, сотрудники будут саботировать ее использование. Интерфейс должен быть интуитивно понятным.

Мобильность. Руководитель, который находится в поездке, должен так же легко утвердить документ со смартфона, как и из офиса.

Стоимость владения. Посчитайте не только цену подписки, но и затраты на внедрение и обучение сотрудников.

Внедряем систему: путь от хаоса к порядку

Сама по себе программа — не панацея. Важно правильно ее внедрить.

Диагностика. Распишите текущий процесс согласования одного-двух документов. Кто участвует? Сколько в среднем времени занимает? Где возникают задержки? Это поможет понять, что именно нужно автоматизировать.

Старт с пилотного проекта. Не бросайтесь автоматизировать все отделы сразу. Выберите один самый проблемный процесс (например, согласование заявок на закупку) и отладьте его работу в тестовом режиме.

Обучение и поддержка. Объясните команде, зачем это нужно. Покажите, что система — это не «большой брат», который следит, а помощник, который избавит их от рутины. Будьте на связи и оперативно отвечайте на вопросы.

Постоянное улучшение. После запуска пилота соберите обратную связь. Что удобно? Что можно улучшить? Настройте процессы, и только потом масштабируйте опыт на другие отделы.

Что вы получите в итоге

Цифровизация процессов согласования — это не просто модный тренд. Это конкретные результаты, которые вы почувствуете очень быстро.

• Скорость. Сроки согласования документов сокращаются в разы. Вы начинаете работать быстрее конкурентов.
• Прозрачность. Вы в любой момент видите, на каком этапе находится любая заявка или договор. Управляемость бизнеса вырастает в разы.
• Дисциплина. Система не позволит забыть о задаче. Все участники процесса начинают работать более ответственно.
• Экономия. Высвобождаются часы рабочего времени сотрудников, которые раньше тратились на «беготню». Снижается количество ошибок и просрочек.

Цифровизация среднего бизнеса: как перестать тушить пожары и начать управлять ростом

Роль руководителя в автоматизированных процессах

Когда система запущена, ваша роль как руководителя меняется. Вы из диспетчера, который постоянно что-то проверяет и торопит, превращаетесь в стратега. Ваша главная задача — не ставить визы в каждой второй заявке, а анализировать данные, которые теперь у вас есть.

Контроль без микроменеджмента. Вместо того чтобы отвлекать сотрудников вопросом «Ну что, согласовали?», вы просто открываете общую панель управления. Вы видите, что 90% заявок проходят за два дня, а один договор завис у юриста на неделю. Теперь вы можете точечно спросить: «Петр Иванович, нужна ли помощь с договором №-145?» — и это будет конструктивный разговор, основанный на фактах.

Делегирование полномочий. Умная маршрутизация задач позволяет вам гибко распределять ответственность. Вы можете настроить правила так, чтобы в ваше отсутствие задачи определенного типа автоматически переходили на вашего заместителя. Это делает бизнес устойчивее и позволяет вам спокойно уезжать в отпуск, не теряя контроль над ключевыми процессами.

Как эффективно делегировать задачи и не терять контроль

Люди и технологии: как преодолеть сопротивление

Самая большая ошибка — считать, что внедрение системы это чисто технический вопрос. На самом деле, это в первую очередь вопрос человеческий. Сотрудники могут бояться изменений, чувствовать, что за ними усилился контроль, или просто не понимать, зачем это все нужно.

Говорите на языке выгод. Не говорите команде: «Мы внедряем систему контроля». Скажите иначе: «Мы ставим умного помощника, который избавит вас от необходимости постоянно приставать к коллегам с напоминаниями и бегать за подписями. Вы сможете больше времени тратить на саму работу».

Вовлекайте в процесс настройки. Попросите будущих активных пользователей — бухгалтеров, менеджеров, юристов — поучаствовать в описании их этапов согласования. Их опыт поможет создать по-настоящему удобные маршруты, а не оторванные от жизни схемы. Когда люди чувствуют свою причастность, они гораздо лояльнее к нововведениям.

Не экономьте на обучении. Одна короткая презентация не даст результата. Сделайте короткие инструктивные ролики для каждой роли, проведите практические сессии и назначьте ответственного, к кому можно обратиться с вопросом в первые недели работы. Поддержка на старте — залог быстрой адаптации.

Сопротивление изменениям

Эволюция вашего бизнеса с автоматизацией

Когда основные процессы утверждения документов поставлены на поток, открываются новые возможности для роста.

Масштабирование без боли. Представьте, что вы открываете новый филиал или отдел. Раньше вам пришлось бы долго объяснять новичкам, у кого что согласовывать, и налаживать связи между сотрудниками. Теперь вы просто добавляете новых пользователей в систему и настраиваете для них уже готовые, отлаженные workflow. Новое подразделение встраивается в работу за дни, а не недели.

База знаний и прозрачность. История всех согласований, комментарии, версии документов — все это аккуратно хранится в системе. Если возникает спорная ситуация, вы всегда можете посмотреть, кто, когда и почему принял то или иное решение. Это не только дисциплинирует, но и защищает компанию. Новый сотрудник, принятый на место уволившегося, сможет быстро войти в курс дела, изучив историю операций.

База знаний для бизнеса - удобная система хранения регламентов и документов вашей компании.

От автоматизации согласований к цифровому офису

Успешный опыт автоматизации одного участка работы — это трамплин для дальнейшей цифровизации процессов. Вы начинаете видеть свой бизнес как совокупность взаимосвязанных процессов, а не разрозненных действий. Следом за согласованием счетов можно выстроить автоматизацию подготовки отчетности, управления проектами или работы с клиентскими заявками. Вы строите по-настоящему современную и эффективную компанию.

Главный вывод прост: автоматизация согласований — это не про технологии. Это про культуру. Культуру порядка, ответственности и стремления к эффективности. Это тот фундамент, без которого сложно строить большое и стабильное дело. Начните, и вы очень быстро поймете, что могли бы сделать это гораздо раньше.

Внедрение автоматизации — это инвестиция, которая окупается почти мгновенно. Вы не просто покупаете программу. Вы покупаете время, порядок и нервы для себя и своей команды. Вы создаете среду, в которой бизнес может расти, не увязая в собственных внутренних барьерах. Начните с малого, и вы очень скоро удивитесь, как же вы раньше работали без этого.

Также читайте: Автоматизация HR-процессов или что делать, если HR-отдел тонет в рутине