Содержание
Представьте, что вы купили суперсовременный, мощный швейцарский многофункциональный нож. В нем десятки лезвий, инструментов на все случаи жизни. Но вместе с ним не положили инструкцию. Вы будете им пользоваться? Будете. Эффективно? Вряд ли. Вы будете тыкать наугад, не понимая, для чего нужна та или иная деталь, и в итоге просто резать им колбасу, используя лишь десятую часть потенциала.
Ровно так же мы часто используем самого дорогого и сложного «инструмента» в компании — заместителя директора. Его нанимают за большие деньги, ждут от него прорыва, но часто забывают дать одну простую вещь — понятную и четкую «инструкцию по применению». Или дают ей пылиться в отделе кадров. А потом удивляются: почему он не справляется, конфликтует с другими руководителями и работает как будто в тумане.
Сегодня разберемся, как превратить формальную бумажку под названием «должностная инструкция» в главный инструмент управления вашим правым плечом.
Как завод спортивного оборудования навёл порядок в инструкциях с Platrum
Зачем это вообще нужно? Неужели без бумажки он не работник?
Конечно, работник. Но без правил игры даже лучший игрок будет бегать по полю без цели. Грамотная инструкция — это не отчет для инспекции, а стратегический документ. Представьте, что это…
для руководителя: ваш личный щит и меч
- Щит от хаоса: когда задачи и зоны ответственности расписаны черным по белому, исчезают споры «а кто это должен был делать?». Вы защищены от микроменеджмента и можете наконец заняться стратегией, а не разборками между отделами.
- Меч для достижения целей: это основа для оценки эффективности. Как вы поймете, что заместитель справляется? По тому, что он выполнил пункты инструкции и достиг своих ключевых показателей. Никакой личной неприязни или субъективизма — только факты.
для самого заместителя: карта сокровищ и компас
- Карта: он с первого дня видит всю территорию своей ответственности: цели, задачи, полномочия. Это снимает тревожность и дает понимание, куда бежать и что делать.
- Компас: в сложной ситуации он всегда может свериться с документом и понять: «имею ли я право принять такое решение?» или «это вообще входит в мои обязанности?». Это дает уверенность и оберегает от ошибок.
для компании в целом: фундамент устойчивости
Если ваш заместитель внезапно уедет в кругосветное путешествие или решит сменить работу, бизнес не встанет колом. Новая «правая рука» сможет быстро вникнуть в суть работы благодаря четкому алгоритму, прописанному в инструкции. Это как рецепт фирменного блюда: даже если шеф-повар уволился, блюдо не исчезнет из меню.
Начинающий руководитель: инструкция по выживанию
Из чего должна состоять идеальная инструкция: разбираем по косточкам
Забудьте про сухие канцеляризмы. Ваша задача — создать живой, рабочий документ. Вот из каких блоков он должен состоять.
Общие положения: кого мы ищем
Здесь мы определяем, кто нам нужен. Не просто «замдира», а, например, «заместитель генерального директора по развитию». Укажите, кто его нанимает, увольняет и кому он подчиняется (прямо вот имя-отчество и должность его начальника). Самое главное — пропишите требования к кандидату: какой опыт, какое образование и какие личные качества критически важны. Нужен ли ему опыт управления большим коллективом или важнее умение вести переговоры с поставщиками?
Функции и задачи: что он делает весь день
Это сердце документа. Не ограничивайтесь общими фразами. Вместо «руководит производством» пишите:
- ежедневно контролирует выполнение плана выпуска продукции по цехам;
- раз в неделю проводит совещание с начальниками цехов;
- отвечает за внедрение новой системы контроля качества на всех этапах.
Разделите задачи на ежедневные, еженедельные и проектные. Так будет понятен ритм его работы.
Обязанности и права: что он должен и что может
Обязанности — это его «должен». Права — его «может». И они должны быть строго сбалансированы. Бессмысленно требовать снизить затраты на логистику (обязанность), если он не имеет права выбирать и менять перевозчиков (право). Пропишите конкретные полномочия:
- имеет право подписывать договоры с контрагентами на сумму до одного миллиона рублей;
- может запрашивать у финансового отдела любую отчетность в рамках своих задач;
- вносить на рассмотрение директора предложения по премированию или штрафам сотрудников своего блока.
Взаимодействие: с кем он должен дружить
Заместитель директора — это шестеренка, которая связывает между собой другие отделы. Пропишите, с кем, как часто и по каким вопросам он взаимодействует: с отделом продаж — ежедневно для сбора заявок, с бухгалтерией — ежемесячно для согласования бюджета, с отделом кадров — по мере необходимости для подбора новых сотрудников.
Что такое должностные инструкции
Ответственность: за что ему будет стыдно и дорого
Здесь не нужно изобретать велосипед. Достаточно общей формулировки о том, что сотрудник несет ответственность в соответствии с трудовым законодательством. Конкретику лучше прописать в разделе про ключевые показатели: за что именно его будут ругать или лишать премии.
Ключевые показатели: как мы поймем, что он молодец
Это самый важный раздел. Он переводит всю инструкцию из состояния «бумажки» в рабочий инструмент. Все должно быть измеримо. Хвалите и ругайте его не за «плохую работу», а за конкретные цифры.
- выполнение плана по выручке его направления — не менее девяноста пяти процентов;
- снижение операционных затрат на пять процентов в квартал;
- запуск нового проекта в срок и в рамках утвержденного бюджета.
Как написать регламент по должности
Главные ошибки: как убить хорошую идею на корню
Самая большая ошибка — скачать первый попавшийся шаблон из интернета, подставить название вашей компании и отдать под расписку. Такой документ будет абсолютно мертвым.
Другие промахи:
размытые формулировки: «участвовать в развитии», «оказывать содействие». Что это значит? Как измерить «содействие»? Замените на: «разработать план развития отдела на квартал и согласовать с генеральным директором».
оторванность от реальности: в инструкции одно, а в реальной жизни вас устраивает, когда он делает совсем другое. Документ должен отражать реальные процессы, а не ваши фантазии о идеальном мире.
игнорирование: вы потратили неделю на создание идеальной инструкции, отдали ее заместителю и… никогда к ней не возвращались. Она должна быть рабочим инструментом, который периодически пересматривается и актуализируется. business растет и меняется — вместе с ним должны меняться и обязанности ключевых людей.
Резюме: инструкция как договор о намерениях
В конечном счете, хорошая должностная инструкция — это не приказ сверху, а результат диалога. Сядьте вместе со своим заместителем, обсудите каждый пункт, спросите его: «тебе понятны эти задачи?», «достаточно ли у тебя прав, чтобы это выполнить?», «согласен ли ты с этими показателями эффективности?».
Когда вы вместе придете к согласию, эта бумага превратится в настоящий договор о намерениях, дорожную карту вашего общего успеха. Она расставит все по местам, снимет ненужное напряжение и позволит вашему дорогому «швейцарскому ножу» раскрыть весь свой потенциал. Начните с этого диалога сегодня — и вы удивитесь, насколько проще и эффективнее станет работа завтра.
Также читайте: CEO: компетенции, плюсы и минусы работы
