Помощник руководителя: обязанности, функции,  KPI и продукт должности

В статье рассказали, чем занимается помощник руководителя и чем он отличается от личного ассистента. Вы узнаете, какие основные задачи решает этот человек в компании. Расскажем, как измерить эффективность работы помощника руководителя, и что является продуктом его должности. 

Кто такой помощник руководителя

Помощник руководителя - человек, который помогает руководителю выполнять его обязанности. Он может помогать планировать встречи, делать отчеты, отвечать на телефоны и электронные письма, и выполнять другие задачи, чтобы у руководителя было больше времени на принятие важных решений и управление командой.

Функции и задачи помощника руководителя

1. Планирование и организация встреч. 

Запланировать встречу руководителя с партнерами или клиентами. 

Забронировать переговорную комнату. 

Составить расписание встреч. 

2. Ответ на телефоны и электронные письма. 

Ответить на звонки и письма, если руководитель занят. 

Передать важную информацию руководителю. 

3. Подготовка отчетов и презентаций. 

Подготовить статистические данные и отчеты для руководителя

Создать презентацию по нужной теме для важной встречи

4. Управление документами. Организовать и хранить важные документы и материалы. 

Помочь руководителю с документами, если нужно. 

5. Координация работы команды. 

Организация работы коллег в отсутствие руководителя. Распределение задач между членами команды.

6. Управление расписанием руководителя. 

Организовать рабочее расписание. 

Напоминать о встречах и деловых событиях.

7. Проведение информационного поиска. 

Поиск и подготовка материалов для презентаций. 

Мониторинг новостей и трендов в отрасли.

8. Подготовка материалов для решения важных вопросов. 

Сбор данных для помощи руководителю в принятии решений

Подготовка информации для презентаций и отчетов. 

Например, помощник руководителя может помочь с поиском и анализом данных для презентации о новом проекте перед инвесторами.

9. Организации поездок руководителя: бронирование билетов, отелей, подготовка необходимых документов.

Основная задача помощника руководителя - облегчить руководителю выполнение его обязанностей, освободив его от рутины и повседневных задач, чтобы он мог сосредоточиться на стратегическом управлении и принятии важных решений.

Обычно помощник руководителя не занимается решением личных и бытовых задач руководителя. Его задачи связаны с административными делами, координацией внутренних процессов, планированием и поддержкой руководителя в профессиональной деятельности. Бытовые задачи решаются либо самим руководителем либо личным ассистентом. 

KPI (ключевые показатели эффективности) помощника руководителя

Эффективность работы помощника руководителя так же можно оценить по следующим признакам:

1.Поддержание информационной базы и оперативное нахождение необходимой информации.

2. Успешная организация встреч, мероприятий и поездок руководителя.

3. Быстрое и точное выполнение поручений и задач.

4. Качество подготовленных отчетов, презентаций и документации.

5. Своевременная обработка входящих звонков и писем.

6. Хорошая координация и управление рабочим расписанием руководителя.

Эти критерии могут помочь оценить эффективность работы помощника руководителя.

О том, что такое KPI или показатели эффективности, рассказали в статье. 

Продукт должности помощника руководителя

Концепция "продукта должности" используется для определения ожидаемых результатов работы.

По поводу продукта работы помощника руководителя может возникать много мыслей. 

Но ключевой продукт помощника – освобожденное время руководителя для выполнения стратегически важных задач и принятия решений. Потому что ассистента нанимают, чтобы освободить время.

Подсчитать "количество освобожденного времени" довольно трудозатратно. Считать количество выполненных задач – крайне не показательно  Воспользуйтесь метрикой "Оценка руководителя".

Раз в неделю, ассистент просит руководителя оценить по 10-балльной шкале, насколько он им доволен. Если руководитель ставит 10 баллов – вопросов нет. Если баллов меньше, то ассистент должен поинтересоваться, что он делает не так, и руководитель должен пояснить свою оценку.

При таком подходе ассистент будет постоянно понимать, считает ли руководитель его работу хорошей и результативной. Также, ассистент будет быстро получать обратную связь и сможет оперативно корректировать работу.

Навыки помощника руководителя

1. Организационные навыки: способность эффективно планировать и управлять временем, умение координировать различные задачи и процессы.

2. Коммуникативные навыки: умение слушать и выражать свои мысли четко и ясно, способность работать в команде и общаться с различными уровнями персонала.

3. Способность принимать решения: умение анализировать информацию и принимать обоснованные решения, даже в условиях давления и стресса.

4. Ответственность: способность брать на себя ответственность за свои действия и результаты работы, быть надежным и добросовестным.

5. Самоорганизация: умение держать все важные задачи под контролем, быть систематичным и дисциплинированным в выполнении своих обязанностей.

Что такое управление собой или зачем нужен self-менеджмент

Как найти и нанять помощника руководителя

1. Определите требования к кандидату: опыт работы, навыки и личностные качества.

2. Разместите вакансию на специализированных сайтах, используйте профессиональные ресурсы для поиска кандидатов.

3. Проведите собеседования с потенциальными, оцените их профессиональные и личностные качества.

Что такое интервью по компетенциям и как его провести

4. Проведите тестирование кандидатов по навыкам и знаниям, связанным с их будущей работой.

5. Проверьте рекомендации кандидатов, узнайте об их предыдущем опыте работы и репутации.

6. Проанализируйте и выберите того, кто лучше всего соответствует  требованиям.

7. Предложите кандидату должность и обсудите условия трудоустройства.

8. Обучите нового сотрудника процессам компании. Автоматизируйте процесс на специальной платформе обучения персонала, работающей без вас.

В заключении хочется подчеркнуть, что помощник руководителя - это не просто ассистент, а важный игрок в команде руководителя, способный с легкостью организовать, координировать и поддерживать бесперебойную деятельность компании. Он обладает уникальным набором навыков, который помогает освободить время руководителя для принятия важных стратегических решений. Помощник руководителя - это не просто поддержка, это незаменимый партнер в достижении успеха компании.

Также читайте: KPI директора — какие метрики помогут оценить работу руководителя